کسانی که در مباحث فناوری اطلاعات سررشته دارند می‌دانند که نرم افزارها از هم جدا نیستند و به اصطلاح نمی‌توانند جزایری دور افتاده باشند. از این رو وقتی با نرم افزارهای سازمانی کار می‌کنیم باید بدانیم که ادغام این ابزارها چگونه است تا بتوانیم روند اتوماسیون وظایف را آسان کنیم. یکپارچه سازی برنامه های کاربردی سازمانی بی شک تأثیرات زیادی در بهبود عملکرد کلی سازمان دارد. افزایش سرعت و دقت کار‌ها و صرفه‌جویی در منابع از ابتدایی‌ترین مزایایی یکپارچه سازی نرم افزار است. از آنجایی که مبحث یکپارچه سازی نرم افزاهایی مانند ERP و CRM برای سازمان‌ها جدی شده است، در این مقاله از مجموعه مباحث بیت اند سعی داریم به این سؤال پاسخ دهیم که یکپارچه سازی نرم افزار چیست و چه اهمیتی دارد.
با شنیدن کلمه «یکپارچه سازی» معانی مانند ترکیب، ادغام و کنار هم قرار گرفتن در ذهن ما تداعی می‌شوند. این ارتباط بی‌جهت نیست و می‌دانیم که چنین فرآیندی حتما چینش صحیح برخی فاکتورها و روندها را در پی دارد. همچنین مسئله‌ی ادغام فاکتورها با یکدیگر باید با دقت و هماهنگی پیش برود شود تا منجر به اتصال بخش‌های مختلف شود. هنگامی که این روند را به طور ماهرانه انجام دهیم، افزایش کارایی که به دست می‌آوریم یک مزیت فوق العاده برای سازمان است. از سوی دیگر، اگر پلتفرم‌های مجزا نتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، لازم است سیستم‌های جداگانه اجرا شود و در نتیجه کارایی کاهش یابد. چنین وضعیتی در مورد نرم افزارهای سازمانی هم صادق است.
یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی چیست؟
یکپارچه سازی نرم افزار (Software integration) همان فرایند ترکیب برنامه‌ها یا عناصر نرم افزارهای جداگانه در یک سیستم اصلی است. سطح ادغام این برنامه‌ها می‌تواند از سیستم‌های بزرگ‌تر با اندازه و پیچیدگی قابل توجه تا ترکیب اجزایی که نسبتا کوچک هستند، متغیر باشد. در نتیجه‌ی ادغام این برنامه‌های متعدد، یک پایگاه داده مشترک داریم که خودکارسازی وظایف را آسان می‌کند.
وقتی به دنبال جواب این سؤال هستیم که یکپارچه سازی نرم افزار چیست باید به ذهن بسپاریم که عوامل مختلفی می‌توانند بر سهولت یا دشواری ادغام برنامه‌های ما تأثیر بگذارند. برای نمونه تفاوت در زبان برنامه و سایر مسائل فنی، مانند معماری هر نرم افزار، می‌توانند مشکلاتی را برای ما ایجاد کنند؛ بنابراین، تلاش برای یکپارچه سازی آنها گاهی اوقات یک کار سخت و البته طاقت فرسا است.
چنین درخواستی مستلزم کار وقت گیر و همچنین پرهزینه توسط متخصصان فناوری اطلاعات است. از طرف دیگر، برخی از نرم‌افزارها قبل از طراحی با امکان (یا حتی احتمال) یکپارچه‌سازی ایجاد می‌شوند. این برنامه‌ها معمولا شامل اجزا و برنامه‌نویسی خاصی هستند که از یکپارچه‌سازی آسان با دیگر ابزارها به خوبی پشتیبانی می‌کنند. باید بدانید که متخصصان این امر معمولا رویکرد دوم را در پیش می‌گیرند.
انواع روش‌های یکپارچه‌سازی نرم افزارها
در این بخش چند روش محبوب را با هم مرور می‌کنیم که می‌توانند روند ادغام نرم افزارهای ما را آسان کنند.
• ادغام ستاره‌ای
ادغام ستاره‌ای (Star integration) به فرایند توسعه ارتباطات در تمامی زیر سیستم‌های نرم افزاری سازمان اشاره دارد. این سیستم یکپارچه سازی به این دلیل چنین نام‌گذاری شده است که پس از اتصال همه‌ی سیستم‌ها و ایجاد پایگاه داده اصلی، نموداری شبیه یک ستاره دارد. اما مزیت اصلی این روش یکپارچه سازی نرم افزار چیست؛ در واقع در این روش تیم‌ها از قابلیت‌های نرم‌افزاری استفاده‌ی مجدد دارند. البته ممکن است این روش برای برخی چالش‌برانگیز و البته پرهزینه باشد.
• یکپارچه سازی فرمت داده‌های تکراری
این سیستم یکپارچه سازی هم می‌تواند به ما امکان دهد استفاده از آداپتور را برای انتقال یا تبدیل داده‌ها کنار بگذاریم. برای موفقیت در ادغام داده‌های رایج، لازم است که یک سیستم، فرمت داده را از طرف سیستم دیگری بپذیرد. بدین ترتیب از این سیستم یکپارچه سازی برای بهبود روند اتوماسیون و توزیع بهتر داده‌ها استفاده کنیم.
• ادغام افقی
ادغام به روش افقی (Horizontal integration) با عنوان گذرگاه خدمات سازمانی هم شناخته می‌شود؛ زیرا به روش ایجاد یک سیستم ارتباطی مؤثر اشاره دارد. ویژگی اصلی چنین روشی نظارت و انتقال پیام‌ها است. یک سیستم یکپارچه سازی افقی به تیم اجازه می‌دهد یک سیستم فرعی را بدون وقفه در سایر اجزا تنظیم، اضافه یا به راحتی حذف کنند. این روش می‌تواند به نفع سازمان‌هایی باشد که سیستم‌های بزرگ و همچنین متفاوتی دارند. برای این نوع سازمان‌ها روش مذکور مقرون به صرفه است؛ زیرا هزینه‌های یکپارچه سازی با گسترش سیستم برای آینده بسیار کاهش می‌یابد. چنین مسئله‌ای در طول زمان حتما به نفع سازمان‌ها خواهد بود.
• ادغام عمودی
یکپارچه سازی عمودی (Vertical integration) یک گزینه کوتاه مدت اما سریع و ارزان برای یکپارچه سازی نرم افزار است. با چنین روشی می‌توانید برای سیستم‌های نرم افزاری خودتان موجودیت‌های کاربردی ایجاد کنید و آنها را به صورت عمودی با هم همگام کنید. برای اینکه بدانید مزیت استفاده از این نوع یکپارچه سازی نرم افزار چیست به یاد داشته باشید که این سیستم ادغام مزایای مختلفی مانند رقابت حداکثری و کنترل بهتر بر فرایندهای یک سازمان را ارائه می‌کند. همچنین می‌تواند به خرده فروشان کمک کند تا ارتباطات خود را با فروشنده اصلی بهبود بخشند؛ زیرا هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد و مدیریت زنجیره تأمین را بسیار ساده سازی می‌کند.
اهمیت یکپارچه سازی نرم افزارها
این مسئله توسط متخصصان تضمین شده است که هر سازمان بعد از ادغام سیستم‌های نرم افزاری خود، افزایش عملکرد را تجربه می‌کند. برای درک بهتر جواب این سؤال که اهمیت یکپارچه سازی نرم افزار چیست، به یاد بسپارید که با همگام‌سازی نرم‌افزار منابع انسانی و سیستم زمان‌بندی کارکنان می‌توانیم به خودکارسازی فرایندهای حقوق و دستمزد کمک کنیم ضمن اینکه با بهبود دقت در پرداخت هم مواجه هستیم.
بدیهی است که با به دست آوردن یک عملکرد بهینه، حتما بهره‌وری بیشتر و امنیت بالاتری را هم به دست می‌آوریم. اگر از چندین برنامه سیستم نرم افزاری استفاده کنیم، احتمالا هر زمان که به اطلاعاتی نیاز داریم، صفحات زیادی را جستجو خواهیم کرد. این مسئله هم خسته کننده و هم وقت گیر است. به خصوص زمانی که به طور مکرر بین برنامه‌ها سوئیچ می‌کنیم. یکپارچه سازی برنامه‌های کاربردی ما می‌تواند این مشکل را با اتصال همه ابزارهای ضروری با یک پلت فرم (یا رابط مرکزی) برطرف کند. همچنین استفاده از سیستم یکپارچه سازی برنامه‌ها، به ما اجازه می‌دهد اطلاعات را به راحتی و مهم‌تر از آن بدون نگرانی در مورد نقض امنیت یا از دست رفتن داده‌ها، به اشتراک بگذاریم.
مزایای یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی
با توجه به هرآنچه که تاکنون گفته شده حتما حدس می‌زنید که مزایای مختلف یکپارچه سازی نرم افزار چیست و چرا تأکید می‌شود که از چنین سیستمی استفاده کنید. اجازه دهید یک بار دیگر این مزایا را با هم مرور کنیم.
1. تصمیم گیری ساده
به دست آوردن یک نمای کامل با یکپارچه سازی نرم افزارها، فرایند تصمیم گیری را ساده می‌کند. زیرا نیاز به جابه‌جایی بین برنامه‌های مختلف را از بین می‌برد و دستیابی به داده‌هایی را که ممکن است بر تصمیمات ما تأثیر بگذارند، آسان می‌کند.
2. تجزیه و تحلیل پیشرفته
داده‌های مورد نیاز ما برای تحلیل پیشرفته، زمانی معنادارتر و البته قدرتمندتر هستند که در یک برنامه با هم جمع شوند. تجزیه و تحلیل داده‌های متعدد با جمع آوری آنها در یک مرکز اصلی هم سریع و هم بهتر انجام می‌شود.
3. خدمات بهتر به مشتریان
دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مشتریان، برای حفظ روابط مؤثر حیاتی است. چنین توانایی با ادغام نرم افزار CTI و یا CRM ما را به حدی می‌رساند که به طور مؤثرتری به مشتریان کمک کنیم نقاط درد خود را تسکین دهند.
4. افزایش پتانسیل فروش
بی شک یکپارچه‌سازی برنامه‌هایی که عناصر فرایند فروش نهایی را ساده می‌کنند، باعث می‌شود نرخ اتمام سفارش بهبود پیدا کرده و پتانسیل فروش کلی با تأثیرات مثبتی روبه‌رو شود.
نرم افزارهای یکپارچه سازی
برای اینکه بدانید بهترین یکپارچه سازی نرم افزار چیست باید نگاهی به اندازه سازمان و همچنین انتظارات خودتان از این سیستم داشته باشید. همچنین با یک جستجوی ساده می‌توان به لیست کاربردی از انواع نرم افزارهای طراحی شده برای یکپارچه سازی برنامه‌های کاربردی دست پیدا کرد. اما پیشنهاد ما استفاده از Microsoft Dynamics است. با این نرم افزار کاربردی می‌توانید ماژول‌هایی مختلفی را از بخش مالی و حسابداری گرفته تا خرید و تدارکات، از فروش و بازاریابی تا انبارداری به صورت یکپارچه مدیریت کنید و از امکان تحت وب بودن برنامه نهایت استفاده را ببرید.
البته موارد دیگری مانند برنامه Oracle NetSuite، Oracle JD Edwards EnterpriseOne و یا SAP Business One هم در سازمان‌های مختلفی مورد استفاده هستند. انتخاب هر کدام از این برنامه‌ها به عملکرد کلی سازمان شما بستگی دارد.
جمع بندی
در این مبحث سعی کردیم شما را با این سوال روبه‌رو کنیم که یکپارچه سازی نرم افزار چیست و چرا اهمیت پیدا کرده است. همان‌طور که مشاهده کردید بالا بردن بهره وری کلی سازمان و بهبود روند اتوماسیون از جمله مزایای این سیستم هستند. در چنین وضعیتی حتما از تبادل ایمن داده‌ها مطمئن خواهیم بود و برای تصمیم گیری اطلاعات مفیدی را در یک مرکز داده اصلی جمع آوری خواهیم کرد. برای استفاده از چنین امکانی از پل‌های ارتباطی ما استفاده کنید تا کارشناسان بیت اند بتوانند ابهامات ذهن شما را برطرف کنند.
