پیاده سازی erp چیست و چگونه انجام می‌شود؟

امروزه اکثر مدیران از نیاز به استراتژی تحول دیجیتال کاملاً آگاه هستند. برای حفظ رقابت در بازار، کسب و کارها باید فرآیندهای مهم مدیریتی را در راستای افزایش کارایی، مقیاس‌پذیری و سودآوری خودکار اجرا کنند. یک سیستم ERP مدرن می‌تواند تمام این موارد را برای شما انجام دهد.

پیاده سازی ERP باید مراحل انتخاب و ارزیابی تا آموزش و پشتیبانی را در بر بگیرد. اما برای پیاده سازی سیستم  erp در سازمان چه کارهایی باید انجام دهید؟ این پروسه چقدر زمان می‌برد؟ از کجا مطمئن باشید که نرم افزار درستی انتخاب کرده‌اید. برای اینکه درک روشنی از فرآیند پیاده سازی داشته باشید نیاز است تا مراحل کار را بدانید. در ادامه خواهیم گفت که فرآیند پیاده‌‌سازی چیست و هر مرحله از این فرآیند چه نیازمندی‌هایی دارد. در مورد زمان و هزینه نیز نکات خوبی برایتان داریم. با ما همراه باشید.

 فرآیند پیاده سازی ERP چیست؟

یک سیستم ERP بسیاری از عملکردها در تمام جنبه‌های کسب و کار مانند مدیریت مالی، منابع انسانی، فروش و تولید را ادغام می‌کند. این یکپارچه‌سازی مزایایی مانند افزایش بهره‌وری و کارایی را برای سیستم به همراه دارد. پیاده‌سازی ERP فرآیند برنامه‌ریزی، پیکربندی و استقرار آن در سازمان را توصیف می‌کند. این فرآیند معمولاً برای چند ماه ادامه می‌یابد و از پیچیدگی‌هایی برخوردار است، که احتمالا برای مدیران چالش‌برانگیز خواهد بود. چرا که این سیستم بسیاری از تیم‌های مختلف را با خود درگیر خواهد کرد.

برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز پیاده سازی ERP، سازمان باید نیازهای خود را به دقت تعریف کند و نحوه طراحی مجدد فرآیندها را شفاف سازد. آزمایش‌های اولیه روی سیستم قبل از استقرار انجام شود تا ریسپانسیو بودن آن مشخص باشد. بنابراین لازم است تا کاربران به طور دقیق این پلتفرم را آزمایش کنند. پیمایش موفقیت‌آمیز تمام این مراحل طبق برنامه، نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و یک رویکرد پیاده سازی ساختاریافته و مرحله‌ای دارد.

برنامه‌ریزی مراحل پیاده سازی ERP باید با هماهنگی بخش‌های مختلف کسب‌وکار مانند مدیریت مالی، منابع انسانی، فروش و تولید باشد تا با چالش‌ها در طول پیاده‌سازی مواجه نشوید.

مهمترین مراحل پیاده سازی ERP

همانطور که گفته شد برنامه‌ریزی اولیه از اهمیت بالایی برخوردار است. پیاده سازی ERP فرآیند پیچیده‌ای است و تقسیم پیاده‌سازی به مراحل واضح با اهداف مشخص به موفقیت و کاهش ریسک‌ها کمک می‌کند. بنابراین باید طی مراحلی جهت، دامنه و ساختار پروژه را به وضوح مشخص کنید. با توجه به اینکه هر کسب‌وکاری منحصربه‌فرد است، بنابراین مراحل ممکن است بسته به شرکت تا حدودی متفاوت باشد یا همپوشانی داشته باشند.

در زیر، ما به طور مفصل در مورد مراحل چرخه عمر  پیاده سازی سیستم erp بحث خواهیم کرد. هر مرحله باید قبل از رفتن به مرحله بعدی به طور کامل تکمیل شود. این تضمین می‌کند که تمام بخش‌های فرآیند بر پایه‌های محکم ساخته شده‌اند.

1. کشف و برنامه‌ریزی اولیه

 اولین مرحله در پیاده‌ سازی erp شامل تحقیق و بررسی، راه‌اندازی یک تیم پروژه و تعریف الزامات دقیق سیستم است. تیم پروژه طیف وسیعی از نقش‌های مرتبط با پیاده‌سازی را بر عهده خواهد داشت، از جمله تدوین برنامه پروژه و تاریخ‌های هدف، اطمینان از تخصیص منابع کافی، تصمیم‌گیری در مورد محصول و طراحی و مدیریت پروژه روزمره. این مرحله خود چندین مرحله فرعی دارد:

• تیم پروژه را در سازمان انتخاب کنید. تیم پروژه معمولاً شامل یک رهبر اجرایی، مدیر پروژه و افراد متخصص از بخش‌هایی است که از سیستم استفاده خواهند کرد؛ مانند نماینده‌ بخش فناوری اطلاعات. مشارکت مدیریت ارشد برای اطمینان از دریافت منابع مورد نیاز پروژه و ارائه پشتیبانی لازم برای اجرای تغییرات در سازمان نیز حائز اهمیت است. همچنین ممکن است برای ارائه تخصص در طراحی و پیکربندی سیستم، یک مشاور خارجی یا شریک پیاده‌سازی ERP استخدام کند.
• میزان بازدهی مورد انتظار خود را مشخص کنید.
• حامی رهبری تعیین کنید تا در طول اجرای سیستم به طور منظم با کل سازمان ملاقات کند و همه را در جریان قرار دهد.
•  به کارمندان اطلاع دهید که یک سیستم مدیریت کسب و کار جدید خواهید داشت. این به آن‌ها زمان می‌دهد تا اخبار را هضم کنند، سؤالات خود را بپرسند و خود را با تغییرات جدید وفق دهند.

2. طراحی و شناسایی

 در مرحله طراحی، نیازهای دقیق و گردش کارهای فعلی برای توسعه یک سیستم دقیق ای‌آر‌ پی مشخص می‌شود. مشارکت کاربران در مرحله طراحی مهم است؛ زیرا آن‌ها درک عمیق‌تری از فرآیندهای تجاری فعلی دارند. تعریف نیازمندی‌های سامانه شامل مستندسازی فرآیندهای تجاری فعلی و شکاف‌های عملکردی در سیستم فعلی شما است. شما و تیم‌تان باید تعیین کنید که کدام فرآیندهای تجاری را می توانید بهبود بخشید و می‌خواهید سیستم ای‌آرپی جدید  چگونه کار کند. دسته‌بندی زیر به شما کمک می‌کند:

• ضروری: ویژگی‌ها یا کارکردهایی که برای فعالیت شرکت ضروری است.
• مطلوب: این توابع در صورت امکان سودمندی سیستم جدید را افزایش می‌دهند.
• نیاز فوری نیست: عملکردهایی که در حال حاضر مورد نیاز نیستند، اما به زودی ضروری خواهند بود.
• خوب است: عملکردهای غیر ضروری که کار را آسان‌تر می کنند.

بدین ترتیب اطمینان می‌یابید که کاربران از سیستم جدید استقبال و استفاده خواهند کرد. تجزیه و تحلیل کمی و کاستی یا شکاف بین بخش‌های مختلف شرکت کمک می‌کند تا نیازمندی‌های منحصر به فرد و سفارشی‌ نرم‌افزار شفاف باشد. مدیر کسب و کار می‌تواند این شکاف‌ها را به تامین‌کننده پیاده‌سازی ERP خود ارائه دهد تا راه حل‌های بالقوه‌ای تعیین شوند.

برای این مرحله می‌توانید از شرکت ارائه دهنده به خوبی راهنمایی بگیرید. در نظر داشته باشید که آنها موطفند که شما را در جهت طراحی بهترین مدل پیاده‌سازی هدایت کنند. خوب است از شرکت‌های معتبر کمک بگیرید تا با کمک کارشناسان آنها میزان هدر رفتن انرژی و منابع را به حداقل برسانید. می‌توانید از جلسات مشاوره رایگان بیت اند که با متخصصان نرم‌افزار و مدیران تجاری برگزار می‌شود، راهنمایی بگیرید.

3. انتخاب سیستم

در مراحل پیاده سازی ERP، انتخاب سیستم تصمیم حیاتی است که تیم پیاده‌سازی شما می‌تواند به آن کمک کند. فرآیند تصمیم‌گیری با توجه به چند نکته مهم انجام می‌شود:

• چه نقاط دردناکی در کسب‌وکار شما وجود دارد و کدام نرم‌افزار می‌تواند آن را برطرف کند.
• نحوه استقرار سامانه ای‌آر پی(در محل یا در فضای ابری)
• ارزیابی گزینه‌های سیستم بر اساس مقیاس‌پذیری، قابلیت استفاده، عملکرد و ویژگی‌های امنیتی
• بررسی نظرات کاربران قبلی و پرسش و پاسخ از فروشندگان نرم‌افزار در مورد پشتیبانی فنی و کاربری آن‌ها
• چه مقدار بودجه در نظر گرفته‌اید
• چقدر زمان دارید

4. توسعه و انتقال داده

 با در دست داشتن طرح واضح از آنچه برای پیاده سازی erp می‌خواهید، مرحله توسعه آغاز می‌شود. این مرحله شامل پیکربندی و در صورت لزوم، سفارشی‌سازی نرم‌افزار برای پشتیبانی از فرآیندهایی که در مراحل قبل مشخص کرده‌اید. همچنین ممکن است شامل توسعه یکپارچه‌سازی با هر یک از برنامه‌های موجود سازمان باشد که نمی‌تواند با سیستم ERP جایگزین شود.

اگر از یک سیستم در محل استفاده می‌کنید، سازمان باید سخت‌افزار و نرم‌افزار لازم را نصب کند. به موازات توسعه نرم‌افزار، تیم باید دوره‌های آموزشی کاربران را به منظور تطبیق با سیستم جدید ارائه دهد. علاوه براین، برای انتقال داده‌ها از چندین سیستم مجزا به پایگاه داده با با برنامه‌ریزی صورت گیرد. چرا که ممکن است هر کدام از قالب‌های مختلفی استفاده کنند و حاوی اطلاعات تکراری یا ناسازگار باشند. تیم پروژه باید داده‌های مهم را شناسایی کند تا داده های اضافی منتقل نشود.

5. تست و اعتبارسنجی

این مرحله شامل ایجاد و اعمال یک طرح آزمایشی دقیق است که میزان پذیرش کاربر را اندازه‌گیری می‌کند. بدین ترتیب می‌توانید تعیین کنید که آیا سیستم با نیازهای شما مطابقت دارد یا خیر یا باید اصلاحاتی انجام شود. شما همچنین باید منابع IT خود را در اینجا به کار ببرید تا بررسی شود که آیا نرم افزار جدید مطابق انتظار کار می‌کند. همچنین مطمئن شوید که تمام داده‌های شرکت کامل و به همان دقتی که در نرم افزار قبلی شما بوده، منتقل شده‌اند.

در مراحل پیاده سازی ERP، دو مرحله تست و توسعه ممکن است همزمان انجام شود. به عنوان مثال، تیم پروژه ممکن است ماژول‌ها و ویژگی‌های خاصی را آزمایش کند تا بر اساس نتایج اصلاحات یا تنظیمات ایجاد شود. مثلا ممکن است ابتدا به برخی کارمندان دسترسی داده شود تا سیستم را برای فعالیت‌های روزمره آزمایش کند.  

6. نصب و استقرار

همانطور که اشاره شد برخی از داده‌ها را می‌توان قبل از استقرار منتقل شده باشند، در حالی که اطلاعات دیگر، مانند تراکنش‌های فعلی، باید بلافاصله قبل از راه‌اندازی منتقل شوند. برخی از سازمان‌ها همه ماژول‌های سیستم ERP را به صورت همزمان مستقر می‌کنند، در حالی که برخی دیگر ابتدا بر روی ماژول‌ها یا فرآیندهای خاص با اولویت بالا تمرکز دارند. همچنین برای به حداقل رساندن ریسک، می‌توانید سیستم‌های قدیمی را به موازات پیاده‌سازی ERP جدید اجرا کنید. اگرچه با این روش هزینه کلی پروژه افزایش و بهره‌وری را کاهش می‌یابد، اما فرصت دارید تا در مدت کوتاه کارها روی روال بیافتد.

 این همان چیزی است که شما به دنبال آن بوده‌اید: روزی که سیستم راه‌اندازی می‌شود.

بنابراین هنگامی که آماده اجرای پیاده سازی ERP در شرکت خود هستید، باید انتخاب کنید با چه رویکردی همراه شوید. برای اینکه شروع به کار به بهترین وجه با سازمان شما سازگار باشد سه گزینه اصلی وجود دارد:

• سیستم جدید فعال شده و به طور انحصاری در آینده استفاده می‌شود.
•  سیستم در فازهای مختلفی فعال می شود تا اختلالات در عملیات به حداقل برسد.
• هر دو سیستم قدیمی و جدید به طور همزمان اجرا می شوند.

7. آموزش

اغلب شرکت‌های در مراحل پیاده سازی ERP می‌‌توانند آموزش‌های لازم برای یادگیری سیستم قبل و بعد از استقرار را ارائه دهند. اما علاوه بر این، خود سازمان هم باید آموزش‌های بدست آمده در مرحله توسعه را به خوبی به کار گیرد.

کارمندانی که به‌عنوان متخصص موضوع تعیین می‌کنید (اعضای تیم فناوری اطلاعات، تیم مالی و غیره) باید در طول این بخش از فرآیند پیاده‌سازی ERP، آموزش‌های تخصصی دریافت کنند، تا بتوانند به دیگران در استفاده از نرم‌افزار را آموزش دهند. به همه کاربران دیگر نیز باید آموزش داده شود که چگونه نقش‌های خود را در سیستم جدید انجام دهند.

بنابراین شرکتی را برای استقرار انتخاب کنید که برای آموزش‌ها پشتیبانی خوبی داشته باشد. به عنوان مثال شرکت بیت اند در ایران برای پیاده‌سازی تمام نرم‌افزارها دوره‌های آموزشی برگزار می‌کند و حتی جلسات مشاوره قبل و بعد از استقرار دارد.

8. پشتیبانی و به‌روزرسانی‌ها

به روزرسانی و پشتیبانی بعد از پیاده‌سازی ERP، به حفظ رضایت کاربران و اطمینان از دستیابی کسب‌وکار به مزایای مورد نظر، کمک می‌کند. تیم پروژه ممکن است در این مرحله همچنان مسئولیت سیستم را بر عهده داشته باشد، اما بیشتر روی بازخورد کاربران و تنظیم سیستم بر این اساس فعالیت خواهد داشت.  ممکن است در برخی موارد نیاز به توسعه یا تغییر پیکربندی سیستم داشته باشیم. اگر از ERP در محل استفاده می‌کنید، باید به صورت دوره‌ای به‌روزرسانی‌هایی روی نرم‌افزاری اعمال شود و حتی ممکن است نیاز به ارتقاء سخت‌افزار داشته باشید. اگر هم از یک سیستم‌های مبتنی بر ابر استفاده می‌کنید، شرکت پیاده‌ سازی ERP شما ممکن است نرم‌افزار را به طور خودکار به‌روزرسانی کند.

به همین دلیل بسیار مهم است که یک نرم‌افزار ERP را انتخاب کنید که مطابق با نیازهای شما مقیاس‌پذیر باشد. پلتفرم‌های جامع یکی از مزیت‌های پلتفرم‌های جامع قابلیت پشتیبانی فنی و خدمات است. ماژول ERP داینامیکس 365 که توسط بیت اند انجام عرضه می‌شود از جمله این پلتفرم‌ها است.

 هزینه پیاده سازی سیستم erp چقدر است؟

توجیه هزینه‌های کلان مستلزم برآورد هزینه سرمایه‌گذاری است، از صدور مجوز و پیاده‌ سازی ERP در سازمان گرفته تا آموزش کاربران و پشتیبانی و نگهداری سیستم. سپس کل هزینه با مزایای یک سیستم جدید سنجیده می‌شود.

از طرفی با توجه به نیازمندی‌های شما ممکن است هزینه پیاده سازی ERP تغییر کند. مثلا در استقرار محلی هزینه‌های خرید سخت افزار  بیشتر است؛ در حالی که مزایای سیستم‌های ابری عموماً شامل کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود. بنابراین شما با توجه به ویژگی‌های مورد نیاز، نوع پشتیبانی و دوره‌های آموزشی مبالغ متفاوتی را پرداخت خواهید کرد. به طورکلی بهبود رضایت مشتری با زمان پاسخ‌دهی سریع‌تر، افزایش تجزیه و تحلیل و گردش‌های کاری جامع‌تر و شهودی‌تر با هم ترکیب می‌شوند تا بر بازگشت سرمایه شما تأثیر بگذارند.

پیاده سازی ERP در سازمان چقدر زمان میبرد؟

مانند هر پروژه بزرگ، شما باید پیاده سازی ERP را یک مرحله در یک زمان انجام دهید. ممکن است تعداد مراحل زیاد به نظر برسد، اما این مراحل پیاده سازی ERP به یکباره اتفاق نمی‌افتند. آن‌ها در طول چرخه  اجرا و به روشی منطقی در حال پیشرفت انجام می شوند.

اگرچه اجرای یک سامانه برای هر شرکت کمی متفاوت به نظر می‌رسد، هر چرخه عمر مراحل پیاده‌سازی زمان‌بندی متفاوتی دارد. بازه زمانی تکمیل این مراحل نیز از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است و به تصمیمات شخصی شما در مورد سرعت پیشرفت کارها بستگی دارد. اما برای چشم‌انداز، اکثر پیاده‌سازی‌ها از برنامه‌ریزی تا داشتن یک سیستم کاملاً عملیاتی، در چهار ماه تا یک سال تکمیل می‌شوند.

مهم نیست که چقدر خوب برنامه‌ریزی و هماهنگی می‌کنید، پیاده سازی ERP در سازمان شما می‌تواند بیشتر از آنچه فکر می‌کنید، طول بکشد.

یک جدول زمانی برای شما یک منطقه امن ایجاد می‌کند. با این حال مراحل مختلف پیاده سازی و تعداد زیاد افراد درگیر در پروژه، به ناچار سوالات و چالش‌هایی را به وجود خواهد آورد. شما باید آماده باشید تا در حین یافتن پاسخ، برنامه روزانه خود را ادامه دهید. برنامه‌ریزی برای مشکلات از ابتدا – حتی اگر بیشتر طول بکشد – در دراز مدت برای شما مفید خواهد بود.

 پیاده سازی erp توسط شرکت بیت اند

از جمله خدمات شرکت بیت اند با عنوان سازمان فناوری‌های پویای کسب و کار، ارائه انواع ماژول و نرم‌‌افزارهای تجاری و اداری است. اساس نرم‌افزارهای بیت اند مبتنی بر پلتفرم مایکروسافت داینامیکس 365 است که به فراخور نیازهای داخلی ماژول‌ها طراحی یا بومی‌سازی شده‌اند. ماژول ERP بیت اند به صورت جامع تمام نیازمندی‌های یک کسب و کار را برآورده می‌کند.

 برای پیاده‌ سازی ERP  توسط بیت اند شما می‌توانید چند جلسه مشاوره رایگان داشته باشید تا مشخص شود که آیا به این پیاده‌سازی نیاز دارید یا نه. در مراحل بعدی با جلساتی که شما و تیم فنی و کارشناس کسب و کار خواهید داشت، صفر تا صد مراحل پیاده سازیERP را مشخص می‌کنیم. در این جلسه نیازمندی‌های کسب و کار شما با توجه به نوع آن مورد بررسی قرار می‌گیرد. ماژول‌هایی که به آن نیاز دارید و همچنین شرایط یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهای سازمان  مشخص می‌شوند.

بعد از این، مطابق با برنامه‌ریزی‌های اولیه برای پیاده سازی ERP و سایر افزونه‌های مورد نیاز اقدام می‌کنیم. تمامی نرم‌افزارهای بیت اند قابلیت سفارشی‌سازی و ادغام را دارند. بنابراین شما یک سامانه یکپارچه آن هم با تنوع محل استقرار (محلی و ابری) را در اختیار دارید که موجب افزایش بهره‌وری تیم و بازده منابع کسب و کارتان خواهد شد.

نرم‌افزار ERP بیت اند به گونه‌ای طراحی شده است که کاربران به صورت شهودی یاد بگیرند. مزیت پیاده سازی erp در سازمان شامل افزایش کارایی، مقیاس‌پذیری و سودآوری است. این مزایا امنیت شغلی و فرصت‌های جدیدی را با گسترش کسب و کار فراهم می‌کند.

جمع بندی

مراحل پیاده سازی ERP شامل تمام فرآیند شناسایی نیازمندی‌های شرکت تا انتخاب و اجرای نرم‌افزار است. علاوه بر این باید مراحل آموزش و پشتیبانی را نیز در نظر بگیرید. در این مقاله در مورد پیاده سازی ای‌آر پی در سازمان صحبت کردیم و 8 مرحله اصلی آن را به تفصیل مورد بررسی قرار دادیم. همچنین از مزیت‌هایی که در پیاده‌سازی به همراه بیت اند خواهید داشت نیز یادآور شدیم.

اگر باز هم مردد هستید و نیاز دارید با شخصی معتبر در این باره مشورت کنید با 90000365 تماس بگیرید. اگر هم الان وقت برای تماس ندارید از طریق فرم تماس با ما از مشاوره رایگان بیت اند استفاده کنید.