آموزش مایکروسافت داینامیک 365

مدیران امروز با سؤالات مهمی روبه‌رو هستند: آیا سازمان من می‌تواند با سرعت تغییرات بازار هم‌قدم باشد؟ آیا فرایندها، ابزارها و تیم ما برای پاسخ‌گویی به نیازهای جدید مشتریان آماده‌اند؟

تحول دیجیتال دیگر یک گزینه نیست؛ بلکه به یک ضرورت رقابتی تبدیل شده است. مشتریان امروز انتظار پاسخ فوری، خدمات ۲۴/۷ و تجربه‌ای شخصی‌سازی‌شده دارند.

مایکروسافت داینامیک 365 نه‌تنها شما را برای امروز آماده می‌کند، بلکه برای آینده‌ای که در حال شکل‌گیری است نیز راه را هموار می‌سازد. این مقاله، نقطه آغاز سفر دیجیتال سازمان شماست، اما مقصد نهایی آن تبدیل سازمان به یک نهاد هوشمند و آینده‌نگر است که نه‌تنها با تغییرات سازگار می‌شود، بلکه پیشرو در ایجاد تغییرات مثبت در صنعت خود خواهد بود.

 

نیم‌‌نگاهی به کاربردهای مایکروسافت داینامیک 365

مایکروسافت داینامیک 365 در واقع تلفیقی هوشمندانه از دو دنیای CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمان) است. این نرم‌افزار به‌گونه‌ای طراحی شده که بتواند نیازهای متنوع سازمان‌ها را پاسخ دهد، از استارتاپ‌های کوچک گرفته تا شرکت‌های چندملیتی بزرگ.

کاربردهای Microsoft Dynamics شامل طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها می‌شود. در حوزۀ فروش، این سیستم به تیم‌های مربوطه کمک می‌کند تا مسیر خرید مشتریان را دنبال، فرصت‌های فروش را شناسایی و پیش‌بینی‌های دقیقی از درآمد آینده سازمان ارائه دهند. بخش بازاریابی نیز شامل ابزارهای پیشرفته‌ای برای طراحی کمپین‌های هدفمند، تحلیل رفتار مشتریان و اندازه‌گیری بازگشت سرمایه است.

یکی از ویژگی‌های برجستۀ داینامیک 365، قابلیت تطبیق با نیازهای مختلف صنایع است. برای مثال اگر در صنعت تولید باشید، به مدیریت زنجیرۀ تأمین نیاز دارید و اگر در بخش خدمات فعالیت کنید، تمرکز بر تجربۀ مشتری اولویت اصلی شماست. داینامیک 365 می‌تواند به‌صورت منعطف با فرآیندهای کاری شما همراه شود.

آشنایی با محیط و راه‌اندازی اولیه

ورود به دنیای مایکروسافت داینامیک 365 شاید در نگاه اول کمی ترسناک به نظر برسد، اما در واقعیت، مایکروسافت تلاش زیادی برای ساده‌سازی این فرآیند انجام داده است. یکی از مزایای Dynamics 365، رابط کاربری آشنای آن است و براساس طراحی محصولات شناخته‌شده‌‌ی مایکروسافت مانند Word، Excel و PowerPoint شکل گرفته است. این موضوع موجب می‌شود کاربران بدون نیاز به آموزش طولانی، به‌راحتی با محیط سیستم ارتباط برقرار کنند.

انتخاب نوع مجوز

راه‌اندازی اولیه معمولاً با انتخاب نوع مجوز آغاز می‌شود. مایکروسافت مدل‌های مختلفی برای قیمت‌گذاری ارائه می‌دهد که از پلان‌های ساده برای کاربران محدود تا مجوزهای پیشرفته برای سازمان‌های بزرگ متغیر است. پس از خرید مجوز، فرایند راه‌اندازی در محیط ابری آغاز می‌شود. بسته به ابعاد سازمان، این مرحله ممکن است از چند ساعت برای شرکت‌های کوچک تا چند روز یا حتی چند ماه برای سازمان‌های بزرگ‌تر طول بکشد.

آشنایی با داشبورد اصلی

اولین قدم پس از ورود به محیط مایکروسافت داینامیکس، آشنایی با داشبورد اصلی است. این داشبورد مانند کنترل‌پنل مرکزی عمل می‌کند و دسترسی سریع را به تمام بخش‌های مهم سیستم را فراهم می‌آورد. نوار ناوبری، منوی اصلی را تشکیل می‌دهد که شامل بخش‌های مختلفی مانند فروش، بازاریابی، خدمات مشتریان و تنظیمات است.

وارد کردن اطلاعات اولیه سازمان

مرحلۀ بعدی، وارد کردن اطلاعات اولیه سازمان است. این مرحله شامل اطلاعات شرکت، کاربران، مشتریان، محصولات و خدمات می‌شود. داینامیک 365 ابزارهای قدرتمندی برای وارد کردن انبوه اطلاعات از فایل‌های Excel یا CSV ارائه می‌دهد که این فرآیند را بسیار آسان می‌کند.

تنظیم فرآیندهای کاری

یکی از نکات حیاتی در راه‌اندازی داینامیک 365، تنظیم فرآیندهای کاری (Workflows) است. این فرآیندها تعیین می‌کنند چگونه اطلاعات در سیستم جریان پیدا کند، چه کسی چه مسئولیتی دارد و چه اتفاقاتی باید در مراحل مختلف رخ دهد. برای مثال، می‌توان تعیین کرد که هر زمان مشتری جدیدی در سیستم ثبت شد، به‌طور خودکار یک ایمیل خوش‌آمدگویی برایش ارسال شود و به مسئول فروش مربوطه نیز اطلاع‌رسانی شود.

البته پیاده‌سازی موفق هر سیستم اطلاعاتی، به‌ویژه سیستمی مانند داینامیک 365، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، مدیریت تغییرات در سازمان و آموزش کارکنان است. در این مسیر، همکاری با تیم‌های متخصص می‌تواند نقش مؤثری در کاهش ریسک‌ها و تسریع روند پیاده‌سازی ایفا کند. 

معرفی ماژول‌های کاربردی مایکروسافت داینامیک 365

قلب تپندۀ مایکروسافت داینامیک 365 در ماژول‌های تخصصی آن نهفته است. این ماژول‌ها معمولاً در دو گروه اصلی CRM و ERP طبقه‌بندی می‌شوند و هر یک برای پاسخ‌دهی به نیازهای خاص یک بخش از سازمان طراحی شده‌اند؛ در عین حال، با سایر ماژول‌ها نیز ارتباط کاملی دارند.

ماژول فروش (Sales)

این ماژول امکان مدیریت کامل چرخۀ فروش را فراهم می‌کند؛ از شناسایی لیدهای اولیه تا بستن قراردادهای بزرگ. یکی از ویژگی‌های بارز نرم‌افزار فروش، قابلیت ردیابی دقیق فرآیند فروش است که به مدیران اجازه می‌دهد بدانند در هر لحظه، هر معامله در چه مرحله‌ای قرار دارد و چقدر امکان موفقیت آن وجود دارد.

ماژول بازاریابی (Marketing)

ماژول بازاریابی نشان می‌دهد چگونه می‌توان کمپین‌های هوشمند و هدفمند طراحی کرد. این ماژول نه‌تنها امکان ارسال ایمیل‌های انبوه را فراهم می‌کند، بلکه قابلیت‌های پیشرفته‌ای مانند خودکارسازی بازاریابی، تحلیل رفتار مشتریان و شخصی‌سازی محتوا را نیز ارائه می‌دهد.

ماژول خدمات مشتریان (Customer Service)

مدیریت خدمات مشتریان در Dynamics یکی از حیاتی‌ترین جنبه‌های تجربۀ مشتری محسوب می‌شود. این ماژول امکان مدیریت مرکزی تمام درخواست‌ها، شکایات و سؤالات مشتریان را فراهم می‌کند. قابلیت Self-Service Portal این ماژول، به مشتریان اجازه می‌دهد تا بسیاری از مشکلات خود را بدون نیاز به تماس با پشتیبانی حل کنند. این مسئله نه‌تنها باعث افزایش رضایت مشتریان می‎شود، بلکه بار کاری تیم پشتیبانی را نیز کاهش می‌دهد.

 

ماژول منابع انسانی (Human Resources)

این ماژول تمام جنبه‌های مدیریت منابع انسانی را پوشش می‌دهد؛ از فرآیند جذب و استخدام تا مدیریت عملکرد و توسعۀ شغلی کارکنان. سیستم مدیریت استعداد، به مدیران کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی و برنامه‌های توسعۀ شخصی مناسب طراحی کنند.

ماژول مالی (Finance)

ماژول مالی، قلب سیستم ERP مایکروسافت محسوب می‌شود و تمام فرآیندهای مالی سازمان را مدیریت می‌کند؛ از حسابداری عمومی و مدیریت بودجه گرفته تا تحلیل‌های مالی پیشرفته و گزارش‌گیری قانونی، همه چیز در این ماژول گنجانده شده است.

 

نحوه تعیین سطوح دسترسی و مدیریت کاربران

یکی از حساس‌ترین و در عین حال پیچیده‌ترین جنبه‌های مدیریت هر سیستم اطلاعاتی، کنترل دسترسی‌ها و مدیریت کاربران است. در مایکروسافت داینامیک 365، این موضوع با ظرافت ویژه‌ای طراحی شده تا همزمان امنیت بالا و کارایی مطلوب را تضمین کند.

نقش‌های از پیش‌ تعریف‌شده

مایکروسافت تعدادی نقش از پیش تعریف‌شده ارائه می‌دهد که پوشش‌دهندۀ نیازهای رایج سازمان‌ها است. برای مثال نقش «مدیر فروش» امکان دسترسی کامل به اطلاعات فروش، ویرایش قیمت‌ها و مدیریت تیم فروش را فراهم می‌کند، درحالی‌که نقش «نمایندۀ فروش» تنها به اطلاعات مربوط به مشتریان دسترسی دارد.

قابلیت سفارشی‌سازی نقش‌ها

اما قدرت واقعی سیستم در قابلیت سفارشی‌سازی نقش‌ها نهفته است. مدیران سیستم می‌توانند نقش‌های جدیدی تعریف کنند یا نقش‌های موجود را متناسب با ساختار سازمانی و نیازهای امنیتی خاص تغییر دهند. این کار از طریق محیطی کاربرپسند انجام می‌شود که نیازی به دانش برنامه‌نویسی ندارد.

سطوح دسترسی داده

مفهوم مهم دیگر در این زمینه، سطوح دسترسی داده (Data Access Levels) است. این سطوح تعیین می‌کنند که هر کاربر چه حجمی از داده‌ها را می‌تواند ببیند. سطح «کاربر» تنها به رکوردهایی که خود کاربر ایجاد کرده یا مالک آنهاست دسترسی می‌دهد. سطح «واحد کسب‌وکار» دسترسی به تمام رکوردهای واحد مربوطه را فراهم می‌کند و سطح «سازمان» دسترسی کاملی به تمام اطلاعات سازمان را امکان‌پذیر می‌کند.

 

سیستم مدیریت تیم

علاوه‌بر نقش‌های امنیتی، سیستم مدیریت تیم (Team Management) نیز ابزار قدرتمندی برای سازماندهی کاربران است. تیم‌ها می‌توانند بر اساس بخش‌های سازمانی، پروژه‌های خاص یا هر معیار دیگری تشکیل شوند. هر تیم می‌تواند مجوزهای خاص خود را داشته باشد و به اطلاعات مشترک دسترسی پیدا کند.

 

نحوه گزارش‌گیری در مایکروسافت داینامیک 365

دنیای کسب‌وکار امروز دنیای داده‌هاست. هر تصمیم مهمی نیاز به پشتوانه‌ای از اطلاعات دقیق و تحلیل‌های معتبر دارد. مایکروسافت داینامیک 365 در این زمینه ابزارهای فوق‌العاده قدرتمندی ارائه می‌دهد که از گزارش‌های ساده گرفته تا تحلیل‌های پیچیدۀ کلان‌داده را پوشش می‌دهد.

گزارش‌های استاندارد (Standard Reports)

ساده‌ترین نوع گزارش‌گیری گزارش‌های استاندارد (Standard Reports) هستند که مایکروسافت به‌همراه نرم‌افزار ارائه می‌دهد. این گزارش‌ها شامل موارد رایجی مانند فهرست مشتریان، گزارش فروش ماهانه، وضعیت پیگیری‌ها و تحلیل عملکرد فروشندگان است و به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که نیازهای اصلی اکثر سازمان‌ها را پوشش دهند. کاربران می‌توانند بدون نیاز به تنظیمات خاص، به‌راحتی از آن‌ها استفاده کنند.

گزارش‌های سفارشی (Custom Reports)

قدرت واقعی سیستم در گزارش‌های سفارشی (Custom Reports) نمایان می‌شود. کاربران می‌توانند با استفاده از ابزار Report Builder، گزارش‌های اختصاصی طراحی کنند که دقیقاً متناسب با نیازهای کسب‌وکارشان است. این ابزار با رابط کاربری کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) کار می‌کند و نیازی به دانش فنی پیشرفته ندارد.

گزارش‌گیری بر اساس نقش (Role-Based Reporting)

گزارش‌گیری بر اساس نقش (Role-Based Reporting) یکی دیگر از ویژگی‌های هوشمندانۀ سیستم است. این قابلیت به‌طور خودکار گزارش‌ها را متناسب با نقش و مسئولیت هر کاربر شخصی‌سازی می‌کند. مدیر فروش گزارش‌های مربوط به عملکرد تیم، پیش‌بینی فروش و تحلیل بازار را می‌بیند، در حالی که مدیر مالی به گزارش‌های مربوط به سودآوری، جریان نقدینگی و تحلیل هزینه‌ها دسترسی دارد.

زمان‌بندی خودکار گزارش‌ها (Scheduled Reports)

امکان زمان‌بندی خودکار گزارش‌ها (Scheduled Reports) نیز کار مدیران را بسیار تسهیل می‌کند. در این ویژگی می‌توان تنظیم کرد که گزارش‌های مهم به‌صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه به‌طور خودکار تولید شده و برای افراد مربوطه ایمیل شوند. به کمک این قابلیت هیچ اطلاعات مهمی فراموش نخواهد شد.

پیشنهاد مطالعه: اهمیت استفاده از گزارشات CRM و بررسی 9 گزارش مهم

 

آشنایی با توسعه و پلاگین‌نویسی

هر سازمانی نیازهای منحصربه‌فردی دارد که ممکن است با قابلیت‌های استاندارد نرم‌افزار پوشش داده نشود. اینجاست که قدرت توسعه‌پذیری مایکروسافت داینامیک 365 به کمک می‌آید. این پلتفرم طوری طراحی شده که بتوان آن را تا حد زیادی سفارشی‌سازی کرد و گسترش داد.

توسعه در داینامیک 365 در سه سطح مختلف امکان‌پذیر است:
1. سفارشی‌سازی بدون کدنویسی 

 سطح اول سفارشی‌سازی بدون کدنویسی (No-Code Customization) است که شامل تغییر فرم‌ها، ایجاد فیلدهای جدید، تنظیم فرآیندهای کاری و طراحی نماهای سفارشی می‌شود. این نوع سفارشی‌سازی از طریق رابط کاربری گرافیکی انجام می‌شود و نیازی به دانش برنامه‌نویسی ندارد.

2. سفارشی‌سازی با کدنویسی کم 

سطح دوم سفارشی‌سازی با کدنویسی کم (Low-Code Development) انجام می‌شود که از ابزارهایی مانند Power Platform استفاده می‌کند. این ویژگی شامل Power Apps برای ایجاد اپلیکیشن‌های سفارشی، Power Automate برای خودکارسازی فرآیندها و Power Virtual Agents برای ایجاد چت‌بات‌ها استفاده می‌شود. ابزارهای فوق با رابط کاربری بصری کار می‌کنند اما امکان استفاده از منطق پیچیده‌تر را نیز فراهم می‌کنند.

3. توسعۀ تخصصی

سطح سوم، توسعۀ تخصصی (Pro-Code Development) است که شامل نوشتن پلاگین‌ها، اپلیکیشن‌های Canvas و Portal می‌شود. این سطح برای پیاده‌سازی عملکردهای پیچیده و یکپارچگی با سیستم‌های خارجی مورداستفاده قرار می‌گیرد.

یکی از مزایای مهم پلاگین‌ها، اجرای آنها در محیط ابری مایکروسافت است. این یعنی نیازی به نگرانی درباره زیرساخت سرور، پشتیبان‌گیری یا امنیت نیست. همچنین، پلاگین‌ها به‌طور خودکار Scale می‌شوند و می‌توانند حجم بالایی از تراکنش‌ها را پردازش کنند.

 

استفاده از هوش مصنوعی در مایکروسافت داینامیک

ورود هوش مصنوعی به دنیای CRM و ERP انقلابی واقعی محسوب می‌شود. مایکروسافت با بهره‌گیری از تجربه و فناوری‌های پیشرفته خود در حوزۀ هوش مصنوعی، قابلیت‌های هوشمندانه‌ای را در داینامیک 365 تعبیه کرده که کارآیی و هوشمندی تصمیم‌گیری‌ها را به سطح جدیدی ارتقا می‌دهد.

• سیستم پیش‌بینی فروش 

یکی از بارزترین کاربردهای هوش مصنوعی در این پلتفرم، سیستم پیش‌بینی فروش (Sales Forecasting) است. این سیستم با تحلیل داده‌های تاریخی، الگوهای رفتاری مشتریان، شرایط بازار و حتی عوامل فصلی، پیش‌بینی‌های دقیقی از فروش آتی ارائه می‌دهد. این پیش‌بینی‌ها نه‌تنها بر اساس اعداد گذشته است، بلکه عوامل کیفی مانند تغییرات در تیم فروش، کمپین‌های بازاریابی جدید و حتی رویدادهای اقتصادی کلان را نیز در نظر می‌گیرد.

• سیستم تحلیل روابط

Relationship Analytics یکی دیگر از قابلیت‌های جذاب هوش مصنوعی در داینامیک است. این سیستم تمام تعاملات مشتری با سازمان را تحلیل می‌کند و نشانه‌هایی از تغییر در رضایت، احتمال خرید مجدد یا حتی خطر ترک مشتری را ارائه می‌دهد. برای مثال، اگر یک مشتری مهم کمتر از حد معمول با نمایندگان فروش در تماس باشد یا زمان پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها افزایش یافته باشد، سیستم این موضوع را به عنوان یک هشدار اولیه علامت‌گذاری می‌کند.

• چت‌بات‌های هوشمند

چت‌بات‌های هوشمند (AI Chatbots) یکی دیگر از کاربردهای عملی هوش مصنوعی در داینامیک 365 هستند. این چت‌بات‌ها می‌توانند بخش قابل توجهی از سؤالات رایج مشتریان را بدون دخالت انسان پاسخ دهند. آنها نه‌تنها متن را درک می‌کنند، بلکه قادر به تشخیص حالت و احساسات مشتری نیز هستند و در صورت لزوم، مکالمه را به کارشناس انسانی منتقل می‌کنند.

• سیستم تحلیل سبد بازار

قابلیت Market Basket Analysis نیز امکان شناسایی الگوهای خرید مشتریان را فراهم می‌کند. این سیستم می‌تواند تشخیص دهد کدام محصولات معمولاً با هم خریداری می‌شوند و بر این اساس پیشنهادات هوشمندانه‌ای برای فروش متقابل (Cross-Selling) و فروش بالا (Up-Selling) ارائه دهد.

پیشنهاد مطالعه: قابلیت هوش مصنوعی (AI) در نرم‌افزار مایکروسافت داینامیکس 365

 

نتیجه‌گیری و نگاه به آینده

آنچه داینامیک 365 را از سایر راه‌حل‌های موجود در بازار متمایز می‌کند، نگاه جامع و یکپارچه آن به کسب‌وکار است. این پلتفرم نه‌تنها بخش‌های مختلف سازمان را به هم متصل می‌کند و با ایجاد هماهنگی میان آن‌ها، بهره‌وری کلی سازمان را به شکل محسوسی افزایش می‌دهد.

 

اما مهم‌تر از همه، توجه ویژۀ مایکروسافت به آیندۀ فناوری است. این شرکت به‌طور مداوم در حال سرمایه‌گذاری بر روی فناوری‌های نوظهور مانند هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، اینترنت اشیا و واقعیت مجازی است. این یعنی سازمان‌هایی که امروز داینامیک 365 را انتخاب می‌کنند، نه‌تنها برای امروز بلکه برای آیندۀ نزدیک نیز آماده می‌شوند.