ارزیابی عملکرد چیست؟
در پاسخ به این سوال که ارزیابی عملکرد چیست، باید گفت که ارزیابی عملکرد یا همان ارزشیابی،ابزاری موثر در مدیریت منابع انسانی است.
اگر این روش به درستی اجرا شود، ضمن اینکه سازمان را به هدف خود می رساند،منافع کارمندان هم تامین می شود. ارزیابی عملکرد کارکنان با اصطلاحاتی مانند تعیین شایستگی و نظام ترفیع نیز در سازمان‌های خصوصی و دولتی مطرح می شود.
این سنجش باید بطور صحیح انجام شود تا ضمن آن که سازمان به اهداف خود می رسد، منافع کارکنان نیز تامین گردد.
ارزیابی، فرآیندی سالیانه است که در آن، عملکرد کارمندان در مقابل مجموعه‌ای از اهداف از پیش تعیین‌شده ارزیابی می‌شود.
مدیریت عملکرد،به این خاطر که مهمترین عامل تعیین کننده در افزایش حقوق کارمندان سازمان و ارتقا کارمندان به شمار می‌رود، موضوعی حیاتی است.همچنین می‌تواند مهارت‌ها، نقاط قوت و کمبودهای کارمندان را به دقت بررسی کند.
اهداف ارزشیابی عملکرد
برای ارزیابی عملکرد کارکنان، مدیر هر سازمانی، رفتارهای کاری کارکنان خود را از طریق مقایسه و سنجیدن رفتارها با معیارهای ازقبل تنظیم شده ارزیابی می کند.
پس از بررسی‌های لازم، یکسری نتایج به دست می آورد که این نتایج را ثبت می کند و آنها را به اطلاع کارکنان سازمان می رساند.
در نتیجه این بررسی‌ها، می‌توان اقدامات لازم برای بهبود عملکرد فردی کارمندان را انجام داد.این کارها می‌توانند تغییر در میزان دستمزد و پاداش‌ها، آموزش اعضای سازمان و… باشند.
| اهداف اداری-اجرایی | اهداف توسعه ای |
| مستند کردن تصمیمات مربوط به کارکنان | فراهم آوردن بازخورد عملکرد |
| تعیین ارتقاء کاندیدها | شناسایی نقاط قوت و ضعف فردی |
| تعیین تکالیف و وظایف | تشخیص عملکرد افراد |
| شناسایی عملکرد ضعیف | کمک به شناسایی اهداف |
| تصمیم در مورد اخراج یا نگهداری | ارزیابی میزان دستیابی به اهداف |
| اعتبارسنجی ملاک‌های انتخاب | شناسایی نیازهای آموزشی فردی |
| ارزیابی برنامه‌های آموزشی | شناسایی نیازهای آموزشی سازمانی |
| تصمیم گیری در مورد پاداش و جبران خدمات | تقویت ساختار قدرت |
| برآوردن مقررات قانونی | بهبود ارتباطات |
| برنامه ریزی پرسنلی | فراهم آوردن زمینه ای برای کمك مدیران به کارکنان |
(اسنل وبولندر، 7002ص333)
روش ارزیابی عملکرد کارمندان
جهت ارزیابی عملکرد کارکنان هر سازمانی، روش‌هایی وجود دارند.ما این روش‌ها را معرفی می‌کنیم و هر کدام را به اختصار توضیح خواهیم داد.
روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان
- مقیاس رتبه ای
- مقیاس رفتاری
- ثبت وقایع حساس
- رتبه‌بندی توصیفی
- رتبه بندی فردی
- مقایسه‌ی زوجی
- توزیع اجباری
- انتخاب اجباری
- ارزیابی 360 درجه
- ارزیابی براساس مدیریت بر مبنای هدف (MBO)
روش مقیاس رتبه‌ای ( (graphic rating scale method
در اين روش، ويژگي‌هاي افراد و عملكردهاي مربوط به ويژگي‌ها را به صورت فهرست می‌نویسندو سپس برای هر کدام از این ویژگی‌ها، ارزش عملکرد را هم مشخص میکنند.
سپس به این عملکردها نمره‌ای اختصاص داده می شود در نهایت تمامی نمره‌ها را جمع میکنند.برای مثال :
در جدول زیر دو نمونه از ویژگی‌های یک کارمند لیست شده است و به آنها، نمره‌ای اختصاص داده شده است.
در مثال زیر، مجموع نمره این کارمند”5″هست.در مقایسه‌ی سازمانی، این ویژگی‌ها تعداد بالاتری دارند و در نهایت، کارمندی که بالاترین نمره را بیاورد عملکرد بهتری دارد.
| ویژگی کارمند | ضعیف(1) | متوسط(2) | خوب(3) | عالی(4) |
| قابل اعتماد بودن شخص | * | |||
| سرعت انجام کار | * |
مقیاس رتبه‌دهی بر اساس رفتار (BARs)
در این مدل، عملکرد کارکنان را در ابعاد مهم شغلی شان، مورد توصیف قرار می‌دهند.یا بصورت توصیفی از منفی تا مثبت یا از عملکرد بالا تا پایین رتبه بندی می شوند.
در اکثر مشاغل می توان از این روش استفاده کرد.به عنوان مثال، در مشاغل مالی که حفظ اطلاعات مالی و رازداری بسیار مهم و کلیدی است، این روش بسیار کاربرد دارد.
به این شکل که یک کارمند را در یک حالتی از شرایط بحرانی قرار می دهند و واکنش او را توصیف میکنند.
مثلا شخصی را از کارمندان سازمان انتخاب میکنند و جهت کسب اطلاعات محرمانه و تجسس در کارها نزد کارمند مورد هدف، جهت ارزیابی عملکردش می فرستند.
سپس رفتار و واکنش آن کارمند مورد هدف را، بررسی میکنند و به عملکرد او امتیاز می دهند.
مشاهده بیشتر: نرم افزار فروش و مدیریت فروش
ثبت وقایع حساس (Critical incidents)
در روش ثبت وقایع حساس، ارزیاب، رفتار و عملکرد فرد را به جای شخصیت او می‌سنجد و عملکرد و تصمیم‌گیری خوب و بد کارمند را در هنگام انجام وظیفه حساس در برخی از قسمت‌های شغل، ثبت میکند.
این اطلاعات، مشخص‌كننده‌ی عملكرد بالا يا ضعيف كارمند است.وظيفه‌ی ارزیاب، عبارت است از مشاهده، ثبت و ضبط عملكرد و رفتارهاي مثبت و منفی كه در فرد موردنظر در هنگام انجام وظیفه ملاحظه شده است.
مقیاس رتبه‌بندی توصیفی (adjective rating scale)
در این مدل، سرپرست منابع انسانی سازمان، جملاتي را براي توصيف رفتار کارمندان بيان می كند و نقاط قوت و ضعف کارمند خود را توصیف میکند و راهکارهایی برای بهبود ارائه می‌دهد.
رتبه‌بندی فردی
با این روش، کارکنان به دو روش، رتبه بندی میشوند:
رتبه‌بندی ساده: هر یک از کارمندان، براساس بهترین تا بدترین عملکرد و از بالاترین به پایین‌ترین رتبه مرتب میشوند.
رتبه‌بندی جایگزینی:ابتدا تمامی کارمندان فهرست می شوند و سپس بهترین عملکرد انتخاب می‌شود.بعد از آن کارمند با بدترین عملکرد انتخاب می شود.
در ادامه کارمند دوم با عملکرد عالی و به همین ترتیب کارمند دوم از آخر با عملکرد ضعیف انتخاب می شود و به همین شکل ادامه پیدا میکند.
مقایسه‌ی زوجی
نام دیگر این روش، مقایسه‌ی دو به دو هست که نوعی روش درجه‌بندی است.به این صورت که ارزشیابی کارکنان با سنجش عملکرد هر یک از آنها با سایر کارکنان دیگر، سنجیده می‌شود.
یعنی افراد در مقایسه با افراد دیگر و به صورت یک به یک مقایسه و رتبه‌بندی میشوند.
توزیع اجباری (forced distribution)
در روش توزیع اجباری، کارمندان را در گروه‌های برتر، عالی، خوب، متوسط و ضعیف قرار می دهند.
و رتبه‌بندی به صورت زیر است:
- 10% کارکنان با عملکرد فراتر از انتظار.
- 70% کارکنان توانسته بودند انتظارات را برآورده کنند.
- 20% کارکنان عملکردی پایین‌تر از انتظارات داشتند.
انتخاب اجباری (forced-choice method)
ارزیاب باید از بین عبارات از پیش تعیین شده،عملکرد کارمند را به منظور تشخیص موفق یا ناموفق بودن او، انتخاب کند.
به عبارتی دیگر برای ارزیابی عملکرد کارمندان، طبقاتی در نظر گرفته شده است و کارمندان باید درون این طبقات جای داده شوند.به طور مثال، طبقات می‌تواند به این شکل باشد:
- سخت کوش است
- بسیار دقیق کار میکند
- پاسخگویی سریع به مشتریان
- ابتکار و خلاقیت دارد
- خروجی کار با کیفیت ضعیف
- و….
ارزیابی 360 درجه يا ارزيابي گروهي (Feed back)
ارزیابی 360 درجه، نوعي ارزشيابی گروهی است.در اين روش ابتدا یک فهرست از تمامی شايستگی‌های مورد نظر تهيه می‌شود.
سپس از تمامی افراد سازمان، حتی مدیر یا مشتریان خواسته می‌شود تا پرسشنامه‌های مربوطه را که در مورد کارمندیست که در حال جمع آوری اطلاعات از او هستند را تکمیل کنند.
در مرحله‌‌ی بعد، مسئول ارزشیابی پرسنل، نتايج ارزشيابی را به كارمندان ارائه می‌كند و هر یک از کارکنان می‌تواند دريابد كه تا چه حدی نظر و عقیده‌‌ی او با عقايد ساير پرسنل سازمان، در خصوص عملكردش متفاوت است.
ارزیابی بازخورد یا فیدبک، از کارآمدترین ابزار موجود برای سنجش عملکرد کارکنان سازمان است.
به این دلیل که در این روش به هر یک از کارمندان، امکان دریافت بازخورد عملکردشان از سمت سرپرست، همکاران، مدیر و حتی مشتریان داده می‌شود.
در این روش، کارمندان می‌توانند رفتارها و عملکردشان را از زاویه‌‌ی دید افراد دیگر سازمان ببینند.
بیشتر بخوانید: آشنایی با مدل‌های برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی HRP
ارزیابی براساس مدیریت بر مبنای هدف (MBO)
برای اجراي اين روش، مدیر هر سازمانی ابتدا باید اهدافی را برای هر یک از کارمندان، تعیین کند که این اهداف قابل سنجش باشند.پس از تدوین اهداف، باید مرتبا در مورد پیشبرد این اهداف و پیشرفت کارمند، با او به بحث بپردازد.برنامه ارزيابي بر اساس مدیریت بر مبنای هدف، شامل شش مرحله زير مي‌شود:
- تعیین اهداف سازمانی
- تعیین اهداف واحدهای هر سازمان
- بحث و تبادل نظر در مورد هدف‌ها
- مشخص کردن نتایج مورد انتظار
- بررسی عملکردها و اندازه گیری نتایج
- بررسی نتایج
پس از شروع کار، پیشرفت‌های حاصله در زمان‌های مشخصی، ارزیابی می شوند و در صورت نیاز، اصلاحاتی انجام می شود و سرپرست به کارمندش، مشاوره می دهد تا به روند رسیدن به اهداف، کمک شود.
چون کارمندان در مراحل مختلف این نوع ارزیابی مشارکت دارند، در نتیجه انگیزه‌ی بیشتری برای پیشبرد اهداف دارند و عملکردشان ارتقاء می‌یابد.
گامي‌در ارزیابی عملکرد اثربخش
کارمندان هر سازمان یا شرکتی این را می دانند که ارزیابی عملکرد آنها جهت افزایش میزان حقوق دریافتی آنها و پیشرفت و ارتقا شغلی‌شان است.
ارزیابی عملکرد کارمندان، امری بسیار حساس است و نمره دادن به نوع عملکرد کارمندان و ارزیابی آنها امری مشکل هست.
اما مسئله‌ی مهم تر این هست که آیا این ارزیابی‌ها عادلانه انجام میشوند و گزارشاتی که از عملکرد کارمندان تهیه می شود، منصفانه هستند.برای حل این مسائل نیاز هست که مواردی رعایت شوند تا این ارزیابی‌ها هر چه بیشتر به سمت واقعیت حرکت کنند.
مساله‌هاي متداول ارزيابي
در ارزیابی‌ها، یک سری خطاهایی ممکن هست رخ دهد.بنابراین برای رفع این ایرادات، راهکارهایی ارئه داده شده است.
- اثر‌هاله‌اي: نمرهی اختصاص داده شده به هر یک از ویژگی‌های یک کارمند، ممکن است بر نمره ای که به ویژگی‌های دیگر او داده می شود، اثر بگذارد.مثلا اگر به ویژگی “سازش با دیگران” برای یک کارمند، نمرهی ضعیفی داده شود، این نمرهی پایین می‌تواند روی نمرهی سایر خصوصیات او هم تاثیر منفی بگذارد.به این خاطر که ارزیاب به دلیل این ضعف کارمند، نمرهی دیگر ویژگی‌های او را نیز کمتر از میزان واقعی آنها، اختصاص بدهد.
- ميل به مركز: این خطا زمانی پیش می آید که نمرهی اختصاص داده شده به عملکرد کارمندان، به سمت میانگین میل کند.و در نتیجه باعث ایجاد خدشه در فرایند ارزیابی می‌شود.
- سخت‌گيري يا سهل‌گيري: به خصوصیات اخلاقی ارزیاب بستگی دارد که بخواهد به طور معمول، به عملکرد کارمندان نمرهی پایینی بدهد یا نمرهی بالا.
- يكسونگري: وقتی پیش می آید که برخی ویژگی‌های افراد مانند سن آنها یا جنسیت‌شان، بر نمره ای که به عملکرد شخص داده می شود، تاثیر بگذارد.ارزیاب باید بدون اعمال نظر شخصی خود، در ثبت نتایج عمل کند.
- روشن نبودن معيارها : این مورد وقتی پیش می آید که از شاخصه‌های ارزیابی، برداشت‌های متفاوتی صورت گیرد.
بیشتر بخوانید: فروش راحت با Dynamics 365
نتيجه گيري
مديران منابع انسانی هر سازمانی، به این خاطر که بتوانند به مقام کارمندان ارتقا بدهند، حقوق افراد را تنظیم کنند، و عملکردها را بهبود ببخشند و یا حتی در مورد وضعیت قرارداد کارمندان تصمیم بگیرند، عملکردشان را ارزیابی می کنند.
برای این که از نتیجه‌‌ی ارزیابی عملکرد افراد، اطمینان پیدا کنیم، باید تمامی معیارهای عملکرد، به پرسنل اطلاع داده شود. برای ارزیابی کارمندان، باید کارهایشان را با معیارهای مختلف، ارزیابی کرد. امیدواریم با مطالعه‌ی این مقاله از بیت اند توانسته باشید اطلاعات خوبی را کسب کنید.
