یکپارچه‌سازی نرم افزار CRM و حسابداری یک راه حل مدرن برای مدیریت کسب وکارهای تجاری است تا شما زمان اضافی برای رشد شرکت یا حتی وقت‌گذراندن با خانواده داشته باشید. این ادغام با حسابداری می‌تواند مدیریت مالی کسب و کار و تجربه مشتری را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.
اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری به شما امکان می‌دهد تا فراتر از آنچه صفحات گسترده ساده (Excel) می‌توانند انجام دهند، بروید. این کار پلتفرم‌های شما را به هم متصل و دادهها را با هم ترکیب می‌کند تا دیدی 360 از شرکت شما ارائه دهد. اما سوال اینجاست که آیا تمام نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت یکپارچه‌سازی را دارند؟ چه ملزوماتی در سیستم CRM یا نرم افزار حسابداری برای این اتصال نیاز است؟ برای درک نحوه ادغام CRM و حسابداری و مزایایی که برای کسب وکارها دارد در ادامه مطلب با بیت اند همراه شوید. علاوه بر این نرم‌افزارهای حسابداری که به درستی با پلتفرم Microsoft Dynamics 365 ادغام می‌شوند را معرفی و از مزایای این ادغام صحبت می‌کنیم.
ارتباط بین CRM و حسابداری چیست؟
به طور کلی برای اینکه بتوان دو نرم‌افزار را با یکدیگر ادغام یا یکپارچه‌سازی کرد نیاز است تا از هر دو سمت API یا وب‌سرویس را با هم مبادله شود. بدین ترتیب به سادگی می‌توان انواع اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری مختلف را انجام داد.
سیستم CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری ابزار قدرتمندی است که اطلاعات تماس و تعاملات با مشتریان بالقوه و موجود را سازماندهی می‌کند. فرآیندهای تجاری را با گردش‌کار اتوماسیون ساده‌سازی کرده و یک پایگاه یکپارچه از اطلاعات ارائه می‌دهد. در حالی که نقش نرم افزار حسابداری مدیریت عملیات و معاملات مالی شماست. این می‌تواند مواردی مانند صدور صورتحساب و فاکتورها، عملیات مالی خرید و فروش، گزارش‌ها و مدیریت موجودی را شامل شود.
اغلب پلتفرم‌های جامع سی‌آرام، هم ماژول حسابداری را در امکانات خود دارند، مانند Business Central مایکروسافت داینامیکس 365 و هم می‌توانند به نرم‌افزارهای خارج از خود متصل شوند. اما برخی دیگر صرفا به نرم‌افزار حسابرسی خارج از سامانه وصل می‌شوند. اتصال CRM به سیستم‌های حسابداری تمام عملیات فرایند فروش و مشتریان را در یک مکان گردآوری می‌کند. در ادامه در مورد تاثیرات این ادغام صحبت خواهیم کرد.
دلایل اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری
در برخی مواقع نرم افزار مدیریت مشتریان شامل قابلیت‌های حسابرسی نیست یا اینکه قابلیت حسابداری جامعی ندارد. کار کردن با دو نرم‌افزار مختلف کسب و کار را با چالش‌هایی مواجه می‌کند که علاوه بر ضرر مالی می‌تواند هویت برند را خدشه‌دار کند. در چنین مواقعی باید به فکر اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری بود.
در ادامه چند دلیل اصلی برای ادغام این دو برنامه را ذکر می‌کنیم:
1. برای کارمندان خود زمان بخرید
اگر می‌توانید از چند ساعت اضافی برای رشد کسب‌وکار یا انجام کاری با خانواده استفاده کنید، اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری بازی را به نفع شما تغییر می‌دهد. هنگامی که برنامه‌های CRM و حسابداری شما می‌توانند دادهها را بدون هیچ مانعی به اشتراک بگذارند، ورود دستی دادهها کاری بیهوده خواهد بود. به این ترتیب ساعات زیادی در طول یک روز صرفه‌جویی می‌شود که تمام اعضای تیم می‌توانند از آن برای بهره‌وری شرکت، توسعه فردی کارکنان و یا حتی زندگی شخصی خود استفاده کنند.
2. از ورود دوگانه دادهها بپرهیزید
اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری به منظور دسترسی به اطلاعات مشابه، بسیار حائز اهمیت است. چرا که در هر دو سیستم کاربران باید از اطلاعات خرید و درخواست‌ها و نتیجه پیگیری‌ها مطلع باشند. وارد کردن داده‌های یکسان در دو سیستم مختلف به وضوح زمان را تلف می‌کند. خواه این اطلاعات به صورت دستی تایپ کنید یا اینکه فایل‌های CSV دانلود و دوباره قالب‌بندی شوند و آنها را در چندین برنامه قرار دهید.
بیش از 66٪ از مشاغل کوچک، مشاغل متوسط و غیرانتفاعی گزارش می‌دهند که پردازش فاکتورها در هر ماه به طور میانگین پنج روز طول می‌کشد. اما با اتصال CRM به سیستم‌های حسابداری، می‌توانید به جای ورود و خروج از هر برنامه، تنها از یک برنامه به عنوان مرکز داده خود استفاده کنید. زمانی که یک مشتری جدید را در سی‌آرام ثبت کنید، یک نمایه جدید به طور خودکار در برنامه حسابداری شما ایجاد می‌شود.
3. خطاها و داده‌های بد محدود می‌شوند
ورود دستی دادهها خسته کننده و مستعد خطا است، به خصوص اگر اطلاعات را دو بار وارد کنید. همچنین ممکن است به طور تصادفی دادهها در مکان نامناسب یا قالب‌بندی اشتباه وارد شوند و با مشکلاتی رو‌به‌رو خواهید شد که رفع آنها دشوار است.
گزارش‌ها نشان می‌دهد که داده‌های بد در هر سال بیش از 3 تریلیون دلار برای کسب و کارهای ایالات متحده هزینه دارد. می‌توان میانگین این عدد را به سایر کشورها نیز تعمیم داد. از نگاه دیگر حدود 62 درصد از مصرف‌کنندگانی که اخیراً مورد بررسی قرار گرفتند، گفته‌اند که ارائه یک تجربه غیرشخصی از سمت برند باعث می‌شود تا وفاداری خود را از دست بدهند. متأسفانه، اطلاعات اشتباه همیشه تجربیات بدی را برای مشتریانی ایجاد می‌کند.
4. پیچیدگی سیستم‌های خود را از بین می‌برید
اگر کسب و کار شما کالا می‌فروشد یا از برنامه‌های دیگر برای ارئه خدمات استفاده می‌کند، اطلاعات حیاتی ممکن است بین سه تا پنج برنامه مختلف به اشتراک گذاشته شود. اشتراک‌گذاری این اطلاعات بین برنامهها باید به گونه‌ای باشد که در روند عملکرد یکدیگر اختلال ایجاد نکنند. به عنوان مثال، ممکن است برای یک مشتری دو حساب کاربری داشته باشید و برای او پیام یا حتی کمپین بازاریابی اشتباهی ارسال کنید. همچنین ممکن است اطلاعات حیاتی را در حین ارائه خدمات به مشتریان از دست بدهید.
یکپارچه‌سازی، تعاملات و روان بودن تبادل داده بین همه نرم‌افزارهای یک کسب و کار کار را آسان‌تر می‌کند. نمای 360 درجه کامل از کسب و کار کمک می‌کند تا در عرض چند دقیقه به کل فرآیندها دسترسی داشته باشید.
5. در هر لحظه فرآیندها را ردیابی کنید
برای کسب‌وکارهای کوچک و سازمان‌های غیرانتفاعی اندک درآمد نیز اهمیت بالایی دارد. بنابراین ردیابی نقدینگی باید آسان و لحظه‌ای باشد، تا هر ریال به طور موثر محاسبه و گسترش یابد.
مبادله دستی دادهها به سادگی این امکان را نمی‌دهد. ورود به سیستم، دانلود دادهها، قالب‌بندی آنها (فقط برای ورود به برنامه دیگر و آپلود آن) و سپس ایجاد گزارش بسیار زمان‌بر است. اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری به این معنی است که داده‌های مورد نیاز شما در هر کدام از برنامهها همیشه آماده کار خواهند بود. بسیار مهم است که یک کسب و کار جریان نقدینگی خود را برای مدیریت امور مالی و توسعه حفظ کند.
مزایای اتصال CRM مایکروسافت به نرم افزارهای حسابداری
خبر خوب اینجاست که اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری نه تنها حذف خطای انسانی احتمالی و دقت را افزایش می‌دهد، بلکه کنترل امور تکراری را تضمین می‌کند. در ادامه مزیت‌های این اتصال برای کسب وکارها را بررسی می‌کنیم.
اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری یک سرمایه گذاری ارزشمند برای نجات شرکت از هزینه گزاف داده‌های نادرست است.
1. مدیریت متمرکز دادهها
نرم افزار حسابداری از طریق یکپارچه‌سازی با CRM به کاربران اجازه می‌دهد تا به داده‌های مشتری و اطلاعات مالی در یک پلتفرم متمرکز دسترسی پیدا کرده و آن را مدیریت کنند. با داشتن تمام اطلاعات ضروری تجاری خود در یک مکان، می توانید تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و کارایی کلی را بهبود بخشید.
2. صورتحساب سفارشی‌سازی شده
اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری به کاربران امکان می‌دهد تا فاکتورهای دقیقی را بر اساس داده‌های خاص مشتری تولید کنند. با بیرون کشیدن اطلاعات به طور مستقیم از سیستم سی‌آرام، نرم‌افزار می‌تواند فاکتورهای سفارشی ایجاد کند که به طور دقیق خدمات ارائه شده و قیمت‌های توافقی را نشان می‌دهد. این فرآیند ساده صورتحساب می‌تواند به روابط مثبت با مشتری و پرداخت‌های سریع کمک کند و جریان نقدی کسب‌وکار شما را بهبود بخشد.
3. گزارشگری مالی و تجزیه و تحلیل پیشرفته
اتصال CRM به سیستم های حسابداری به کاربران اجازه می‌دهد تا گزارش‌های مالی دقیق را بر اساس داده‌های خاص مشتری تولید کنند. این گزارش‌ها می‌توانند بینش‌های ارزشمندی در مورد سودآوری مشتری، تاریخچه پرداخت و روند خرید ارائه دهند. بنابراین شما قادر خواهید بود تا تصمیمات مالی آگاهانه‌تری بگیرید و استراتژی‌های مدیریت مشتری خود را بهینه کنید.
4. تقسیم‌بندی مشتریان بهتر
با کمک اتصال CRM به حسابداری، می‌توانید درک عمیق‌تری از پایگاه مشتریان خود به دست آورید و آنها را به طور موثرتری تقسیم‌بندی کنید. این تقسیم‌بندی می‌تواند به شما کمک کند سودآورترین مشتریان خود را شناسایی کرده و تلاش‌های بازاریابی خود را به طور موثرتری هدف‌گیری کنید.
5. فرآیند جمع آوری کارآمد
جمع‌آوری اطلاعات با ارائه دسترسی همزمان کاربران به تاریخچه پرداخت مشتری، مانده‌های معوق و… را ساده‌تر می‌کند. تیم حسابداری با استفاده از این یکپارچه‌سازی می‌تواند بر پرداخت‌های معوق به طور موثرتری نظارت کند و اقدامات مناسب را برای جمع‌آوری بدهی‌ها انجام دهد. این مزیت اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری به شرکت کمک می‌کند تا در نهایت جریان نقدی و ثبات مالی کسب و کار خود را بهبود ببخشد.
6. ارتباط با مشتری شخصی
ادغام CRM با نرم افزار حسابداری به کاربران اجازه می‌دهد تا ارتباطات خود با مشتریان را بر اساس داده‌های مالی خاص شخصی‌سازی کنند. بدین ترتیب می‌توانید پیام‌های هدفمند و مرتبط ارسال کرده و روابط قوی‌تری با مشتری برقرار کنید.
7. بهبود تصمیم‌گیری
با اتصال CRM به سیستم های حسابداری خود، می توانید به انبوهی از داده‌های مشتری و اطلاعات مالی دسترسی پیدا کنید که می‌تواند بینش تجاری شما را ارتقا دهد. این تصمیم‌گیری مبتنی بر داده به تخصیص استراتژیک منابع و توسعه کلی کسب و کار منجر می‌شود.
کدام نرم افزارهای حسابداری به CRM مایکروسافت متصل می‌شوند؟
در مقالات قبلی به تفصیل در مورد مایکروسافت داینامیکس 365 و ویژگی‌های آن صحبت کردیم. این پلتفرم جامع به تنهایی می‌تواند تمام نیاز‌های تجاری و اداری را پوشش دهد؛ اما اگر نیاز دارید تا از اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید ما لیستی از این نرم‌افزارها را در زیر مرور می‌کنیم:
Business Central
منطقی است که بهترین ادغام برای یک محصول مایکروسافت، محصول دیگری از خود مایکروسافت باشد! و حتی نام‌های این محصولات نشان می‌دهند که ادغام بین Microsoft Dynamics 365 Sales و Microsoft Dynamics 365 Business Central به بهترین شکل انجام خواهد شد. در استفاده جداگانه از Business Central به عنوان یک نرم‌افزار حسابداری، یکپارچه بودن آن با سی‌آرام مهم نیست و به تنهایی نیز قابل استفاده است؛ اما اتصال CRM به حسابداری یک سامانه قدرتمند به شما می دهد.
Business Central بر روی ستون فقرات Dynamics NAV ساخته شده است، که به عنوان یک راه‌حل برای برنامه‌ریزی منابع سازمانی در شرکت‌های بزرگتر طراحی شده است. هنوز بقایایی از Dynamics NAV در Business Central وجود دارد. هرچند که منحنی یادگیری به سختی آموزش آن اشاره دارد اما این مشکل با دوره آموزشی و مشاوره قابل حل است.
بنابراین با تهیه محصولات مایکروسافت اتصال CRM به نرم افزار حسابداری از قبل انجام شده است. ویژگی‌هایی مانند مدیریت سرمایه‌گذاری، پروتکل‌های مطابق با HIPAA و نمودار حساب‌های مشترک، گردش‌کار به خوبی انجام می‌شود. همچنین معماری باز برای ترکیب Business Central با سیستم‌هایی، مانند حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.
از Business Central به 47 زبان و در بیش از 160 کشور برای گسترش تجارت خود در سطح جهانی استفاده کنید.
sage
به کمک اتصال Dynamics 365 CRM به نرم افزار حسابداری Sage، کارایی فرآیند فروش خود را افزایش دهید. این اتصال به تیم شما امکان می‌دهد که دید جامع‌تری از هر سفر و رابطه مشتری به دست آورد. در عین حال، یکپارچه‌سازی عملکردهای فروش و حسابداری، کار را برای تیم شما آسان‌تر می‌شود.
این نرم‌افزار از بزرگترین برنامه‌های مدیریت مالی در جهان است که تمام جنبه‌‌های حسابرسی کسب و کار را پوشش می‌دهد. اما اتصال crm با نرم افزار حسابداری تمام امور را آسان‌تر و دقیق‌تر به سرانجام می‌رساند. مثلا وقتی فاکتورهایی را در Microsoft CRM ایجاد می‌کنید، به‌طور خودکار در Sage نیز کپی می‌شوند، بدون اینکه کسی نیازی به تایپ مجدد آنها داشته باشد.
SAP
SAP یک پلتفرم یکپارچه‌سازی مدرن و هوشمند به عنوان سرویس iPaaS است که می‌تواند به طور یکپارچه بک‌اند دو برنامه شما را به هم متصل کند و جریان داده را در تمام سیستم‌ها، ساده و سیلوها را حذف کند. بعد از این یکپارچه‌سازی هر مورد فهرست شده در SAP Business One به عنوان محصول در Microsoft Dynamics 365 CRM آپلود می‌شود. این همگام‌سازی محصول یا اطلاعات به صورت دو سویه کار می‌کند.
نرم‌افزار مالی سایان
سایان یکی از نرم افزارهای مالی یکپارچه در کشور است که به منظور مدیریت مالی کسب‌و‌کارها طراحی شده است. این نرم‌افزار ماژول‌های حسابداری برای دریافت و پرداخت، تولید و صنعت، دارایی، انبارداری و حقوق و دستمزد و… را ارائه می‌دهد. با نرم افزار سایان به صورت تخصصی و هدفمند می‌توان منابع خود را بهینه‌سازی کرد و با ثبت و پیگیری دادهها، گزارش‌های مربوطه را به دست آورد.
این پلتفرم خدمات وب‌سرویس ارائه می‌دهد و می‌توان آن را با سیستم مدیریت مشتریان مایکروسافت ادغام کرد. با اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری مانند سایان همانطور که پیش‌تر اشاره شد امور مالی با سرعت و دقت بالاتری انجام خواهند شد.
هلو
نرم افزار حسابداری هلو بسیار شناخته شده و محبوب است. این نرم‌افزار هر آنچه که برای امور انبارداری و حسابداری نیاز دارید را فراهم می‌کند. اما برای اینکه بتوانید در صدور انواع فاکتورها و لیست خرید با دقت بالایی عمل کنید باید به دنبال اتصال CRM به نرم افزار حسابداری هلو باشید. این نرم‌افزار نیز با ارائه API به انواع سامانه‌ها از جمله پلتفرم مایکروسافت متصل شود.
سپیدار
نرم افزار حسابداری سپیدار بسته‌های مختلفی برای مدیریت امور مالی و حسابداری ارائه می‌کند. رابط کاربری خوب و قابلیت‌های نرم‌فزار که بخش‌های مالی، زنجیره تامین و خرید و فروش را پشتیبانی می‌کند از نقاط قوت آن است. این نرم‌افزار توسط شرکت بیت اند می‌تواند به CRM مایکروسافت متصل شود.
اتصال نرم افزار crm به حسابداری توسط شرکت بیت اند
پیاده‌سازی انواع ادغام‌ها برای تیم ما آسان است و غالبا نیازی به ETL، نقشه‌برداری یا کدنویسی ندارد. این هزینه‌های یکپارچه‌سازی را تا 80% کاهش می‌دهد.
همانطور که در بالا ذکر شد در صورتی که سیستم وب‌سرویس ارائه دهد تیم بیت‌اند می‌تواند آن را با داینامیکس 365 متصل کند. البته برخی از شرکت‌های دیگر از روش‌های غیر استاندار و بدون استفاده از API کار اتصال CRM به نرم افزارهای حسابداری یا حتی سایر نرم‌افزارها را انجام می‌دهند. اما تلاش تیم بیت اند در راستا به کارگیری اصولی نرم‌افزارها برای کاربران است تا با هیچگونه چالشی مواجه نشوید.
داشتن تمام اطلاعاتی که برای تیم حسابداری و بخش فروش شما مهم است در یک مکان آن هم با دسترسی آسان کمک می‌کند تا به توسعه خود سرعت بخشید. بنابراین می‌توانید از ماژول Business Central بیت اند برای امور مالی در Microsoft Dynamics 365 بدون هزینه اضافی استفاده کنید. یا هر نرم‌افزار حسابداری دیگری که مدنظر شما باشد را با مایکروسافت سی‌آر ام برایتان ادغام می‌کنیم. ما از همه چیز در پشت نرم‌افزار مراقبت می‌کنیم تا شما به آسانی به امور رشد و توسعه تیم خود برسید.
جمع‌بندی
اتصال CRM به نرم‌افزارهای حسابداری مزایای متعددی از جمله مدیریت متمرکز دادهها، بهبود صورتحساب، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل مالی و در کل بهبود فرآیندهای نقدینگی را به همراه دارد. به این ترتیب علاوه بر افزایش درآمد، ارتباطات شخصی‌سازی شده با مشتری و بهبود تصمیم‌گیری را تجربه خواهید کرد. در این مطلب از دلایل و مزیت‌های این یکپارچگی صحبت کردیم.
بیت اند نرم‌افزار CRM مایکروسافت داینامیکس 365 را با تمام ماژول‌های کابردی عرضه می‌کند. برای استفاده از ماژول Business Central یا اتصال هر نرم‌افزار حسابداری به مایکروسافت سی‌آر ام با بیت اند تماس بگیرید. می‌توانید برای مشورت یا راهنمایی نیز از طریق وب‌سایت یا شماره 90000365 با کارشناسان ما صحبت کنید.
