منابع انسانی اصلی‌ترین بخش هر سازمانی محسوب می‌شود به طوری که اگر در مدیریت این بخش ضعیف عمل کنید، کیفیت یا کمیت امکانات و سایر منابع کمرنگ می‌شود. به ویژه اگر کسب و کار شما از تیم‌های مختلف تشکیل شده است، در اولین قدم یک برنامه مدون برای مدیریت منابع انسانی خود تهیه کنید.
لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی بلندتر از آن است که به سادگی بتوان یک مورد مناسب را انتخاب کرد. هر کدام از انواع این نرم‌افزارها ویژگی به خصوصی دارند و برای مدیریت یک جنبه از کسب و کار طراحی شده‌اند. بنابراین اگر بخواهید بهترین نرم افزارهای منابع انسانی را بخرید که تمام نیازهای شما و کاربران را برآورده سازند؛ باید اطلاعات جامعی در این باره داشته باشید. در ادامه این مقاله بعد از بررسی اثرات مثبت و منفی نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی آن هم در دنیای کسب‌وکارهای مدرن، بهترین‌های عرضه شده را بررسی می‌کنیم. بنابراین در انتها می‌توانید انتخاب خوبی برای سازمان‌تان داشته باشید.
اهمیت و مزایای نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی
فرض کنید بدون استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی (human resource management) بخواهید برای فرآیندهای استخدام تا مدیریت روزانه و ارزیابی کارکنان اقدام کنید. در این حالت علاوه بر اینکه زمان زیادی از شما و سایر پرسنل صرف می‌شود، با پیچیدگی‌های امور اداری و خطای انسانی رو‌به‌رو خواهید شد. استفاده از بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM) به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مربوط به استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد و مدیریت حقوق و دستمزد را بهبود بخشند. این نرم افزارها با ویژگی‌هایی که در زیر می‌آید بهره‌وری عملکرد کارکنان را بالا می‌برند و به مدیران امکان می‌دهند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری بر اساس داده‌های واقعی انجام دهند. مزیت‌های اصلی نرم افزار hrm شامل موارد زیر است:
- مدیریت اطلاعات جذب یا رد کارکنان
- سازماندهی اطلاعات
- ذخیره لحظه‌ای داده‌ها
- توسعه و آموزش ارمندان
- پیگیری اهداف سازمان
- مدیریت حقوق و دستمزد
- ارزیابی عملکرد کارکنان
- اعلان‌ها و اطلاعیه جلسات و اخبار کاری
- نظرسنجی از کارکنان
- ایجاد گردش کار
- پیگیری تاییدیه‌ها
- ردیابی زمان حضور، ورود و خروج کارکنان
- یکپارچه‌سازی سیستم‌ها
- گزارش‌سازی سفارشی
بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی
برای اینکه بتوانید نگاه کلی به نرم‌افزارهای ایرانی و خارجی موجود بیاندازید، می‌خواهیم بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی را معرفی کنیم. شایان ذکر است که این لیست شامل تمام نرم‌افزارها نیست؛ اما نگاه دقیقی به هر کدام از نرم افزارهای HRM محبوب و پرکاربرد دارد.
1. Microsoft Dynamics 365 Human Resources
وقتی در مورد بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی صحبت می‌کنیم قطعا مایکروسافت داینامیکس 365 در این لیست جایگاه ویژه‌ای دارد. در واقع این نرم‌افزار یک پلتفرم کامل و یکپارچه برای مدیریت گردش کارهای تجاری است که ماژول‌های مختلف آن برای مدیریت بخش‌های متعدد سازمان به کار می‌روند. ماژول منابع انسانی مایکروسافت داینامیک مجموعه‌ای از امکانات و قابلیت‌ها را در اختیار مدیران کسب‌و کار می‌گذارد تا بهره‌وری و کارایی فرآیندهای منابع انسانی را بهبود دهند. به کمک Microsoft Dynamics 365 Human Resources فرآیندهای مختلف مربوط به مدیریت منابع انسانی قابل اجرا است که در لیست زیر به طور خلاصه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- مدیریت اطلاعات یکپارچه: سیستم یکپارچه داده‌ها تمام اطلاعات مربوط به کارکنان مانند تاریخچه شغلی، سوابق آموزشی و مهارت‌ها، دستمزد، مرخصی و… را یکجا ارائه می‌دهد.
- جذب و استخدام: ابزارهای پیشرفته مانند پورتال‌های کاریابی و سیستم‌های مدیریت متقاضیان در کنار نرم افزار ATS در فرآیند جذب و شروع به کار نیروها کمک می‌کند.
- آموزش و توسعه: بر اساس اطلاعات و روند فعالیت کارمند می‌توان برای آموزش‌ها و توسعه کارکنان برنامه‌ریزی کرد.
- حقوق و دستمزد: با نظارت دقیق بر اساس سیستم یکپارچه حقوق و دستمزد، امور مالی کارکنان به درستی انجام می‌شود.
- مدیریت عملکرد: استفاده از نرم افزار ارزیابی عملکرد و تعیین اهداف که به بهبود کارایی و بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند.
- خودکارسازی فرآیندها: کاهش کارهای دستی به کمک قابلیت‌های اتوماسیون در فرآیندهای منابع انسانی، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
- گزارش‌دهی و تحلیل: ارائه گزارش‌های دقیق و تحلیل‌های داده‌محور در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی موثر است.
- مبتنی بر سرویس ابری و دسکتاپ: با توجه به شرایط سازمان می‌توان هر یک از دو نسخه ابری و پیاده‌سازی در محل شرکت را انتخاب کنید.
قیمت Microsoft Dynamics 365 HR بسته به نیازها و تعداد کاربران متفاوت است و برای شرکت‌های مختلف با توجه به نیاز آن‌ها متغیر خواهد بود.
ویژگی دیگری که در بیت اند برای ارائه‌ی نرم افزار Microsoft Dynamics 365 HR از آن بهره می‌برید، پشتیبانی لحظه‌ای در امور فنی و آموزش است. همچنین برخی نیازهای کاربران ایرانی نیازمند ایجاد قابلیت‌های دیگری درمحیط نرم افزار است که بیت اند راه حل‌های متعددی برای این موارد ارائه داده است.
2. Haufe HR Services
یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی است که با قابلیت‌هایی مانند مدیریت استخدام، توسعه کارکنان و حسابداری حقوق، یک پلتفرم مناسب به شمار می‌رود. این نرم‌افزار نسخه مبتنی بر ابر را نیز ارائه می‌دهد و با رابط کاربری بصری خوب و قابلیت‌های تحلیل و گزارش‌دهی، به کارشناسان تیم منابع انسانی اجازه می‌دهد تا در هر لحظه تصمیم‌های مبتنی بر اطلاعات درست بگیرند.
4. نرم افزار Rippling
نرم‌افزار Rippling هم در لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی قرار می‌گیرد برای مدیریت فرآیندهای مختلف منابع انسانی از استخدام تا ترک کارمندان می‌توان از آن استفاده کرد. این نرم‌افزار امکان دسترسی به اطلاعات یکپارچه را فراهم می‌کند و با تمرکز بر ادغام منابع انسانی و IT، به مدیران و کارمندان این امکان را می‌دهد تا به راحتی تمامی اطلاعات مرتبط با کارمندان را در یک سیستم مرکزی داشته باشند. برخی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار Rippling عبارتند از:
- مدیریت آسان حقوق و دستمزد کارمندان
- به‌روزرسانی خودکار اطلاعات امور کارکنان
3. ادغام ساده و موثر برنامه‌ریزی منابع انسانی و IT
3. Factorial
از جمله بهترین نرم‌افزارهای منابع انسانی موجود نرم‌افزار فاکتوریل است که به شرکت‌ها امکان ردیابی ساعات کاری و استراحت کارکنان را با استفاده از ساعت دیجیتال می‌دهد. این نرم‌افزار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا 30 ساعت در ماه در مدیریت پرسنل صرفه‌جویی کنند. Factorial گزینه تعیین مجوزهای فردی برای کارکنان را فراهم کرده و گزارش‌های ماهانه قابل دانلود نیز ارائه می‌دهد. نسخه آزمایشی رایگان Factorial تا 14 روز قابل استفاده است؛ پس از آن باید نسخه تجاری را با توجه به بسته‌های طراحی شده برای شرکت‌های کوچک، متوسط و سازمانی را تهیه کنید.
5. HRlab
در لیست نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، نرم افزار HRlab برای مدیریت منابع انسانی طراحی شده است تا شرکت‌هایی با 10 تا 1,000 کارمند از آن استفاده کنند. این نرم‌افزار با تمرکز بر نیازها و بازخوردهای مشتریان، مدیریت امن و مدرنی ارائه می‌دهد. HRlab شامل پرونده‌های دیجیتال پرسنلی، ثبت زمان، مدیریت غیبت، گزارش‌دهی و سایر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است. این نرم‌افزار دارای نسخه آزمایشی رایگان 14 روزه است و بسته‌های ماهانه با قیمت متفاوت برای کاربران دارد.
6. HoorayHR
این نرم‌افزار یک ابزار جامع مدیریت منابع انسانی است که برای شرکت‌های کوچک و متوسط است که تمامی فرآیندهای منابع انسانی را بهینه‌سازی می‌کند و قابلیت‌های آن شامل ذخیره اطلاعات آنلاین، مدیریت مرخصی، ثبت زمان ورود و خروج و مدیریت قراردادها است. با استفاده از HoorayHR، توسعه و آموزش کارکنان بهبود یافته و فرآیندهای کاری بهینه می‌شوند.
7. BambooHR
یکی از ٰبهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی تولید کشور آمریکا است که برای شرکت‌های با اندازه‌های مختلف قابل استفاده است. این نرم‌افزار شامل ماژول‌های مدیریت پرسنل، ابزارهای تحلیل داده‌ها، جذب استعدادها، فرآیندهای آغاز به کار کارکنان جدید و ثبت زمان و پرداخت حقوق می‌شود. BambooHR دو نسخه Essentials و Advantage دارد. نسخه Essentials ماهیانه 4.95 دلار و نسخه Advantage ماهیانه 8.25 دلار برای هر کاربر هزینه دارد. البته این قیمت‌ها در شرکت‌های ایرانی عرضه کننده نرم‌افزار به تبع متفاوت خواهند بود.
8. Zoho People
این نرم‌افزار هندی در سراسر جهان محبوبیت بالایی دارد و به دلیل قابلیت‌های خوب خود در زمره‌ی بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار شامل جذب و مدیریت استعدادها، مدیریت امور پرسنل و بهبود تجربه کاربری کارکنان است. Zoho ابزارهای دیگری نیز در زمینه‌های خدمات مشتری، مالی، بازاریابی و مدیریت خدمات IT ارائه می‌دهد که برای مدیریت سایر امور تجاری نیز مناسب هستند. هزینه‌های Zoho People به ازای هر کارمند در ماه محاسبه می‌شود، مشروط به اینکه پرداخت سالانه انجام دهید.
مقایسه نرم افزارهای منابع انسانی
در ادامه برای اینکه بتوانید بهترین مقایسه را بین نرم افزار های Hrm داشته باشید. ما در جدول زیر ویژگی‌های مختلف بهترین نرم‌افزارهای تخصصی منابع انسانی را که در بالا معرفی شده‌اند، مورد بررسی قرار داده‌ایم. به کمک این جدول می‌توانید نگاه جامعی به تفاوت‌ها داشته باشید.
| ویژگی‌ها / نرم‌افزارها | Microsoft Dynamics 365 HR | Factorial | Rippling | Zoho People |
|---|---|---|---|---|
| مدیریت اطلاعات کارکنان | سیستم جامع با قابلیت‌های پیشرفته برای مدیریت تاریخچه شغلی، سوابق آموزشی و مهارت‌ها | سیستم دیجیتال برای مدیریت اطلاعات کارکنان با دسترسی آسان | مدیریت اطلاعات کارکنان با تمرکز بر ادغام منابع انسانی و IT. | مدیریت کامل اطلاعات پرسنلی با داده‌های تحلیلی و گزارش‌دهی |
| جذب و استخدام | ابزارهای پیشرفته شامل پورتال‌های کاریابی و سیستم‌های مدیریت متقاضیان | ابزارهای جامع جذب و استخدام با قابلیت‌های پیشرفته | ابزارهای جذب و استخدام با تمرکز بر ادغام منابع انسانی و IT | مدیریت متقاضیان جامع و گزارش سازی |
| آموزش و توسعه | برنامه‌ریزی و پیگیری آموزش‌ها | تعیین و پیگیری مجوزهای آموزشی و دوره‌های توسعه‌ای | ابزارهای جذب و استخدام با تمرکز بر ادغام منابع انسانی و IT. | بهبود تجربه کارکنان پیگیری آموزش و توسعه |
| حقوق و دستمزد | سیستم یکپارچه حقوق و دستمزد با مدیریت دقیق و منظم پرداخت‌ها | قابلیت‌های ویژه برای مدیریت حساب‌ها | سیستم امور حسابرسی یکپارچه | سیستم تحلیلی و گزارش‌دهی سفارشی |
| مدیریت عملکرد | ارزیابی عملکرد و تعیین اهداف | – | پیشرفته | گزارش‌های دقیق |
| خودکارسازی فرآیندها | کاهش کارهای دستی و افزایش بهره‌وری با استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون | گزارش‌دهی مناسب | خودکارسازی به کمک یکپارچگی با IT | امکانات خودکارسازی فرآیندها با ابزارهای تحلیلی |
| گزارش‌دهی و تحلیل | گزارش‌های بصری و سفارشی. آنالیز دقیق و تحلیل‌های داده‌محور و یکپارچه | گزارش ماهانه | متمرکز و یکپارچه با منابع انسانی | گزارش جامع و دقیق |
| مدیریت قراردادها | جامع وتحلیلی، پیگیری وضعیت | – | پیشرفته | پیشرفته و پیگیری وضعیت |
| همگام با IT | هماهنگ با IT و استفاده پیشرفته از آن | – | مدیریت برنامه‌های IT | – |
| نسخه آزمایشی رایگان | دمو | 14 روز | 14 روز | خیر |
| هزینه (ماهیانه) | متغیر | از 5.75 یورو برای هر کاربر | از 8 یورو برای هر کاربر | متغیر (بر اساس تعداد کاربر) |
این جدول شامل توضیحات دقیق برای هر ویژگی و مقایسه واضح بین نرم‌افزارها است که به شما در انتخاب مناسب‌ترین نرم‌افزار متناسب با نیازهای سازمان شما کمک می‌کند.
راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی
همانطور که متوجه شده‌اید انواع نرم افزار موجود در بازار برای ویژگی‌های خاص طراحی شده‌اند، بنابراین برای انتخاب بهترین نرم افزار منابع انسانی، ابتدا باید نیازمندی‌های سازمان خود را بدانید. مثلا نوع کسب و کار، تعداد تیم‌ها و پشتیبانی فنی از عوامل تعیین کننده هستند. در ادامه چند نکته اساسی که در خرید نرم افزارهای منابع انسانی دارای اهمیت هستند را بیان می‌کنیم. این نکات به دو دسته تقسیم می‌شوند؛ نیازمندی‌های شما و ویژگی‌های نرم‌افزار:
- اندازه شرکت: اولین نکته در نظر گرفتن تعداد کارمندان و پیچیدگی‌های چند بخشی سازمان شما است. در بین نرم‌افزارهای معرفی شده تعدادی برای شرکت‌های کوچک تا متوسط و برخی برای سازمان‌های بزرگ مناسب هستند.
- انعطاف‌پذیری: قابلیت سفارشی‌سازی کردن مطابق با نیازمندی‌های مدیران شرکت و کاربران باید به آسانی امکان‌پذیر باشد. میزان انعطاف‌پذیری نرم‌افزار و چگونگی ایجاد تغییرات مورد نیاز نکته‌ای است که نباید به سادگی از آن عبور کنید. در غیر این صورت ممکن است به جذب متخصص نرم‌افزار نیاز پیدا کنید.
- مقیاس پذیری: این ویژگی به شما کمک می‌کند که در حین رشد و توسعه کسب و کار نیاز به تغییر نرم‌افزار نداشته باشید. بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی قابلیت گنجایش و مدیریت اطلاعات کم تا زیاد را دارند.
اگر به فکر رشد کسب و کار هستید ویژگی مقیاس‌پذیری نرم افزار منابع انسانی را به خاطر بسپارید.
- رابط کاربری: کاربری آسان به پرسنل کمک می‌کند تا سریع‌تر و آسان‌تر با سیستم ارتباط بگیرند و کارها را پیش ببرند. در غیر این صورت ممکن است به آموزش‌‌های همیشگی و برطرف کردن اشتباهات انسانی نیاز داشته باشید.
- ادغام‌پذیری: قابلیت ادغام با سایر پلتفرم‌ها و سامانه‌ها، به تیم شما کمک می‌کند تا به صورت یکپارچه اطلاعات را به اشتراک بگذارند. این ویژگی نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی برای افزایش دقت و نظارت بر مدیریت منابع انسانی و گردش کارها حائز اهمیت است.
- خدمات پشتیبانی و آموزش: در انتخاب بهترین نرم افزارهای hrm به نوع پشتیبانی نرم‌افزار دقت کنید. پشتیبانی فنی و همچنین آموزش کار با نرم‌افزار می‌تواند بسیار از چالش‌ها را برای شما حل کند.
- قیمت: تا چه اندازه می‌خواهید هزینه کنید؟ بودجه‌ای که برای خرید در نظر گرفته‌اید باید با قیمت نرم افزار تطابق داشته باشد. اما این نکته را درنظر بگیرید که انتخاب یک نرم افزار با ویژگی‌های مناسب ارزش هزینه کردن را دارد و شما در بلند مدت سود بیشتری خواهید برد.
علی رغم دانستن این نکات شاید در زمان انتخاب بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، نتوانید به درستی استراتژی سازمان خود را در مورد مدیریت منابع انسانی تبیین کنید. در چنین مواقعی خوب است تا از کارشناسان کسب و کار و یا افراد متخصص در نرم‌افزار کمک بگیرید. بیت اند مي‌تواند با مشاوره رایگان در هر دو حوزه شما را در خرید گزینه مناسب راهنمایی کند.
جمع بندی
در این مقاله تلاش شده است تا شما را با لیست نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی آشنا کنیم و مزایا و معایب هر کدام رو مورد بررسی قرار دهیم. از این رو لیست جامعی از بهترین نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی معرفی شدند و شما می‌توانید با توجه به راهنمای خرید بهترین نرم افزار Hr را انتخاب کنید. اگر باز هم نیاز به مشاوره و راهنمایی دارید با ما تماس بگیرید. کارشناسان ما در هر لحظه آماده جوابگویی به درخواست‌های شما هستند. علاوه بر این ما در بیت اند نرم افزار منابع انسانی را که در واقع از اصلی‌ترین ماژول‌های داینامیکس 365 است؛ آن هم با ویژگی‌های منحصر بفرد و بومی‌سازی شده ارائه می‌هیم.
