تبادل الکترونیکی مکاتبات یا ECE در سال 1384 مورد استقبال تولیدکنندگان نرم افزارهای اتوماسیون اداری قرار گرفت. این پروتکل امکانات زیادی را فراهم کرد تا شرکت‌ها برای مکاتبات برون سازمانی خود نیازی به فرآیندهای فیزیکی و کاغذی نداشته باشند. در نتیجه امروزه تمامی مکاتبات لازم میان این سازمان‌ها به صورت الکترونیکی انجام می‌شود و مزایای زیادی را به دنبال دارد. روند انجام این کار نیز توسط دو نرم افزار صورت می‌گیرد که اتوماسیون اداری و دبیرخانه نام دارند. برای دریافت اطلاعات بیشتر با بیت اند همراه شوید تا شما را با پاسخ کاملی از پروتکل ECE چیست؟ آشنا کنیم.
در ابتدا بهتر است با یکی از رایج‌ترین پرسش‌ها یعنی «مخفف ECE چیست؟» آشنا شوید. در پاسخ باید بگوییم که این کلمه مخفف عبارت Electronic Correspondence Exchange است و به معنای تبادل الکترونیکی مکاتبات شناخته می‌شود. این پروتکل بر مبنای یک توافق میان تولیدکنندگان نرم افزارهای اتوماسیون اداری شکل گرفته است تا تمامی مکاتبات به صورت الکترونیکی انجام شوند. این فایل‌ها با فرمت XML ایجاد می‌شوند و در بستر وب و ایمیل قابل اشتراک‌گذاری هستند.
توجه داشته باشید که در پروتکل ارتباطی ECEشرکت‌های فرستنده و گیرنده باید دارای دو نرم افزار باشند و ایمیل‌های مورد نظر خود را برای برقراری ارتباط در اختیار یکدیگر قرار دهند. این نرم افزارها اتوماسیون اداری و دبیرخانه نام دارند و تمامی شرکت‌ها برای اجرای پروتکل باید از آن استفاده کنند. در ادامه با این دو نرم افزار بیشتر آشنا خواهید شد.
کاربرد ECE
در پاسخ به کاربرد گواهی ECE چیست؟ باید بگوییم که هدف اصلی تشکیل این پروتکل، حذف روال کاغذی و یکپارچه‌سازی مکاتبات میان تمامی سازمان‌های اتوماسیون اداری است. بنابراین ECE در از بین بردن محدودیت‌های ارتباطی میان شرکت‌ها کاربرد دارد و فرآیندهای کاغذی پیچیده را حذف می‌کند. در نتیجه مزایای دیگری را نیز به همراه خود می‌آورد که می‌توانیم به جلوگیری از مفقودی نامه‌های اداری و درخواستی و همچنین عدم تاخیر در خدمات پستی اشاره کنیم. در نهایت تمامی این کاربردها باعث افزایش بازدهی و میزان بهره‌وری سازمان‌ها می‌شوند و تأثیر بسزایی بر پیشرفت امور دارند. در زیر دیگر کاردبردهای ECE را معرفی می‌کنیم:
- دارای تکنولوژی مستقل و بستر به اشتراک‌گذاری هوشمند
- تسهیل در روند تولید، ایجاد و ثبت نامه‌ها، فایل‌ها و اسناد
- قابلیت ارسال تقاضای درخواست و دریافت پاسخ آن
- امکان امضا کردن نامه‌ها و اسناد مورد نیاز
- گردش داده‌ها به روشی ایمن با فناوری رمزگذاری اطلاعات
- کاهش خطای انسانی و عدم دقت
پروتکل ECE در اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به معنای فرآیند تنظیم و مدیریت جریان داده‌ها به صورت خودکار است؛ به طوری که هیچگونه دخالت انسانی، خطا و نادرستی وجود نداشته باشد. برای اینکه این اتفاق بیفتد، باید یک ابزار اداری مسئول جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره‌سازی، تجزیه و تحلیل و انتشار داده‌ها باشد. چنین ابزارهایی به گونه‌ای طراحی شده‌اند که قابل اعتماد باشند و در مدیریت داده‌های سازمانی محرمانه استفاده شوند. بنابراین در پاسخ به پرسش اتوماسیون اداری در تبادل الکترونیکی مکاتبات چیست؟ باید بگوییم که این ابزار برای انتقال، دریافت و گردش اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر بدون دخالت مکانیسم‌های انسانی یا عدم دقت طراحی شده است.
این ابزارها کمک فوق‌العاده‌ای به جمع‌آوری و سازماندهی داده‌ها، تجزیه و تحلیل ایمن و انجام کارهای روزمره می‌کنند. هدف اصلی از طراحی آن‌ها نیز به خودکار کردن و بهینه‌سازی تمام رویه‌ها و فرآیندهای تجاری مربوط می‌شود. در نهایت شما به راحتی می‌توانید نرم افزار اتوماسیون اداری را با سایر سیستم‌ها مانند CRM و سایر پروتکل‌ها مانند ECE ادغام کنید. در زیر با اطلاعاتی که امکان جابه‌جایی در پروتکل ECE را دارند آشنا می‌شوید:
- مشخصات شرکت فرستنده و شرکت گیرنده
- مشخصات سایر افرادی که می‌توانند نامه یا فایل را دریافت کنند.
- محتوا و موضوع نامه یا فایل ارسال شده
- تاریخ ارسال و شماره اختصاصی نامه (هر نامه‌ای که ارسال می‌شود یک شماره دارد و در اختیار فرستنده قرار می‌گیرد.)
- قابلیت مشخص کردن اولویت برای فایل‌ها مانند: معمولی، فوری، کم‌اهمیت و غیره
- امکان طبقه‌بندی فایل‌ها براساس محرمانه بودن مانند: عادی، محرمانه، عمومی و سری
- اطلاعات فایل‌ها و نامه‌های مرتبط مانند: فایل‌های پیوست، ضمیمه شده و عطف
پروتکل ECE در نرم افزار دبیرخانه
امروزه گسترش تکنولوژی و فناوری، انقلاب بزرگی در نحوه‌ی انجام امور در محیط‌های اداری و سازمانی ایجاد کرده است. سیستم‌های سنتی مانند دبیرخانه‌ها باید بتوانند به سرعت خود را با ابزارهای جدید و پیشرفته سازگار کنند و میزان کارایی را بهبود ببخشند. این کار نه تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش کیفیت می‌شود؛ بلکه از خطاها و اشتباهات کارمندان جلوگیری می‌کند. بنابراین در پاسخ به نرم افزار دبیرخانه در Electronic Correspondence چیست؟ باید بگوییم که این بخش در تمامی سازمان‌ها وظیفه‌ی ثبت و نگهداری اطلاعات، فایل‌ها و اسناد مهم را دارد. یک نرم افزار دبیرخانه سازگار با پروتکل ECE می‌بایست دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- قابلیت استفاده در بستر وب و ایمیل
- مدیریت فکس‌ها و ایمیل‌ها
- ایجاد، ثبت و بایگانی تمامی نامه‌های اداری
- ارتباط آنلاین با دیگر سازمان‌ها برای ارسال و دریافت اسناد
جمع‌بندی
به پایان مطلب رسیدیم و قصد داشتیم شما را به طور کامل با پاسخ استاندارد ECE چیست؟ آشنا کنیم. در حقیقت این عبارت به معنای پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات است و روند به اشتراک‌گذاری اسناد را آسان می‌کند. این کار برای الکترونیکی کردن مکاتبات میان سازمان‌های تولیدکننده‌ی نرم افزارهای اتوماسیون اداری صورت می‌گیرد تا دیگر نیازی به دخالت انسانی و روال کاغذی نباشد. در نتیجه میزان خطا کاهش می‌یابد، در زمان صرفه‌جویی می‌شود، مکاتبات کاغذی زمان‌بر حذف می‌شوند و در نهایت شرکت‌ها افزایش بهره‌وری خواهند داشت.
