هرقدر سازمان‌ها بیشتر به سمت اتوماسیون حرکت می‌کنند، سؤال مهمی در پشت صحنه آرام‌آرام بزرگ‌تر می‌شود: امنیت چه می‌شود؟
اتوماسیون قرار است کارها را ساده‌تر، سریع‌تر و مطمئن‌تر کند؛ اما اگر درست مدیریت نشود، خود می‌تواند به یک نقطه‌ضعف خطرناک تبدیل شود.
واقعیت این است که بسیاری از سازمان‌ها هنگام استقرار اتوماسیون، تمرکز اصلی‌شان روی سرعت و بهره‌وری است، اما کمتر به لایه‌های امنیتی پشت آن توجه می‌کنند. این غفلت ممکن است همان جایی باشد که ریسک‌های بزرگ شکل می‌گیرد.
چرا اتوماسیون سازمانی به امنیت حساس‌تر است؟
وقتی فرآیندها دستی هستند، کنترل دسترسی‌ها بیشتر در اختیار افراد است. کارمندان می‌دانند چه چیزی را می‌بینند، چه کاری انجام می‌دهند و چه داده‌ای را جابه‌جا می‌کنند. اما در اتوماسیون سازمانی و ERP، بخش زیادی از این تصمیم‌گیری‌ها و جابه‌جایی‌ها توسط ماشین انجام می‌شود؛ یعنی:
سیستم‌ها به هم متصل می‌شوند
داده‌ها بین واحدها جابه‌جا می‌شوند
بخشی از تصمیم‌ها خودکار گرفته می‌شود
سطح دسترسی‌ها گسترده‌تر می‌شود
هرچه این اتصالات بیشتر شود، سطح حمله (Attack Surface) نیز بزرگ‌تر می‌شود. درواقع، اتوماسیون اگر همراه با امنیت نباشد، می‌تواند راهی برای نفوذ، دستکاری داده یا سوءاستفاده از مجوزها فراهم کند.
بزرگ‌ترین ریسک: اعتماد کور به سیستم
یکی از مشکلات رایج سازمان‌ها این است که پس از خودکارسازی یک فرآیند، فرض می‌کنند سیستم همیشه درست کار می‌کند.
اما اتوماسیون هم مانند هر فناوری دیگری نیاز به نظارت، پایش و کنترل دارد. اگر دسترسی‌های یک ربات نرم‌افزاری یا یک فرآیند خودکار اشتباه تنظیم شود، ممکن است:
اطلاعات حساس را بدون محدودیت بخواند
داده‌ها را تغییر دهد
دسترسی به بخش‌هایی پیدا کند که حتی کارمندان واقعی ندارند
در صورت نفوذ، تمام فرآیند را آلوده کند
این همان نقطه‌ای است که امنیت در اتوماسیون اهمیت حیاتی پیدا می‌کند.
امنیت فقط محافظت از داده نیست؛ امنیت یعنی کنترل فرآیند
مفهوم امنیت در اتوماسیون چیزی فراتر از رمزنگاری و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز است.
اینجا امنیت به‌معنای قابلیت کنترل، ردگیری و اعتماد به فرآیندهاست.
سازمان باید مطمئن باشد:
هر اقدام خودکار قابل مشاهده و ثبت است
هیچ فرآیندی بدون مجوز اجرا نمی‌شود
هیچ واحدی به داده‌هایی که نیاز ندارد دسترسی پیدا نمی‌کند
هر تغییر در گردش کار، تاریخچه و دلیل دارد
رفتار سیستم قابل پیش‌بینی است و ناگهان تغییر نمی‌کند
درواقع، کنترل فرآیند همان چیزی است که باعث می‌شود سازمان بتواند به اتوماسیون تکیه کند، بدون اینکه نگران سوءاستفاده یا خطای پنهان باشد.
یک چالش مهم: هماهنگی بین واحدها
در بسیاری از شرکت‌ها، واحدهای IT، امنیت، عملیات و واحدهای اجرایی هرکدام نگاه متفاوتی به اتوماسیون دارند.
واحد عملیات سرعت می‌خواهد، واحد امنیت محدودیت می‌گذارد، واحد IT باید همه‌چیز را با سیستم‌های فعلی هماهنگ کند.
اگر این واحدها یک زبان مشترک نداشته باشند، یا امنیت در مراحل نخستین طراحی فرآیند نادیده گرفته شود، احتمال ایجاد حفره‌های امنیتی بالا می‌رود.
بنابراین در اتوماسیون سازمانی، امنیت باید از همان ابتدا در معماری فرآیند قرار گیرد نه در مرحله نهایی.
نقش پایش و ثبت رویدادها (Logging and Monitoring)
یکی از ارکان اصلی امنیت در اتوماسیون، داشتن یک سیستم پایش قوی است.
وقتی بخشی از کارها را انسان انجام نمی‌دهد، باید جایگزینی برای مشاهده، ارزیابی و گزارش دهی وجود داشته باشد.
سیستم‌های خودکار باید:
هر اقدام را ثبت کنند
به‌محض رخ دادن رفتار غیرعادی هشدار بدهند
امکان بازبینی رفتارها را فراهم کنند
بتوانند روندهای غیرطبیعی را تشخیص دهند
این سیستم‌ها مثل «چشم‌های دوم» سازمان عمل می‌کنند؛ چشم‌هایی که خستگی ندارند و حتی الگوهای پنهان را تشخیص می‌دهند.
رابطه امنیت و اعتماد در اتوماسیون
هدف نهایی یک سیستم سازمانی این است که مدیران، کارکنان و مشتریان بتوانند به عملکرد آن اعتماد کنند.
امنیت یکی از اصلی‌ترین عوامل شکل‌گیری این اعتماد است. اگر کارمندان احساس کنند سیستم می‌تواند اشتباه کند یا داده‌هایشان در معرض خطر است، همکاری‌شان کم می‌شود.
اگر مشتریان احساس کنند فرآیندها غیرشفاف یا ناامن هستند، به‌سادگی به رقبا مهاجرت می‌کنند.
اتومیشن موفق، اتومیشنی است که قابل اعتماد، قابل ردیابی و قابل کنترل باشد. امنیت دقیقاً همان بستر ایجاد این اعتماد است.