هر پروژه برای رسیدن به موفقیت می‌بایست براساس یکی از روش‌های مدیریت، تنظیم و اجرا شود. مدیریت پروژه فرآیند برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت منابع برای دستیابی به یک هدف خاص است. بنابراین اگر در این مسیر با چالش‌ها و موانع مختلفی روبهرو شوید، می‌توانید به خوبی از آن‌ها عبور کنید. همچنین انواع مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ی خود را به موقع و در چارچوب بودجه تکمیل کنید و در عین حال الزامات و انتظارات مشخص شده را برآورده نمایید. در ادامه برای دریافت اطلاعات بیشتر درباره‌ی این روش‌ها با بیت اند همراه شوید.
قبل از اینکه به معرفی انواع مدیریت پروژه بپردازیم، بهتر است ابتدا با مفهوم آن آشنا شوید. در حقیقت مدیریت پروژه شغلی است که از اصول، رویه‌ها و خط مشی‌های تعیین شده برای هدایت پروژه از ابتدا تا رسیدن به هدف نهایی استفاده می‌کند. مدیر پروژه نیز در این شغل باید بهترین روش‌ها را برای برقراری تعادل میان فاکتورهای بودجه، زمان، منابع انسانی، کیفیت و تدارکات به کار گیرد. معمولا شروع این کار با تدوین یک طرح آغاز می‌شود که در آن اهداف مربوطه، منابع مورد نیاز، ذینفعان و چالش‌های بالقوه مشخص شده است. مدیر پروژه می‌بایست با آگاهی کامل از این طرح، بر بخش‌های مختلف یک شرکت برای رسیدن به هدف مشترک نظارت کند.
اصول مدیریت پروژه
پنج اصل اساسی در انواع مدیریت پروژه وجود دارد که از مهمترین عناصر این شغل شناخته می‌شوند. در واقع یک پروژه موفق می‌بایست این پنج فرآیند اصلی را به ترتیب طی کند تا بتواند به اهداف خود برسد. در زیر این مراحل را مشاهده می‌کنید:
- شروع پروژه با مشخص کردن اهداف دقیق
- برنامه‌ریزی مسیر و تامین منابع مورد نیاز
- اجرای پروژه
- نظارت و کنترل
- تکمیل پروژه و رسیدن به هدف
انواع روش های مدیریت پروژه
روش‌ها و متدولوژی‌های مختلفی برای مدیریت کردن یک پروژه وجود دارد. با این حال، برخی از آن‌ها متداول‌تر هستند و در سرتاسر جهان مورد استفاده‌ی سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار می‌گیرند. بنابراین ما در این بخش قصد داریم آن دسته از انواع متدولوژی های مدیریت پروژه را شرح دهیم که بهترین انتخاب برای داشتن یک پروژه موفق هستند.
روش آبشار (Waterfall)
یکی از قدیمی‌ترین و پرکاربردترین انواع متدولوژی های مدیریت پروژه، روش آبشار است. این روش در دهه 1970 توسعه یافت و امروزه نیز به طور گسترده در صنایع نرم‌افزاری و مهندسی مورد استفاده قرار می‌گیرد. استراتژی آبشار شامل ایجاد یک ترتیب متوالی از مراحل برای ادامه پروژه است. لذا مدیران پروژه برای استفاده از این روش، باید مراحلی را که می‌خواهند دنبال کنند، از قبل مشخص کنند. همچنین باید از ابتدا درک روشنی از طرح کلی پروژه داشته باشند. در زیر مراحل این روش را مشاهده می‌کنید:
- شناخت دقیق نیازهای سازمان، تعیین اهداف و چشم‌انداز کلی از مسیر
- تجزیه و تحلیل
- طراحی و برنامه‌ریزی
- ارزیابی و آزمایش
- شروع عملیات و بهره‌برداری
روش مدیریتی آبشار برای چه پروژه‌هایی بهتر است؟
از آنجایی که مدل آبشار استراتژی انعطاف‌پذیری زیادی ندارد؛ بهتر است برای پروژه‌هایی که جداول زمانی گسترده دارند استفاده نشود. همچنین باید توجه داشته باشید که روند اجرای پروژه در این مدل فقط به سمت جلو است و نمی‌تواند به عقب حرکت کند یا پیچیدگی داشته باشد. پس شما می‌توانید از آن برای پروژه‌هایی بهره ببرید که بودجه، اهداف، زمان و منابع ثابتی دارند. علت آن نیز این است که متدولوژی آبشار به شما فرصت دومی نمی‌دهد تا به عقب برگردید و پارامترهای پروژه خود را دوباره تنظیم کنید. هر مرحله در چارچوب مدیریت پروژه باید تایید شده و قبل از رفتن به مرحله بعدی به پایان برسد.
روش چابک (Agile)
چابک بر خلاف دیگر روش‌های انواع مدیریت پروژه که خطی هستند، چرخه‌ای‌تر است؛ بنابراین آن را می‌توان به نوعی روش برعکس آبشاری دانست. این روش کاملا انعطاف‌پذیر است و به کارکنان فضایی برای همکاری و ایجاد راه‌حل‌های بهتر می‌دهد. برای درک بهتر باید بگوییم که در ساختار چابک مراحل و چالش‌های پروژه از قبل تعیین نمی‌شوند؛ بلکه با توجه به شرایط موجود تنظیم خواهند شد. به عنوان مثال ممکن است در طول مسیر پروژه، راهکار شما نتواند به درستی پاسخگوی چالش باشد یا با محدودیت بودجه مواجه شوید. در این زمان می‌توانید از طریق چابک برخی از استراتژی‌ها را مجددا تغییر دهید و مسیرهای متفاوتی را جایگزین مراحل گذشته کنید.
در زیر اصول این روش را مشاهده می‌کنید:
- انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات، حتی در مراحل پایانی توسعه
- ارائه نرم افزار به صورت مرتب
- توجه مداوم به برتری فنی و طراحی
- اطمینان از رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مستمر
- استفاده بیشتر از افراد با انگیزه در پروژه
- وجود ارتباط مداوم در تیم توسعه
- همکاری بیشتر میان مشتریان و توسعه‌دهندگان
- بررسی مرتب میزان اثربخشی تیم
روش اسکرام (Scrum)
اسکرام یک متدولوژی محبوب در انواع مدیریت پروژه است و از زیر مجموعه‌های روش مدیریتی چابک شناخته می‌شود. این روش بر کار تیمی، مسئولیت‌پذیری شخصی و پیشرفت گروهی به سمت اهداف مشابه تمرکز دارد. ارکان اصلی اسکرام نیز شامل شفافیت، بازرسی و سازگاری می‌شوند. در زیر ویژگی‌ها و مراحل اجرای این روش را مشاهده می‌کنید:
- امور میان تمامی اعضای پروژه، مدیر پروژه و صاحبان محصولات تقسیم می‌شود.
- یک جدول زمانی تقریبی طراحی می‌شود و می‌بایست اهداف مربوطه در این بازه تکمیل شوند.
- بر انجام پروژه‌های کوتاه مدت تمرکز می‌شود. (این ویژگی باعث تسهیل در انجام پروژه‌های بزرگ و چند وجهی خواهد شد.)
- مهلت، سرعت و حجم کار همواره باید به وضوح بیان شود.
- به کارکنان اجازه داده می‌شود تا مسئولیت‌ها را در صورت نیاز تقسیم کنند.
اسکرام برای چه پروژه‌هایی لازم است؟
اسکرام یک روش موثر از انواع مدیریت پروژه است که برای سازمان‌های دارای گروه‌های کوچک و متمرکز کاربرد دارد. همچنین این روش می‌تواند یک ابزار موثر برای شرکت‌هایی باشد که می‌خواهند کارهای زیادی را در زمان کمی به اتمام برسانند. افزون بر این موارد، متدولوژی اسکرام برای تیم‌هایی با مدیران با تجربه پیشنهاد می‌شود که در اولویت‌بندی مهارت دارند.
روش کانبان (Kanban)
یکی دیگر از بهترین انواع مدیریت پروژه، روش کانبان است. استفاده از این روش به معنای به کارگیری طرحی جامع در مورد خدمات خود با تمرکز بر بهبود آن‌ها از دیدگاه مشتریان است. روش کانبان به شما کمک می‌کند تا به طور مؤثر تجارت خود را اداره کنید و مدیریت بهتری نسبت به ریسک‌ها در ارائه خدمات خود به مشتریان داشته باشید. در این روش تغییرات در نیازها و انتظارات مشتریان و همچنین در محیط کسب و کار شما سریع‌تر صورت می‌گیرد و یک ابزار توسعه سازمانی شناخته می‌شود.
خوب است بدانید با اینکه کانبان یکی از روش‌های زیر مجموعه‌ی چابک شناخته می‌شود؛ در بسیاری از جنبه‌ها، به شدت بر روی روش ناب استوار است. همچنین اکثر مدیران پروژه این روش را برای تیم‌ها و شرکت‌های کوچک‌تر پیشنهاد می‌کنند تا در زمان کمتری به نتایج دلخواه برسند. در زیر اصول مدیریتی کانبان را مشاهده می‌کنید:
- تمرکز بر مدیریت جریان کار
- محدود کردن کارهای در حال انجام
- تصویرسازی مراحل انجام پروژه با طراحی کارت و تابلوهای کانبان (kanban board)
- تصمیم گیری بر اساس داده‌ها
- به کار گیری حلقه‌های بازخورد
- دارای سیاست‌گذاری دقیق و انعطاف‌پذیر
- تمرکز بر بهینه سازی کل سیستم و مدیریت عملکرد افراد
روش ناب (lean)
یکی دیگر از انواع project management روش ناب شناخته می‌شود که هدف آن به حداکثر رساندن سود و به حداقل رساندن ضایعات و اتلاف منابع پروژه است. در حقیقت هر کسب و کاری در هر حوزه‌ای قصد دارد بتواند سود خود را افزایش دهد و تعداد منابع صرف شده برای تولید کالاها یا خدمات را کاهش دهد. روش مدیریتی ناب با پنج اصل خود می‌تواند به شما در انجام این کار کمک کند. هدف این اصول کمک به شرکت‌ها در کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت کالاها/خدمات و افزایش رضایت مصرف کننده است. در زیر این اصول را معرفی می‌کنیم:
- تعیین ارزش از نظر مشتری
- شناسایی و ترسیم جریان ارزش
- توسعه خدمات و محصولات بر اساس نیاز مشتری
- حذف مراحل غیرضروری و اتلاف‌دهنده
- کمال‌گرایی برای رسیدن به بیشترین ارزش و بهبود روند به طور مداوم
روش مدیریتی ناب برای چه پروژه‌هایی پیشنهاد می‌شود؟
ناب یکی از بهترین روش‌ها در انواع مدیریت پروژه برای کاهش هزینه‌ها بدون کیفیت محصولات است. در نتیجه این روش برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که دارای منابع محدود هستند یا قصد دارند میزان استفاده از منابع خود را کاهش دهند، گزینه بسیار خوبی است. همچنین سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا میزان ضایعات را پایین بیاورند و مقدار تولید را به حداکثر برسانند.
روش های نوین مدیریت پروژه
در گذشته برای مدیریت هر پروژه از یک رویکرد خطی و متوالی استفاده می‌شد. در این روش می‌بایست برنامه‌ریزی‌ها و طراحی‌ها قبل از شروع پروژه به اتمام می‌رسیدند. همچنین مسئولیت‌های هر فرد ثابت بود و وظیفه خاصی را بر عهده داشت. در صورتی که امروزه روش‌های نوین‌ترین طراحی شده‌اند و در آن‌ها از ابزارهای مدیریتی آنلاین استفاده می‌شود. همچنین کارکنان می‌توانند با توجه به شرایط موجود، نقش متفاوتی داشته باشند یا وظایف خود را با دیگری تقسیم کنند. مراحل و تعیین راهکارها برای روبهرو شدن با چالش‌ها نیز لزوما خطی نیست و می‌تواند با گذشت زمان تغییر کند. در این میان مدل آبشاری روش سنتی و دیگر موارد گفته شده در این مطلب مانند مدل چابک و اسکرام از جدیدترین انواع مدیریت پروژه هستند.
ترفندهای مدیریت پروژه
پس از آشنایی با انواع project management نوبت به معرفی برخی ترفندها در مدیریت پروژه می‌رسد. همانطور که گفتیم، مدیر پروژه یک تیم را برای تکمیل یک هدف در یک جدول زمانی معین هدایت می‌کند. بنابراین او باید از برخی ترفندها آگاه باشد و برخی مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی داشته باشد. در زیر به این موارد اشاره می‌کنیم.
ترفندها:
- تعامل مداوم با مشتریان در هر مرحله از پروژه
- تجزیه و تحلیل بودجه و منابع مالی در بازه‌های کوتاه‌مدت
- نظارت بر عملکرد منابع انسانی
- تقویت همکاری و صمیمیت میان اعضای تیم
- بررسی مرتب اثربخشی پروژه
مهارت‌ها:
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
- اولویت‌بندی
- مدیریت بودجه و هزینه
- مدیریت ریسک
- توانایی رهبری
- توانایی پیش‌بینی چالش‌های مسیر
- ارتباطات قوی و مهارت مذاکره
- مسلط بر تکنیک‌های مدیریت
- ارائه راه‌حل‌های مفید و کارآمد
مثال برای مدیریت پروژه
در این بخش برخی از رایج‌ترین مثال‌های انواع مدیریت پروژه را مشاهده می‌کنید. برخی از آن‌ها در زندگی واقعی وجود دارند و برخی دیگر نمونه‌ای از پروژه‌های سازمانی و شرکتی هستند:
- تولید یک محصول: تعیین بودجه، جدول زمانی، شناسایی منابع، طراحی، بازاریابی و فروش
- برپایی یک کنفرانس: رزرو مکان، هماهنگی با شرکت کنندگان، ترویج کنفرانس، مدیریت ثبت نام و تدارکات
- ایجاد هر گونه تاسیسات: مدیریت منابع انسانی، دریافت مجوزها و هماهنگی با تیم‌های مختلف، مدیریت بودجه، برنامه‌ریزی مسیر
- برنامه‌ریزی عروسی: تعیین بودجه، تهیه لیست مهمانان، رزرو مکان مورد نظر، هماهنگی با مهمانان و دیگر منابع انسانی مانند: تیم موسیقی، پذیرایی و غیره
جمع‌بندی
در این مطلب قصد داشتیم صفر تا صد انواع مدیریت پروژه را معرفی کنیم و اطلاعات لازم را ارائه دهیم. یک پروژه بدون داشتن طرح و روشی برای مدیریت آن، نمی‌تواند به خوبی در مسیر رسیدن به هدف حرکت کند. بنابراین شما باید برای موفق شدن در پروژه‌ای که مد نظر دارید، یکی از روش‌های نوین یا سنتی را انتخاب کنید. توجه داشته باشید شناخت کافی از اهداف، بودجه و چشم‌انداز کلی از مسیر می‌تواند کمک زیادی به شما کند.
