شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که در زمان دریافت حقوق خود متوجه کسری پرداختی شده باشید یا به عنوان مدیر از مدت زمان عملکرد مفید پرسنل رضایت نداشته باشید. از طرفی روش‌های سنتی ثبت ورود و خروج کارکنان کارایی لازم را ندارد و موجب اتلاف منابع سازمان می‌شود. نرم افزارهای حضور و غیاب در حل این مشکلات به کمک شرکت‌ها و پرسنل آمده‌اند. با پیشرفت روز افزون تکنولوژی روش‌های جدیدی برای شناسایی هویت کارکنان و ثبت دقیق زمان فعالیت‌شان ابداع شده است. ازجمله شناسایی با ابزار بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره. اما تعدد انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت ممکن است موجب سردرگمی شما در انتخاب شود. بنابراین تصمیم گرفتیم در این مقاله مزایا و کارکرد این نرم افزارها را مورد بررسی قرار دهیم. تا بتوانید بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت را متناسب با سازمان خود انتخاب کنید.
آنچه در این مطلب می‌خوانید:
-
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت چه انواعی دارد؟
-
روش کار انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
-
مزایای بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
-
معایب انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
-
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت چه ویژگی‌های متمایزی دارد؟
-
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت را چگونه انتخاب کنیم؟
-
معرفی 4 نمونه از انواع بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
-
نتیجه گیری
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت چه انواعی دارد؟
هدف از ثبت حضور و غیاب صرفا برای ورود و خروج افراد نیست، بلکه هدف اصلی استفاده از اطلاعات آن برای بهینه‌سازی منابع انسانی و غیرانسانی سازمان‌ها می‌باشد.به همین دلیل از نرم افزارهای حضور و غیاب در کنار دستگاه‌های شناسایی هویت و ثبت استفاده می‌شود.
انواع مختلفی از روش‌های تشخیص هویت وجود دارند؛ از جمله رمز عبور، کارت مغناطیسی، تشخیص شبکیه یا چهره و شناسایی با اثر انگشت یا کف دست ( خطوط و عروق خونی کف دست). در این بین دستگاه‌های شناسایی با اثر انگشت به دلیل مزیت‌های زیادی که دارند، بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت معمولا با سایر روش‌های شناسایی ترکیب می‌شوند که عبارتند از
اثر انگشت و کارت: در این روش علاوه بر تشخیص اثر انگشت به یک کارت با بارکد نیاز است تا اطلاعات ثبت و اجازه ورود و خروج داده شود.
اثر انگشت و تشخیص چهره: در این روش علاوه برشناسایی اثر انگشت از یک دوربین برای تشخیص چهره یا شبکیه استفاده می‌شود. پایگاه داده در این روش شامل اثر انگشت افراد و تصاویر دو بعدی یا سه بعدی از چهره‌ی آنها می‌باشد.
اثر انگشت و رمز عبور: در این دستگاه، بعد از شناسایی اثر انگشت نیاز به وارد کردن پین یا رمز عبورمی‌باشد تا تردد آنها ثبت شود.
اغلب این دستگاه‌ها یا با روش‌های نوری کار می‌کنند در برخی انواع ارزانتر از روش خازنی استفاده می‌شود.
روش کار انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
برای اینکه از نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت استفاده کنید نیاز است تا به دستگاه‌هایی متصل شوید که قابلیت شناسایی اثر انگشت را دارند. این دستگاه‌ها مبتنی بر شبکه (IP) و از طریق اترنت (POE) اطلاعات را به نرم افزار منتقل می‌نمایند. ارائه می شوند. با قرار دادن انگشت روی سنسور دستگاه، نقطه‌هایی تقاطع یا پایان شناسایی شده و یک نقشه از این نقطه‌ها تشکیل می‌شود. این نقشه به عنوان مختصات بیومتریک هر فرد برای شناسایی او مورد استفاده قرار می‌گیرد. حال دستگاه این نقشه‌ی اسکن شده را با الگوهایی که در پایگاه داده ذخیره شده مقایسه می‌کند و در صورت تطابق با الگوی مورد نظر فرد شناسایی می‌شود. بعد از شناسایی زمان ورود و یا خروج فرد در نرم افزار ثبت می‌گردد.
بیشتر بخوانید: معرفی بهترین نرم افزار حضور و غیاب + 7 نرم افزار
مزایای بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت برای هر سازمانی باید بتواند نیازهای کارمندان و مدیران آن را برطرف کند. از این رو آشنایی با انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت و مزایای آن، می‌تواند در انتخاب دستگاه مناسب کمک کند. این دسته از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، تمام نیازهای زمانی سازمان و کارمندان از جمله ثبت اطلاعات زمانی، PTO و برنامه ریزی را در یک جا مدیریت می‌کنند. که هم مقرون به صرفه است و هم بهره‌وری منابع را افزایش می‌دهد. اگر بخواهیم نگاه جامع‌تری به مزیت‌های نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت بپردازیم، می‌توان موارد زیر را نام برد:
- یکپارچه سازی نظارت بر ورود و خروج کارمندان
- صرفه جویی در زمان و تلاش صرف شده برای ثبت ورود و خروج
- ادغام با سایر نرم‌افزارهای مدیریتی و حسابرسی
- جلوگیری از امکان تقلب و جعل به دلیل ردیابی دقیق ویژگی‌های فیزیولوژیکی بیومتریک مانند اثر انگشت
- صرفه جویی در زمان محاسبه‌ی حقوق و دستمزد
- قابلیت نظارت بر تمامی کارکنان در مکان و زمان‌های مختلف به ویژه کارکنان میدانی
- افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل ثبت دقیق ساعات اضافه کاری و مرخصی
- امکان مدیریت زمان و برنامه‌ها توسط کارمندان و افزایش مسئولیت‌پذیری آنها
- گزارش گیری و تجزیه و تحلیل دقیق و عالی از روند عملکرد کارکنان
- جلوگیری از خطای انسانی در ثبت اطلاعات، برنامه‌ریزی‌ها و محاسبات حقوق و دستمزد
- ثبت دقیق سوابق ساعات کاری کارمندان
- مدیریت غیبت کارکنان و پیگیری دلایل آن جهت افزایش بهره‌وری منابع انسانی
- قابلیت خدمات سلف سرویس به کاربران به منظور بررسی و ویرایش برگه‌های زمانی خود و رفع تناقض در فرآیند حقوق و دستمزد
- اعلان‌های به موقع به کارمندان درباره‌ی ساعات کاری و ثبت آن
معایب انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
حتی بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت نیز در کنار مزایایی که دارد؛ ممکن است با مشکلات و معایبی رو به رو باشد. به عنوان مثال،
- در صورتی که فرد به دلایلی اثر انگشت خود را از دست داده باشد و یا قابل شناسایی نباشد، باید مراحل احراز هویت از ابتدا انجام شود.
- برای کار با انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت نیاز است تا از دستگاه‌های فیزیکی استفاده شود. احتمال خرابی این دستگاه‌ها بالاست و ممکن است نیاز به تعمیر یا تعویض باشد.
- نرم افزارهای حضور و غیاب با اثر انگشت برای نیروهای دور کار قابلیت استفاده ندارند. البته می‌توان از دستگاه‌های هوشمند مجهز به شناسایی اثر انگشت استفاده کرد.
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت چه ویژگی‌های متمایزی دارد؟
برخی ویژگی‌هایی نرم افزارهای حضور و غیاب با اثر انگشت آنها را با سایر نرم افزارها متمایز می‌کند. از جمله موارد زیر:
- امکان حدس زدن الگوی اثر انگشت وجود ندارد در حای که رمز عبور قابل حدس است.
- از آنجا اثر انگشت هر فرد یکتا است نمی‌توان با اثر انگشت خود به جای شخص دیگری ساعت تردد را ثبت کرد.
- امکان گم کردن کارت یا فراموش کردن رمز عبور وجود دارد اما دستگاه حضور و غیاب با اثر انگشت چنین مشکلاتی وجود ندارد.
- در صورتی که سیستم صرفا بر شناسایی بیومتریک طراحی شده باشد، هزینه‌هایی از قبیل تهیه‌ی کارت مغناطیسی و … حذف می‌شود.
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت را چگونه انتخاب کنیم؟
در انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت ضروری نکاتی را در نظر بگیرید تا بتوانید حداکثر استفاده را از نرم‌افزار داشته باشید. در زیر به برخی از مهمترین موارد اشاره میکنیم:
1.نوع امنیت
نوع قفل بیومتریک از اولین نکاتی است که در خرید بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت باید مورد توجه قرار گیرد. این قفل می‌تواند به صورت اسکنر اثر انگشت بیومتریک یا اسکنر شبکیه باشد یا همراه این موارد از پین برای ورود استفاد شود.
2.مقاومت بالا
سیستم بیومتریک به همراه نرم افزار، به دستگاه ثبت نیاز دارد که باید در برابر خراش و آب مقاوم باشد. تا بتواند به مدت طولانی مورد استفاد قرار گیرد. بهتر است متناسب با طبیعت محیط نصب دستگاه انتخاب شود.
3.زمان سنجی دقیق
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت به مدیران سازمان این اطمینان را می‌دهد که کارمندان زمان واقعی فعالیت خود را ثبت می‌کنند. بنابراین نیاز است تا علاوه بر ثبت ورود و خروج، قابلیت سنجش دقیق برنامه‌های زمانی کارمندان و مدیریت PTO را نیز داشته باشد.
4.سرعت عملکرد خوب بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
اگر می‌خواهید بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت را بخرید باید به سرعت عملکرد برای اجازه‌ی دسترسی یا عدم دسترسی آن دقت کنید. از نرم افزار خوب انتظار می‌رود که در چند میلی ثانیه این بررسی را انجام دهد تا زمان نیروی برای ثبت هدر نرود و با صف طولانی کارکنان رو به رو نشوید.
5.ظرفیت ذخیره سازی بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
یک نرم افزار شناسایی بیومتریک قابلیت ذخیره‌ی تعداد مشخصی–به عنوان مثال 10 تا 1000 مورد- از اثر انگشت یا سایر اطلاعات را دارد. بنابراین با توجه به نیازهای سازمان خود خرید را انجام دهید.
6.بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت با سایر نرم‌افزارها ادغام می‌شود
قابلیت ادغام با سایر نرم‌افزارها مانند نرم افزار مدیریت منابع یا مدیریت مالی، مدیریت پروژه و غیره از ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت می‌باشد. این ادغام سازی در مدیریت بهتر امور و همچنین برنامه‌ریزی دستمزد یا حقوق بدهی موثر است.
7.سازگاری با تلفن همراه
برای مشاغلی که نیروی خارج از شرکت نیز دارند، قابلیت سازگاری با تلفن همراه بسیار حائز اهمیت است. بدین ترتیب نرم‌افزار از هر مکانی در دسترس است. همچنین با کمک ژئوتکنولوژی می‌توان مکان ورود و خروج کارمندان را محدود کرد.
8.انعطاف پذیر در پیگیری زمان
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت گزینه‌های انعطاف‌پذیری را برای پیگیری ساعات کاری ارائه می‌دهد. به عنوان مثال کارمند می‌تواند از طریق رایانه، تلفن همراه، تبلت، ساعت هوشمند، ساعت کاری خود را پیگیری کند.
9.رابط کاربری ساده و آسان
یک نرم افزار خوب حضور و غیاب با اثر انگشت باید رابط کاربری ساده و آسان داشته باشد. بنابراین در هنگام خرید به دنبال نرم افزاری باشید که به راحتی قابل استفاده باشد، یادگیری آن سخت نباشد و هر کارمند بتواند به صورت شخصی از آن استفاده کند.
معرفی 4 نمونه از انواع بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت
در این بخش از مقاله تصمیم داریم چهار مورد از بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت را به شما معرفی کنیم.
1. سامانه حضور و غیاب &Bit
از جمله بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب که قابلیت اتصال با دستگاه‌های اثر انگشت را دارد، می‌توان به سامانه حضور و غیاب Bit& Attendance اشاره کرد که توسط شرکت بیت اند ارائه می‌شود. این نرم افزار بر بستر نرم افزار Dynamics 365 بیت اند قابل استفاده است. از قابلیت‌های برجسته‌ی آن می‌توان موارد زیر را نام برد:
- قابلیت ادغام با تلفن همراه
- ثبت و نظارت بر ساعات کاری و حضور و غیاب کارکنان
- هماهنگی و ادغام با نرم افزارهای بخش‌های خدمات، بازرایابی، فروش و…
- ثبت لوکیشن کارکنان و پشتیبانی از GPS
- سفارشی سازی برای قوانین مختلف سازمان مانند اضافه کاری و کسری کار و …
- سازگاری با دستگاه‌های تشخیص چهره و انگشت نگاری و اتصال به تعداد نامحدودی از دستگاه‌ها
- قابلیت تغییر سطح دسترسی برای افراد و مدیران
- امکان ثبت منابع مختلف به عنوان مخاطب
- سفارشی سازی و گزارش گیری با فیلترهای متنوع
1. نرم افزار کسرا
نرم افزار حضور و غیاب کسرا شامل نرم افزار کارکرد وثبت تردد پرسنل، پرستاران و نرم افزار موبایل می‌باشد. این نرم افزار قابلیت کار تحت فضای ابری را دارد. از قابلیت‌های مهم آن عبارتند از:
- پشتیبانی رایگان و آموزش اختصاصی
- قابلیت نظارت بر تردد پرسنل با ابزارهایی شناسایی بیومتریک مانند اثر انگشت
- قابلیت سفارشی سازی برای قواعد اضافه کاری، جابجایی شیفت، مرخصی
- تعریف سطوح دسترسی اطلاعات برای مدیران و کاربران
- داشبورد مدیریتی متنوع و گزارش گیری
1. نرم افزار OnTheClock
به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب با اثر انگشت، می‌توان به OnTheClock اشاره کرد. در این نرم افزار هر شخص می‌تواند با استفاده از بیومتریک اثر انگشت، کیوسک ثبت زمان یا مرورگر، هویت خود را شناسایی و زمان تردد را ثبت کند. از سایر قابلیت‌های آن می‌توان موارد زیر را برشمرد:
- پشتیبانی از GPS برای شناسایی مکان پرسنل میدانی
- قابلیت تنظیم PTO برای برنامه‌ریزی زمانی کارمندان
- امکان یادداشت گذاری توسط کارمندان و نظرسنجی از آنها
- گزینه‌های سفارشی سازی برای قوانین اداری مانند زمان مرخصی و اضافه کاری
- گزارش گیری و خروجی اکسل یاCSV برای گزارش‌ها
- پشتیبانی رایگان مشتری از طریق ایمیل، چت و تلفن
1. نرم افزار افق
نرم افزار افق محدودیتی در تعریف تعداد پرسنل ندارد و برای نسخه‌های ویندوز به صورت رایگان عرضه می‌شود. قابلیت‌های مهم این نرم افزار شامل موارد زیر می‌باشد:
- ارائه‌ی دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت، کارت و تشخیص چهره
- تعریف مشخصات پرسنل و قراردادن تصاویر آنها
- قابلیت وارد کردن ضرایب اضافه کار، تاخیر و غیبت، شب کاری
- قابلیت تعریف حداکثر میزان مرخصی در بازه‌ی زمانی مشخص
- خروجی گزارشی به شکل Excel ، TXT ، Email و عکس
- قابلیت گزارش گیری با فیلترهای مختلف
نتیجه گیری
دستگاه های حضور و غیاب با اثر انگشت با ثبت و شناسایی سریع پرسنل در صرفه جویی وقت و انرژی کارکنان بسیار موثر است. از طرفی این نرم افزارها با ویژگی‌های منحصر بفردی که دارند در مدیریت منابع انسانی و برنامه‌های سازمان کمک کننده هستند. در این مقاله شما را با انواع نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت و روش کار آن آشنا کردیم و 4 مورد از بهترین نمونه‌های این نرم افزار را که در داخل کشور قابل استفاده هستند، مورد بررسی قرار داده‌ایم. همچنین نکات مهمی که برای خرید بهترین نرم افزار حضور و غیاب با اثر انگشت مورد نیاز است را ذکر کرده‌ایم. بنابراین با مطالعه‌ی این مقاله می‌توانید بهترین گزینه را برای سازمان خود انتخاب کنید.
چرا &Bit
نرم افزار Dynamics 365 بیت اند به عنوان نرم افزار جامع و پیشرو مایکروسافت، انتخاب اول بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا به عنوان اتوماسیون فرآیندهای تجاری است.
هدف اصلی شرکت &Bit توانمند کردن مشتری از طریق افزایش دانش او نسبت به نرم افزار است. بنابراین در تمام مسیر بازاریابی از زمان شناسایی مشتری تا فروش در کنار کسب و کار شما خواهیم بود تا با صرف کمترین انرژی و زمان هم برای مشتریان شما و هم پرسنل به بیشترین بازدهی برسید.
