بیت اند؛ متخصص نرم افزار سازمانی مایکروسافت Dynamics 365

راهکارهای سازمانی متعددی برای ارتقای سطح بهره‌وری فرآیندهای تجاری وجود دارند که از آن میان به کارگیری نرم افزارهای سازمانی از موثرترین روش‌ها محسوب می‌شود. این نرم افزارها با انجام خودکار وظایف و گرِدآوری و یکپارچه‌سازی دقیق اطلاعات بر پایه‌ی هوش مصنوعی به چرخه‌ی فرآیندها سرعت می‌بخشند  و روابط معناداری با مشتریان می‌سازند. در این راستا شرکت بیت اند  انواع نرم افزارهای سازمانی را بر پایه‌ی مایکروسافت داینامیک 365 عرضه و ارائه کرده است که به توسعه و ارتقای سازمان‌ها کمک می‌کند.

نرم افزار سازمانی چیست؟

نرم افزار سازمانی یا Enterprise Application Software، ( به اختصار  EAS ) به مجموعه‌ای از نرم افزارها اطلاق می‌شود که برای مدیریت و خودکار‌سازی فرآیندهای بزرگ و کوچک تجاری به کار می‌روند. انواع نرم افزارهای سازمانی در بهینه‌سازی منابع، کاهش خطاها، سهولت کارکرد و یکپارچه‌سازی نقش به‌سزایی دارند. همچنین به دلیل افزایش سرعت و دقت در برآورده کردن درخواست‌های مشتریان و ایجاد نوآوری در فرآیند بازاریابی و فروش، می‌توانند نرخ جذب و حفظ مشتری را افزایش دهند. انواع گوناگونی از این نرم افزارها برای راهکارهای سازمانی متفاوت طراحی شده‌اند که در ادامه به معرفی آنها و بررسی مزایای هر کدام می‌پردازیم.

نرم افزارهای سازمانی چه خدماتی ارائه می دهند؟

خدمات نرم‌ افزارهای سازمانی اغلب در حوزه‌ی تجارت هستند که  مواردی همچون فرآیندهای خرید و فروش، بازاریابی، مدیریت منابع انسانی و مدیریت پروژه و فرآیندهای اداری را شامل می‌شود. اگر بخواهیم به چند مورد از خدمات این نرم افزارها اشاره کنیم؛ به طور خلاصه می‌توان موارد زیر را نام برد:

• فرآیندهای خرید و فروش،
• سیستم‌های مالی و صورت‌حساب،
• افزایش امنیت،
• مدیریت محتوا،
• امور فناوری‌ اطلاعات،
• مدیریت ارتباط با مشتریان
• یکپارچه ‌سازی سیستم‌ها و اتوماسیون اداری.

اهمیت نرم افزارهای سازمانی برای کسب و کارها

بعد از آشنایی نسبی با نرم افزارهای سازمانی به خوبی می‌توان به اهمیت این نرم افزارها در پیشبرد اهداف تجاری پی برد. در دنیای تجاری امروز سرعت بخشیدن به فرآیندها همراه با دقت بالا از ضروریات رشد یک کسب و کار به شمار می‌رود. بنابراین انجام امور به صورت دستی یا استفاده از نرم افزارهایی چون اکسل نمی‌‌تواند یک راهکار کاربردی برای رشد تجاری به شمار رود. نرم افزارهای سازمانی با افزایش بهره‌وری منابع سازمان، انعطاف‌پذیری بالا و کاهش هزینه‌ها تاثیر بسیاری در توسعه‌ی یک سازمان دارند. همچنین به دلیل سرعت بخشی در رسیدگی به درخواست‌های مشتریان نرخ رضایت آنها افزایش می‌یابد. صاحبان کسب و کار به درستی می‌توانند بر چرخه‌ی گردش کار نظارت داشته باشند و تصمیمات به موقع و مناسبی در جهت ایجاد نوآوری بگیرند. بنابراین استفاده از نرم افزارهای سازمانی نسبت به روش‌های قدیمی از اهمیت و تاثیر زیادی برخوردار است.

انواع نرم افزارهای سازمانی

شرکت‌های بزرگ دارای بخش‌های متعددی هستند که هماهنگی و مدیریت آنها زمان‌بر و پیچیده است. بنابراین نیاز است تا از نرم افزارهای سازمانی مختلف در راستای مدیریت هوشمند سازمان و رفع نیازهای بخش‌های مختلف آن استفاده شود. هرکدام از این نرم‌افزارها کارکردهای به خصوصی دارند و برای هدف‌های مشخصی به کار می‌روند. در ادامه به برخی از پرکاربردترین نرم‌افزارها می‌پردازیم.

1. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

حیات و بقای هر تجارتی به فروش و ارتباط با مشتری وابسته است. در شرکت‌های بزرگ، هماهنگی و مدیریت تعداد بالای مشتریان و جلب رضایت و توجه به خواسته‌های آنها به چرخه‌های متعدد کاری منجر می‌شود.  نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری در جهت ارتقای ارتباط با مشتری طراحی شده است و با جمع‌آوری اطلاعاتی در مورد تاریخچه‌ی خرید مشتریان  و درخواست‌های آنها ارتباطی معنادار و شخصی‌سازی شده را با آنها شکل ‌می‌دهند. همچنین CRM از طریق  یکپارچه‌سازی با  سایر سیستم‌های سازمان، میزان بهره‌وری و سرعت عملکرد پرسنل را بالا می‌برند که به نوبه‌ی خود در جلب رضایت مشتری موثر است.

2. مدیریت زنجیره تامین (SCM)

فعالیت در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ مستلزم مدیریت منابع، دستگاه‌ها و مواد اولیه، انبارداری و توزیع آنها است. از آنجا که چرخه‌ی کاری مربوط به زنجیره‌ی تامین توسط بخش‌های مختلفی انجام می‌شود؛ هماهنگی بین آنها از میزان احتمال بروز خطا و زیان مالی می‌کاهد. مدیریت هوشمند سازمان‌های بزرگ که بخش‌های مختلف آن در فواصل جغرافیایی دور از هم قرار دارند  نیازمند استفاده از نرم افزارهای سازمانی است تا چرخه‌ی  منابع، تحت کنترل و نظارت قرار گیرد. خدماتی که با استفاده از این نرم افزار ارائه می‌شوند عبارتند از:

• جمع‌آوری،
• ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات مربوط به فروش،
• سفارش مواد اولیه،
• مدیریت تامین کنندگان و تولید،
• انبارداری،
• توزیع و همچنین تسهیل همکاری بین تمام حلقه‌های زنجیره تامین.

3. هوش تجاری (BI)

نرم‌افزار هوش تجاری یا Business Intelligence)BI) با استفاده از آنالیز داده‌های گردآوری شده از واحدهای بازاریابی، فروش، تولید، منابع انسانی و …، الگوی جامعی از روند فعالیت سازمان ارائه می‌کند. مدیران سازمان با بینش عملی که از این الگو به دست می‌آورند، می‌توانند پیش‌بینی‌های دقیق، تصمیمات درست و کارسازی را  در نظر بگیرند.

4. برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

سیستم ERP یک نرم افزار سازمانی است که برای گردآوری داده‌های عملیاتی تمام کارکنان و واحد‌ها به کار می‌رود. این نرم افزار به صورت یکپارچه به تمام بخش‌های سازمان مرتبط و متشکل از چندین ماژول است. هر کدام از این ماژول‌ها برای مدیریت امور متفاوتی از جمله فرآیند حقوق و دستمزد، استخدام و آموزش، مدیریت مرخصی،  حفظ استعداد و افزایش نرخ  مشارکت مورد استفاده قرار می‌گیرند. سیستم ERP می‌تواند با سایر نرم‌افزارهای سازمانی از جمله سیستم CRM، هوش تجاری و … به صورت یکپارچه عمل کند.

5. نرم افزار مدیریت جلسات (MMS)

در سازمان‌های بزرگ جلسات داخل یا خارج از سازمان به مدیریت دقیقی نیازمند است. به ویژه که با گسترش ارتباطات شیوه‌های مختلفی برای برگزاری جلسات وجود دارد. از جمله نرم افزارهای سازمانی که به کنترل بهتر زمان و سرعت بخشیدن به روند برگزاری جلسات کمک می‌کند؛ می‌توان به نرم افزار مدیریت جلسات اشاره کرد. خدمات نرم افزار سازمانی MMS شامل برنامه ریزی جلسات، ایجاد دستور کار، ارسال دعوت نامه، یادداشت برداری ، تنظیم زمان و… می‌باشد. همچنین بعد از جلسات نتایج آن را ثبت و بایگانی می‌کند.

6. سامانه مدیریت اسناد (DMS)

نگهداری از اسناد کاغذی و دسترسی آسان و سریع به آنها نیازمند استفاده از نرم افزار سازمانی است تا به صورت خودکار اسناد مربوط به منابع و واحدهای مختلف را گردآوری کند. این نرم افزار علاوه بر نگهداری از اسناد، بینش وسیع‌تری نسبت به گردش کار و فرآیند تجاری فراهم می‌کند. همچنین می‌توان  سطح دسترسی به اسناد را تنظیم کرد که امنیت نگهداری از آنها را افزایش می‌دهد.

7. اتوماسیون بازاریابی

از مهمترین بخش‌های هر سازمان بخش فروش و بازاریابی آن است. یکی از راهکارهای سازمانی برای افزایش جذب مشتری استفاده از نرم افزارهایی است که فرآیند فروش و بازاریابی را به صورت هوشمند برنامه‌ریزی می‌کنند. این نرم افزارها با تحلیل اطلاعات بازار و مشتریان به بازگشت سرمایه (ROI) و بهبود فعالیت‌های بازاریابی کمک می‌کند.

8. سامانه مدیریت فرآیندها (BPMS)

هر سازمانی برای رسیدن به چشم انداز و اهداف خود مجموعه‌ای از فرآیندها را طی می‌کند که با رشد سازمان شکل پیچیده‌ای به خود می‌گیرند و برای مدیریت آنها باید از نرم افزارهای سازمانی مانند سامانه مدیریت فرآیندها استفاده شود. این نرم افزار فرآیند تجاری را به صورت دیجیتالی انجام می‌دهد  و برای ساختن انواع فرم‌ها، گزارش‌گیری و نظارت بر گردش کار به کار می‌رود.

9. سیستم اتوماسیون اداری (OAS)

سیستم اتوماسیون اداری ارتباطات درون و برون سازمانی را ارتقا می‌دهد.  ساماندهی مکاتبات اداری برای سازمان‌های گسترده نیازمند راهکار سازمانی هوشمندی است که در بستری امن  به برقراری ارتباطات سرعت و سهولت ببخشد.

استفاده از نرم افزارهای سازمانی چه مزایایی به همراه دارد؟

انواع مختلف نرم افزارهای سازمانی بسته به نیازهای هر شرکت، کاربردهای متفاوتی دارند. اما به طور کلی می‌توان برخی از مزایا را برای آنها برشمرد. این مزایا برپایه‌ی ویژگی‌های اساسی این نرم افزارها تعریف می‌شوند که در ادامه به بررسی آن می‌پردازیم.

1. گستردگی

نرم افزارهای سازمانی برای مدیریت هوشمند سازمان در نقاط مختلف جغرافیایی به کار می‌روند. بنابراین در صورت گسترده بودن کسب و کار به خوبی تمامی فرآیندهای تجاری را تحت پوشش قرار می‌دهند.

2. مقیاس پذیری

ویژگی مقیاس پذیری نرم افزار سازمانی موجب می‌‌شود تا بتوان سازمان را به آسانی گسترش داد. کسب و کارهای در حال رشد نیاز دارند تا ضمن حفظ ثبات سازمان بتوانند  در ابعاد مختلف گسترش یافته و  مقیاس بندی شوند.

3. انعطاف پذیری

به دلیل رشد سریع تجارت در جهان امروز یک نرم افزار سازمانی باید انعطاف پذیری بالایی داشته باشد تا بتواند به سرعت با تغییرات سازگار شود. این نرم افزارها باید با انواع  افزونه، API و برنامه‌ها تطابق یابد.

4. سفارشی ساز ی سیستم های سازمانی

شرکت‌های مختلف متناسب با نوع فعالیت و مشتریان خود، نیازمندی‌های متفاوتی دارند. سفارشی سازی سیستم های سازمانی کمک می‌کند تا هر سازمان متناسب با نیازهای خود  از نرم افزار استفاده کند. سفارشی سازی اغلب توسط توسعه‌گرها صورت می‌گیرد. به عنوان مثال شرکت بیت اند نرم افزار داینامیک 365 را با زبان فارسی برای کاربران ایرانی ارائه می‌دهد.

5. امنیت و مقاومت بالا

نرم افزارهای سازمانی به دلیل اینکه از چند لایه‌ی امنیتی برخوردارند، درصد بالایی از امنیت را برای اسناد و فرآیندهای تجاری فراهم می‌کنند. همچنین سطح دسترسی به بخش‌های متعدد نرم افزار برای کاربران مختلف قابل تنظیم است.

6.افزایش بهره وری کارکنان

نرم‌افزارهایی مانند اتوماسیون اداری، نرم‌افزار مدیریت پروژه، هوش تجاری و هوش مصنوعی (AI)، سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) و… هر کدام به نحوی در افزایش بهره‌وری کارکنان و استفاده‌ بهینه از منابع شرکت موثر است. همکاری یکپارچه بین بخش‌های مختلف و دسترسی سریع و آسان به اطلاعات منجر می‌شود تا در انرژی و  زمان کارکنان صرفه جویی شود.

7.افزایش رضایت مشتری

از جمله راهکارهای سازمانی برای افزایش رضایت مشتریان می‌توان به برقرای ارتباط شخصی سازی شده با آنها و درک دقیقی از درخواست‌هایشان اشاره کرد. به کارگیری نرم افزارهای سازمانی مانند CRM، اتوماسیون اداری و بازاریابی و نرم افزار مرکز تماس و … منجر می‌شود تا با آنالیز اطلاعات مشتریان ‌تجربه‌ی خدمات شخصی‌شده‌ای را برای آنها فراهم می‌کند.