بدون تردید خیلی از افراد از طریق ارسال ایمیل، پیام‌ها و اطلاعات مختلفی را با دیگران به اشتراک گذاشته‌اند؛ ولی آیا تاکنون به روند انجام این کار فکر کرده‌اید؟ در حقیقت شما می‌توانید به اشتراک گذاری اطلاعات خود را با دیگران، توسط میل سرور یا ایمیل سرور (mail server) انجام دهید. در این میان سرویس گیرنده‌های ایمیل مانند Outlook و Thunderbird به شما این امکان را می‌دهند تا به حساب خود دسترسی داشته باشید. این سرویس‌ها به عنوان یک رابط گرافیکی برای ارسال اطلاعات به سرور عمل می‌کنند. بدین ترتیب سرور ورودی ایمیل اطلاعات دریافت شده را پردازش و برای ارسال آن‌ها، با دیگر سرورها ارتباط برقرار می‌کند. در ادامه برای دریافت راهنمایی بیشتر درباره میل سرور (mail server) با بیت اند همراه شوید.
قبل از هر چیزی بهتر است با پرسش رایج «سرور ورودی ایمیل چیست؟» آشنا شوید. این سرور، مرکز ارتباط ایمیل‌های شما با دیگر افراد است و وظیفه‌ی ارسال، دریافت، ذخیره و مدیریت پیام‌های الکترونیکی را دارد. به عبارتی دیگر، در پاسخ به «ایمیل سرور چیست؟» باید بگوییم که mail Server یک سیستم کامپیوتری است که علاوه‌بر انتقال و دریافت پیام‌ها، امنیت آن‌ها را نیز تامین می‌کند.
انواع میل سرور
mail server با پروتکل‌های مختلف برای دریافت، تحویل و همچنین مدیریت ایمیل‌ها کار می‌کند. این پروتکل‌ها شامل میل سرور ورودی و ایمیل سرور خروجی می‌شوند. پروتکل انتقال ساده ایمیل (SMTP) که در دسته‌ی میل سرور خروجی قرار دارد، به عنوان یک استاندارد برای ارسال و دریافت داده‌ها به ثبت رسیده است. در این میان دو روش دیگر نیز وجود دارند که شامل IMAP و POP می‌شوند. در ادامه با انواع mail Server بیشتر آشنا خواهید شد.
میل سرور ورودی (Incoming Mail Server)
سرور ورودی ایمیل شامل دو پروتکل IMAP و POP است که هر کدام عملکرد متفاوتی دارند. پروتکل POP (Post Office Protocol) تمامی پیام‌ها را از سرور دانلود و در سیستم شما ذخیره می‌کند تا در هر زمان و حتی به صورت آنلاین بتوانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید. با پروتکل POP، اتصال به اینترنت فقط برای دانلود ایمیل‌ها مورد نیاز است و در انجام دیگر فرآیندها مانند خواندن، ویرایش و حذف پیام‌ها نیازی به اینترنت ندارید. توجه داشته باشید که در این زمان، هیچ هماهنگی میان سرور و حساب ایمیل وجود نخواهد داشت. این پروتکل در صورتی مناسب است که همیشه ایمیل‌های خود را از یک دستگاه ثابت بازیابی کنید.
پروتکل IMAP (Internet Message Access Protocol) پیام‌ها در دستگاه شما ذخیره نمی‌کند و در ابتدا می‌توانید ایمیل‌ها را بدون توجه به مکان و دستگاه، دریافت و پردازش کنید. علاوه بر این، پیام‌ها می‌توانند توسط چندین کاربر به طور همزمان خوانده شوند. بنابراین افراد معینی قابلیت دسترسی به داده‌های مشخص شده را دارند. با این حال، تا زمانی که ایمیل‌ها دریافت یا ارسال می‌شوند، باید یک ارتباط مستقیم میان مشتری و سرور وجود داشته باشد. لذا IMAP زمانی مناسب است که چندین کاربر یا دستگاه نهایی به یک حساب ایمیل دسترسی داشته باشند. خوب است بدانید که در این روش از mail Server امکان بازیابی ایمیل وجود دارد.
میل سرور خروجی (Outgoing Mail Server)
پروتکل انتقال ساده ایمیل یا SMTP (Simple Mail Transfer) به سروری اطلاق می‌شود که ایمیل ها را از فرستنده به یک یا چند گیرنده مطابق با مقررات پروتکل شبکه در سراسر اینترنت ارسال می‌کند. یکی از عملکردهای مهم ایمیل سرور SMTP جلوگیری از هرزنامه با استفاده از مکانیسم‌های احراز هویت است که فقط به کاربران مجاز اجازه می‌دهد تا پیام‌های خود را تحویل دهند. برای فعال کردن این کار، اکثر سرورهای ایمیل مدرن از پسوند پروتکل ESMTP با SMTP-Auth پشتیبانی می‌کنند.
به منظور تضمین یک فرآیند منظم، server mail از خدمات مختلفی استفاده می‌کند که در زیر آن‌ها را مشاهده می‌کنید:
- Mail Transfer Agent: نرم افزار سرور پست الکترونیکی که وظیفه دریافت و ارسال ایمیل را بر عهده دارد.
- Mail Retrieval Agent: ایمیل‌ها را از سرورها بازیابی می‌کند و آن‌ها را در رایانه محلی ذخیره می‌نماید.
- Mail Delivery Agent: نرم افزاری برای ارسال پیام به حساب‌های کاربری مربوطه شناخته می‌شود که ایمیل‌ها را در صندوق‌های پستی تعیین شده مرتب می‌کند.
- Mail Filter: به طور خودکار هرزنامه‌ها و ایمیل‌ها را با بدافزارها تفکیک می‌کند.
- Message Store: این سرور به صندوق‌های پستی و ایمیل‌های موجود در آن‌ها دسترسی می‌دهد.
مزایای ایمیل سرور
ایمیل سرور مزایای مختلفی دارد که در این بخش قصد داریم شما را با آن‌ها آشنا کنیم. این مزایا شامل موارد زیر هستند:
- امنیت بیشتر
- حفاظت از اطلاعات
- رمزگذاری داده‌ها
- جلوگیری از اسپم
- کنترل هرزنامه
- سفارشی‌سازی پیام‌ها
- برندسازی
دسترسی ایمن به ایمیل
یک Mail Server سبب محافظت از پیام‌ها و رمزگذاری استاندارد داده‌های شما می‌شود. به عبارتی دیگر داشتن دسترسی امن به ایمیل تضمین می‌کند زمانی که وارد حساب خود می‌شوید تا زمانی که از آن خارج شوید، داده‌ها تحت پروتکل رمزگذاری، پردازش شوند. بسیاری از شرکت‌های میزبانی ایمیل نیز اغلب سرورهای خود را با رمزگذاری 128 بیتی ارائه می‌کنند که در طول مکالمات شما فعال است. به عبارتی دیگر، وقتی داده‌ها به سرور ارسال می‌شوند، رمزگذاری خواهند شد تا امنیت داده‌ها به ویژه آن‌هایی که محرمانه هستند به خطر نیفتد.
جلوگیری از اسپم‌ها و بدافزارها
یکی از مزایای سرور ورودی ایمیل این است که می‌تواند ایمیل‌های حاوی اطلاعات مخرب را قبل از ورود به شبکه مسدود کند. این مزیت می‌تواند اهمیت بسیار زیادی برای کسب و کارها داشته باشد؛ چرا که آن‌ها می‌توانند با استفاده از تکنیک‌های فیلتر کردن مانند لیست سیاه، لیست سفید و فهرست خاکستری، از هرزنامه جلوگیری کنند.
تقویت اعتبار برند با داشتن عملکرد حرفه‌ای
یکی دیگر از مزیت‌های Mail Server این است که ایمیل‌های شما را حرفه‌ای‌تر می‌کند و قابلیت سفارشی‌سازی دارد. حرفه‌ای بودن یک کسب و کار نیز سبب جذب افراد بیشتر به آن می‌شود و اعتبار مضاعفی به برند در میان رقبا می‌دهد. فراموش نکنید زمانی که از تخصص و حرفه‌ایی بودن یک شرکت سخنی به میان نیاید، کمتر احتمال دارد که مشتریان به آن اعتماد کنند. ولی اگر مخاطبان یک ایمیل جذاب با نام دامنه مرتبط با کسب و کار و لوگوی شما دریافت کنند؛ بیشتر جذب شما خواهند شد.
روش های افزایش امنیت میل سرور
از مهم‌ترین روش‌هایی که سبب افزایش امنیت ایمیل سرور می‌شوند می‌توانیم به استفاده از رمزهای عبور پیچیده، محدود کردن ip و فعال کردن گواهی‌های ssl اشاره کنیم. در ادامه با هر کدام از این روش‌ها برای بهبود امنیت mail Server بیشتر آشنا می‌شوید.
از رمزهای عبور قوی استفاده کنید
هکرها اغلب سعی می‌کنند با حدس زدن رمز عبور یک حساب ایمیل، آن را هک کنند. بنابراین همیشه باید از رمزهای عبور ساده خودداری کرد. همچنین بهتر است نام کاربری و رمزهای خود را هر چند وقت یک بار تغییر دهید و از استفاده از رمزهای پیش‌فرض بپرهیزید.
از IP Shielding کمک بگیرید
IP Shielding یک ویژگی امنیتی است که به شما این امکان را می‌دهد که فقط ارتباطات SMTP را که از آدرس‌های IP مرتبط با دامنه‌های تعیین شده هستند دریافت کنید. در حقیقت بهترین راه برای ایمن‌سازی ایمیل‌های خروجی از طریق احراز هویت SMTP است. با این حال، برای مشاغلی که نیاز به ارسال ایمیل از چاپگر یا دستگاه دیگری دارند که قابلیت احراز هویت را ندارد، می‌توان از IP Shielding برای حذف IP یا محدوده‌های خاص از احراز هویت استفاده کرد.
SSL را برای اطمینان از حفظ حریم خصوصی فعال کنید
برای محافظت از حریم خصوصی ایمیل‌های ارسال شده، توصیه می‌کنیم ویژگی‌های رمزگذاری SSL را برای SMTP و HTTP فعال کنید. این کار باعث افزایش امنیت Mail Server می‌شود و از نفوذ اطلاعات مخرب جلوگیری می‌کند.
قابلیت تشخیص Account Hijack را فعال کنید
اگر هکرها بتوانند رمز عبور حساب شما را حدس بزنند، می‌تواند از آن حساب برای ارسال هرزنامه استفاده کنند. برای محدود کردن توانایی ارسال هرزنامه برای سوء استفاده از یک حساب، باید گزینه تشخیص Account Hijack را فعال کنید. سپس حداکثر تعداد پیام‌هایی را که می توان در یک بازه زمانی معین ارسال کرد، وارد نمایید. پس از رسیدن ایمیل‌ها به حد مجاز، حساب غیرفعال می‌شود و به مدیر اکانت اطلاع داده خواهد شد.
جمع‌بندی
همانطور که گفتیم ایمیل‌ها برای تحویل به مقصد، یک خط مستقیم را دنبال نمی‌کنند. به طور معمول، یک ایمیل صرفا فقط از فرستنده به گیرنده منتقل نمی‌شود؛ بلکه چندین مراحل انتقالی را در طول یک فرآیند کاملا منظم طی می‌کند. عناصر اصلی در این کار نیز سرورهای SMTP هستند تا اطمینان حاصل کنند که پیام شما طبق پروتکل به گیرنده می‌رسد. این پروتکل یک Mail Server خروجی است و میل سرورهای ورودی شامل IMAP و POP می‌شوند. در ایمیل سرور POP، پیام‌ها در سیستم ذخیره می‌شوند تا به صورت آفلاین امکان دسترسی به آن‌ها را داشته باشید. پروتکل IMAP نیز پیش‌نمایش و مدیریت ایمیل‌ها بدون ذخیره‌سازی را انجام می‌دهد و امکان دسترسی چندکاربره و همچنین بازیابی داده‌ها با آن وجود دارد. به طور کلی باید بدانید که میل سرور به یک راه ارتباطی میان شما و گیرنده ایمیل اطلاق می‌شود و از نفوذ حملات هکرها و به سرقت رفتن اطلاعات نیز جلوگیری می‌کند.
