معمولا همه‌ی کسب و کارها به ویژه سازمان‌های بزرگ و گسترده برای ساده‌سازی فرآیندهای کار، افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و تاخیرها و بهبود کلی عملیات باید از نرم افزار مدیریت گردش کار استفاده کنند. این سیستم‌ها سبب خودکارسازی و مدیریت فرآیندهای لازم می‌شوند و پروژه‌ها را در مسیر درست حفظ می‌کنند. بنابراین هر شرکت و سازمانی نیاز به یک نرم افزار گردش کار دارد تا بتواند عملکرد موثرتری داشته باشد و به اهداف تعیین‌شده برسد. حال برای اینکه بدانید Workflow چیست و چه مزایایی دارد با بیت اند در ادامه‌ی مطلب همراه شوید.
به طور کلی مدیریت گردش کار به معنای سازماندهی، کنترل و اجرای سیستماتیک فرآیندها در یک شرکت یا سازمان است. این سیستم شامل مستندسازی مراحل درگیر در فرآیند، تعیین وظایف افراد، مدیریت تیم‌های خاص و اطمینان از تکمیل کارآمد و موثر پروژه می‌شود. بنابراین نرم افزار گردش کار به ابزارهایی اشاره دارد که برای خودکارسازی و بهینه سازی تکمیل وظایف، فعالیت‌ها و پروژه‌ها طراحی شده‌اند. همچنین نرم افزار مدیریت گردش کار با ارائه‌ی قابلیت‌های طراحی، اجرا و نظارت بر پیشرفت گردش کار به کارکنان در بخش‌های مختلف کمک می‌کند تا به اهداف مورد نظر برسند. این بخش‌ها می‌تواند شامل مدیریت پروژه، تولید محتوا، ایجاد خلاقیت و کمپین‌های بازاریابی شود.
ویژگی های نرم افزار مدیریت گردش کار
اکنون که با پاسخ Workflow چیست؟ آشنا شدید، نوبت به معرفی ویژگی‌های اصلی این نرم افزار می‌رسد. در حقیقت یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار گردش کار، سازماندهی وظایف و نظارت بر آنها برای افزایش بهره‌وری هر سازمان است. همچنین با خودکارسازی فرآیندها، خطاهای ناشی از مدیریت گردش کار دستی را کاهش می‌دهد و تأثیر بسزایی بر رشد و پیشرفت پروژه دارد. در ادامه با دیگر ویژگی‌هایی که در سیستم مدیریت گردش کار وجود دارد آشنا می‌شوید:
- توانایی ایجاد تسک‌های مختلف و سفارشی‌سازی گردش کار
- تخصیص وظایف و مسئولیت‌ها به اعضای تیم
- تنظیم هشدارها و یادآوری‌های لازم
- پیگیری پیشرفت پروژه و اطمینان از مسئولیت‌پذیری افراد
- قابلیت مستندسازی شفاف فرآیندها
- دریافت گزارش از عملکرد فرآیندها برای بهبود عملیات
- انعطاف‌پذیری برای ایجاد تغییرات در کارها در صورت نیاز
برای اینکه بتوانید نرم افزار مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنید؛ باید بدانید که بهترین نرم افزار گردش کار باید 7 فاکتور ضروری را ارائه دهد. این فاکتورها شامل موارد زیر هستند:
قابلیت WYSIWYG یا ویزویگ
شما در نرم افزار گردش کار نیاز به فیلدهای مختلف، متن، اعداد، نمودارها، محاسبات، لیست‌های کشویی و غیره دارید. بنابراین باید در فرم سیستم مدیریت گردش کار بتوانید به راحتی اطلاعات و داده‌های خود را وارد کنید.
توانایی یکپارچه‌سازی با دیگر برنامه‌ها
امکان یکپارچه سازی یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی است که یک نرم فزار گردش کار باید داشته باشد؛ چرا که گردش کار مستقل از سایر فرآیندها عمل نمی‌کند. بلکه اسناد، گزارش‌های فروش، امور مالی، تقویم‌ها و جزئیات تماس باید بتوانند از ابزار گردش کار به سیستم‌هایی مانند CMS، ایمیل، نرم افزارهای مالی و موارد دیگر منتقل شوند. بنابراین اگر نرم افزار مدیریت گردش شما امکان ادغام با سایر ابزارهای موجود را ندارد، احتمالا قدیمی شده است و باید آن را تغییر دهید.
فناوری مبتنی بر فضای ابری
یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب باید مبتنی بر فضای ابری باشد و به شما امکان دسترسی به داده‌ها را از هر مکان بدهد. به عنوان مثال باید بتوانید در هر زمان با دستگاه‌های مختلف اعم از تلفن همراه و رایانه به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید، آنها را ویرایش یا به‌روزرسانی کنید.
گزارش‌های مبتنی بر KPI
بسیاری از سیستم‌های گردش کار به شما امکان ایجاد و طراحی یک سیستم ساده را می‌دهند. در صورتی که اگر می‌خواهید به صورت حرفه‌ای عمل کنید و بهره‌وری سازمان را به طور موثرتری افزایش دهید؛ نیاز به یک نرم افزار گردش کار با گزارش‌دهی قوی خواهید داشت.
به عنوان مثال هنگامی که برای اولین بار روند گردش کار را خودکار می‌کنید؛ ممکن است مشکلاتی به وجود بیاید یا پروژه خیلی بیشتر از آنچه پیش‌بینی می‌کردید طول بکشد. بنابراین شاید بخواهید اطلاعات را تجزیه و تحلیل کنید و برخی مراحل را تغییر دهید. در این میان استفاده از ویژگی گزارش‌دهی نرم افزار که مبتنی بر شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است به شما این امکان را می‌دهد تا تجزیه و تحلیل دقیقی داشته باشید و بفهمید که در کدام موارد باید دقت بیشتری بگذارید.
نشانگر وضعیت SLA
یک نرم افزار مدیریت گردش کار خوب، باید بتواند اولویت هر تسک را به طور واضح نمایش دهد. بنابراین نشانگرهای SLA می‌توانند به شما اطلاع دهند که کدام یک از امور بیشترین اولویت را دارند و کدام یک می‌توانند در حین انجام کارهای دیگر منتظر بمانند. داشبورد این سیستم باید از کدها یا فیلدهای رنگی استفاده کند تا توجه شما را به فوری‌ترین جریان‌های کاری جلب نماید.
هشدارها و اعلان‌های مورد نیاز
یکی از عناصر اصلی که یک نرم افزار گردش کار خودکار باید پوشش دهد این است که هرگز نیازی به اقدام دستی نداشته باشید. بلکه سیستم باید بتواند به محض شروع یک فرآیند جدید، به کار خود ادامه دهد تا زمانی که بدون نیاز به پیگیری تمام شود. کلید این نوع جریان نیز اعلان‌ها هستند. یک سیستم مدیریت گردش کار کارآمد اعلان‌ها را از طریق ایمیل یا پوش نوتیفیکیش روی تلفن همراه ارسال می‌کند تا فرآیندهای آتی را به شما یادآوری نماید. همچنین این برنامه‌ها باید بتوانند نوع اعلان‌هایی را که دریافت می‌کنید سفارشی‌سازی کنند.
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش افراد
بسیاری از نرم افزارهای گردش کار حاوی اطلاعات حساسی هستند که قرار نیست در این فرآیند با همه به اشتراک گذاشته شود. بنابراین هر سیستم مدیریت گردش کار باید به شما این امکان را بدهد تا میزان دسترسی کاربران را تعریف کنید. به عنوان مثال برخی افراد توانایی مشاهده و برخی دیگر توانایی ویرایش داشته باشند. توجه کنید که ایجاد تغییر سریع در این بخش از گردش کار نباید آن را دچار اختلال کند یا بر تاریخ‌های تعیین‌شده تأثیر بگذارد.
مزایای نرم افزار گردش کار
در این بخش قصد داریم مزایای نرم افزار گردش کار را شرح دهیم. توجه داشته باشید که براساس آمارها و تحقیقات انجام شده، اگر در انجام وظایف و مسئولیت‌های هر کسب و کار نظم و مدیریت صحیحی وجود نداشته باشد؛ منجر به کاهش 40 درصدی بهره‌وری خواهد شد. بنابراین استفاده از سیستم مدیریت گردش کار به ویژه برای کسب و کارهای بزرگ امر مهمی تلقی می‌شود و عدم وجود آن شرایط را برای وقوع خسارات فراهم می‌کند. در زیر مزایای این نرم افزار را معرفی می‌کنیم و در ادامه هر کدام را شرح خواهیم داد:
- حذف وظایف اضافی و تکراری
- بهبود کارایی و عملکرد
- ساده‌سازی تخصیص وظایف
- شناسایی موانع پیش رو
- کاهش زمان پردازش
- ایجاد بینش‌های دقیق درباره‌ی روند پروژه
- ایجاد مسئولیت‌پذیری
- امکان نظارت دقیق بر تیم و ارزیابی عملکرد افراد
- امکان بررسی اثربخشی هر فرآیند و میزان پیشرفت حاصل‌شده
شناسایی مشکلات و موانع در فرآیندهای جاری
قابلیت‌های گزارش‌دهی در سیستم مدیریت گردش کار می‌تواند به شما در شناسایی موانع در فرآیندهای شرکت کمک کند. این مزیت در نهایت سبب کاهش قابل توجه هزینه‌ها و منابع می‌شود.
ساده‌سازی تعیین وظایف و ارتباطات
در نرم افزار گردش کار تقسیم وظایف به صورت دقیق صورت می‌گیرد و امکان تنظیم هشدار و یادآوری برای تاخیر در تسک یا تکمیل آن را دارد. همچنین به طور خودکار به فرد بعدی در تیم برای تکمیل یک کار اطلاع می‌دهد و نیاز کارکنان را از ارتباط بدون ساختار در کانال‌های ارتباطی دیگر مانند شبکه‌های اجتماعی و ایمیل کاهش می‌دهد.
افزایش بهره‌وری و بازدهی سازمان‌ها
خوب است بدانید که در بسیاری از سازمان‌ها افزایش قابل توجهی در تعداد کمپین‌های بازاریابی و تولید محتوا با استفاده از سیستم مدیریت گردش کار دیده شده است. در حقیقت آمارها نشان می‌دهند که کسب و کارها تا 40 درصد افزایش بهره‌وری در ایجاد کمپین و 30 درصد در تولید محتوا داشته‌اند. از آنجایی که این سیستم‌ها مزایایی مانند مدیریت وظایف، ابزارهای همکاری و گزارش عملیات را ارائه می‌دهند؛ به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا در حوزه‌ی مربوطه، رقابتی باقی بمانند و به موفقیت‌های بیشتری دست یابند.
معرفی بهترین نرم افزارهای گردش کار
در این بخش با بهترین نرم افزار گردش کار آشنا می‌شوید که شامل نرم افزارهای کلیک آپ، ترلو، ProWorkflow و نینتکس هستند. این نرم افزارها طیف وسیعی از امکانات مانند مدیریت وظایف و گزارش عملیات را ارائه می‌دهند که در ادامه به معرفی آنها می‌پردازیم.
کلیک آپ (ClickUp)
با پلتفرم گردش کار ClickUp می‌توانید تیم‌های خود را همواره در مسیر صحیح پروژه نگه دارید. این برنامه از ابتدا در راستای افزایش بهره‌وری و بهبود همکاری تیم ساخته شده است؛ بنابراین یک سیستم مدیریت گردش کار تجاری در هر ویژگی و قابلیتی را پوشش می‌دهد. همچنین رابط کاربری آسانی دارد، دسترسی سریع به داده‌ها را مسیر می‌کند و حتی جدیدترین ابزارهای تولید متن هوش مصنوعی را ارائه می‌دهد. از دیگر امکانات این نرم افزار می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- قالب‌های قابل تنظیم و سفارشی‌سازی
- اتوماسیون گردش کار برای محدود کردن تسک‌های
- ارائه روش‌های متعدد برای ایجاد و مدیریت وظایف (مانند تنظیم وظایف فرعی، اصلی و چک لیست)
- برخورداری از رابط کاربری آسان و مناسب برای تازه کارها و همچنین کاربران حرفه‌ای
- دارای ابزارهایی مانند نمودارهای گانت و انواع چارت
- ابزارهای ارتباط برای همکاری با تیم مانند امکان اظهار نظر در مورد تسک‌ها
- ادغام با سایر ابزارهای بهره‌وری محبوب مانند Slack، Zoom، GitHub و غیره
- دارای منبع بزرگی از الگوهای گردش کار برای ایجاد گردش کار سفارشی
نرم افزار ProWorkflow
نرم افزار گردش کار ProWorkflow بر روی طراحی فرآیندهای لازم، پیگیری زمان‌بندی پروژه، مدیریت کاربران و منابع تمرکز دارد. از بهترین امکانات نرم افزار ProWorkflow می‌توانیم به لیست زیر اشاره کنیم:
- دارای داشبورد همه‌کاره برای دیدن تمامی پروژه‌های در حال انجام
- ارائه‌ی ابزارهای مدیریت زمان دقیق
- پیاده‌سازی آسان و رابط کاربری ساده
- ادغام با دیگر ابزارها مانند برنامه‌های مایکروسافت و Outlook
- قابلیت نصب بر اپلیکیشن‌های موبایل با سیستم عامل iOS و اندروید
- دارای ابزارهای مدیریت کسب و کار مانند بررسی صورتحساب
- تنوع در قالب‌ها
نرم افزار نینتکس (Nintex)
نینتکس یک نرم افزار گردش کار است که مدیریت تسک‌ها و اتوماسیون فرآیند را ارائه می‌دهد. همچنین ابزارهایی برای شناسایی موانع در راستای بهینه‌سازی یا اتوماسیون بیشتر دارد. از مهم‌ترین ویژگی‌های نینتکس می‌توانیم موارد زیر را بیان کنیم:
- دارای یک کتابخانه بزرگ از الگوهای گردش کار
- شامل برخی از ابزارهای مدیریت اسناد، از جمله تأییدیه‌های تعاملی و امضای دیجیتال
- دارای اتوماسیون مبتنی بر فضای ابری برای ادغام اطلاعات و دسترسی به داده‌ها
- قابلیت تجزیه و تحلیل گردش کار برای ارزیابی میزان پیشرفت پروژه
- ارائه‌ی ابزارهای مستندسازی در هر مرحله
نرم افزار ترلو (Trello)
ترلو یکی از هوشمندترین برنامه‌های مدیریت گردش کار است که محبوبیت زیادی میان مدیران هر کسب و کار دارد. در این نرم افزار می‌توانید هر تسک را به صورت جداگانه در تابلوها و کارت‌های مختلفی ایجاد کنید و سپس تاریخ تکمیل آنها را تنظیم نمایید. افزون بر این موارد، می‌توانید وظایف هر فرد را تعیین کنید و بر آنها نظارت داشته باشید. در زیر با دیگر امکانات این برنامه آشنا می‌شوید:
- بررسی اجمالی کارت‌ها و پیگیری روند پروژه
- آسان بودن طراحی و ویرایش تسک‌ها
- امکان اولویت‌بندی و سازماندهی کارها با برچسب‌گذاری
- دارای آرشیو سوابق کارت
- امکان آپلود سریع از انواع سیستم عامل‌ها و همچنین Dropbox، Google Drive و Box
- قابلیت تنظیم اعلان‌ها و هشدارهای مورد نیاز
- پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات
- رابط کاربری مناسب برای استفاده در موبایل
- امکان اظهار نظر، شرکت در بحث و گزینه‌های نظرسنجی
جمع‌بندی
در نهایت باید بدانید که نرم افزار گردش کار به سیستمی اطلاق می‌شود که هدف اصلی آن سازماندهی وظایف، رسیدگی به آنها و مدیریت روند پروژه است. از مهم‌ترین نرم افزارها در این زمینه می‌توانیم به ترلو و کلیک آپ اشاره کنیم که امکانات زیادی را ارائه می‌دهند و مبتنی بر فضای ابری هستند. بدین ترتیب می‌توانید سیستم گردش کار خود را طراحی کنید و در هر زمان به آن دسترسی داشته باشید.
