تفاوت نرم افزار حسابداری با ERP چیست؟

تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری چیست؟ ERP و نرم افزار حسابداری هر دو از جمله برنامه‌هایی هستند که برای افزایش سرعت فرآیندها در سازمان‌های مختلف استفاده می‌شوند. ERP نسبت به نرم افزار حسابداری برنامه‌ای جامع‌تر است که امکانات زیادی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

ERP، امکانات نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی را در بین مجموعه قابلیت‌های خود دارد؛ اما برای انتخاب درست باید سایر امکانات آن، هزینه‌های استقرار و نگهداری را نیز در نظر بگیرید. آشنایی کامل از تفاوت نرم افزار حسابداری با ERP به مدیران و ذی‌نفعان هر کسب‌وکار کمک می‌کند تا انتخاب درستی داشته باشند. در ادامه این مقاله از بیت اند با ما همراه باشید تا شما را با اصلی‌ترین تفاوت نرم افزار حسابداری و ERP در بخش‌ها و کاربردهای مختلف بیشتر آشنا کنیم.

نرم‌افزار ERP چیست؟

در بررسی تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری در ابتدا بهتر است با هر یک از این برنامه‌ها و قابلیت‌های آن‌ها به صورت کاربردی، آشنا شوید. Enterprise Resource Planning که ترجمه آن برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌شود، نرم‌افزاری چندوجهی یا پلتفرمی است که کسب‌وکارها می‌توانند برای مدیریت و ادغام بخش‌های مختلف سیستم داخلی خود از آن استفاده کنند. ادغام و مدیریت بخش‌های مختلف توسط ای‌آرپی کمک می‌کنند تا خطاهای سازمانی کمتر شوند.

به زبان ساده ERP یا نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی مانند یک نخ تسبیح، اطلاعات و داده‌های بخش‌های مختلف یک سازمان را به هم مرتبط می‌کند. با وجود سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، هر بخش در کنار حفظ استقلال خود، به اطلاعات بخش‌های دیگر نیز دسترسی دارد. برای مدیریت بهتر، این دسترسی را می‌توان در سطوح مختلف تعریف کرد تا هر فرد با توجه به موقعیت خود، امکان استفاده از اطلاعات سازمانی را داشته باشد.

این برنامه بخش‌های مختلف را به صورت یکپارچه به هم متصل می‌کند؛ به همین دلیل می‌تواند از انجام کارهای تکراری و خرید نرم‌افزارهای پرهزینه برای بخش‌های مختلف جلوگیری کرد.

مزایای نرم افزار ERP

شرکت‌های مختلف از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به دلایل متفاوتی چون گسترش، کاهش هزینه‌ها، بهبود عملیات و… استفاده می‌کنند. مزایای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای کسب‌وکارها می‌تواند بسیار متفاوت باشد؛ اما مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• بهبود دقت و بهره‌وری
• بهبود تصمیم‌گیری
• سرعت و دقت بالا در تدوین گزارش‌ها
• ابزارهای یکپارچه‌سازی برای بهبود همکاری بخش‌های مختلف
• مدیریت زنجیره تأمین (SCM) (مدیریت موجودی، پیش‌بینی تقاضا و تدارکات)
• مقیاس‌پذیری
• مدیریت ارتباط با مشتری
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت مالی (حسابداری، بودجه‌بندی و ارائه گزارش مالی)
• مدیریت پروژه‌ها
• مدیریت ریسک و انطباق

یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی نمی‌تواند ناکارآمدی‌های مدیریتی یک کسب‌وکار را از بین ببرد یا همه چیز را درست کند. در کنار استقرار سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی باید نقاط ضعف و نحوه سازماندهی، شناسایی و برطرف شوند.

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم‌افزارهای حسابداری، نوعی برنامه کامپیوتری برای مدیریت فعالیت‌های مالی هستند. بخش‌های مالی، تیم‌های حسابداری و حسابداران از این نرم‌افزارها برای سازمان‌دهی و دسترسی به اطلاعات مالی مهم استفاده می‌کنند. در بررسی تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری باید به این نکته تاکید کنیم که این نرم‌افزار، فقط بر فعالیت‌های مالی یک شرکت متمرکز است.

نرم‌افزار حسابداری تمامی تراکنش‌های مالی از جمله خرید، فروش‌، پرداخت‌ و دریافت‌ها را ثبت می‌کند. این تراکنش‌ها در دفترکل (General Ledger) ذخیره می‌شوند و مبنای گزارش‌های مالی قرار می‌گیرند.

نرم‌افزار حسابداری در مدیریت پرداخت‌ها به تأمین‌کنندگان و دریافت‌ها از مشتریان کمک می‌کند. این ابزارها امکان پیگیری و مدیریت دقیق بدهی‌ها و مطالبات به بخش حسابداری می‌دهد. بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری دارای ویژگی‌های مدیریت موجودی هستند که به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند تا سطح موجودی کالاها را پیگیری و مدیریت کنند. این ویژگی برای کسب‌وکارهایی که با کالاها سروکار دارند، بسیار مهم است.

نرم‌افزارهای حسابداری به طور معمول ابزارهایی برای محاسبه و پرداخت مالیات، حقوق و دستمزد، ارسال فاکتور و تهیه گزارش دارند.  این نرم‌افزارها دارای ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای هستند که از اطلاعات مالی حساس کسب‌وکار محافظت می‌کنند. همچنین، می‌توان دسترسی به اطلاعات را برای کاربران مختلف محدود کرد.

مزایای نرم افزار حسابداری

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری دارای مزایای بسیاری است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مدیریت مالی خود را بهبود بخشند و عملیات مالی را به طور کارآمدتری انجام دهند. از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• صرفه‌جویی در زمان
• دسترسی آسان به اطلاعات مالی
• گزارش‌دهی مالی بهتر و سریع‌تر
• مدیریت بهتر جریان نقدی
• سهولت در انطباق با قوانین مالیاتی
• یکپارچگی داده‌ها و هماهنگی با سایر بخش‌ها
• امنیت اطلاعات مالی
• کاهش هزینه‌ها

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری می‌تواند بهره‌وری و کارایی مالی یک کسب‌وکار را بهبود بخشد و به مدیران کمک کند تا با اطمینان بیشتری تصمیم‌گیری کنند. برخی کاربران وجود کمبودها و اشتباهات در این نرم‌افزارها را نیز گزارش کرده‌اند.

بررسی 10 تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی طیف گسترده‌ای از قابلیت‌ها را در اختیار کاربران قرار می‌دهند و از نرم افزار حسابداری بسیار جامع‌تر هستند. در ادامه این تفاوت‌ها را بیشتر بررسی می‌کنیم:

1. تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری از نظر اهداف و کاربردها

نرم افزار حسابداری روی تراکنش‌های مالی به‌عنوان یک سیستم مجزا تمرکز دارد؛ بنابراین وظایف آن بر سازماندهی و اجرای استراتژی‌های مالی، جریان نقدی، کاهش ریسک مالی و سیستم‌های مدیریت بدهی متمرکز است.

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک سیستم جامع و یکپارچه است که علاوه بر مدیریت امور مالی، تمامی جنبه‌های دیگر کسب‌وکار مانند مدیریت زنجیره تأمین، تولید، منابع انسانی، فروش، خرید، پروژه‌ها و… را نیز پوشش می‌دهد. سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی تمامی این فرایندها را در یک سیستم یکپارچه ترکیب و داده‌های مشترکی بین آن‌ها ایجاد می‌کند. در این راستا سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای ردیابی، ارزیابی و بهینه‌سازی بسیاری از عوامل کسب‌وکار از جمله برنامه کارمندان، حقوق و دستمزد، روابط با مشتری، تولید، تضمین کیفیت و انطباق، مناسب‌تر است.

2. راه‌اندازی ERP و هزینه‌ها در مقایسه با نصب نرم افزار حسابداری

نرم‌افزارهای حسابداری، عموماً ارزان‌تر و پیاده‌سازی آن‌ها ساده‌تر است. این نرم افزارها نیاز به آموزش پیچیده‌ای ندارند و راه‌اندازی آن سریع‌تر انجام می‌شود؛ در مقابل، پیاده سازی erp و نگهداری از آن هزینه‌بر و پیچیده‌تر است. در تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری باید به نیاز تحلیل فرایندها، تنظیمات پیچیده و آموزش گسترده‌ای که باید برای ای‌آرپی صرف شود اشاره داشت. علت اصلی این موضوع نیز جامعیت و چند وجهی بودن سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی است که نیاز به چندین نرم‌افزار را  برطرف می‌کند.

3. تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری در سفارشی‌سازی و انعطاف‌پذیری

نرم‌افزار حسابداری به طور معمول دارای ساختار ثابت و از پیش تعیین‌شده‌ای است؛ درنتیجه قابلیت سفارشی‌سازی محدودی دارد. برخی از نرم‌افزارهای حسابداری ممکن است اجازه تنظیمات مختصری مانند ایجاد گزارش‌های سفارشی یا تغییر قالب فاکتورها را بدهند؛ اما انعطاف‌پذیری آن‌ها در مقایسه با سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی کمتر است. این تفاوت ERP با نرم افزار حسابداری باعث شده تا شرکت‌های بزرگ که نیاز به شخصی‌سازی فرایندهای خود را دارند، استفاده از ای‌آرپی را ترجیح دهند.

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به طور گسترده‌ای قابل سفارشی‌سازی هستند و می‌توانند برای تطبیق با فرایندهای خاص سازمان تغییر کنند. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرایندهای موجود خود را در سیستم پیاده‌سازی و حتی سیستم را برای پشتیبانی از تغییرات در آینده تنظیم کنند.

4. مدیریت روابط مشتری (CRM) در سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی

نرم‌افزار حسابداری به طور معمول فاقد قابلیت‌های مدیریت روابط مشتری (CRM) است و بیشتر بر مدیریت مالی تمرکز دارد. در صورت نیاز به قابلیت‌های CRM، سازمان‌ها باید از نرم‌افزارهای جداگانه استفاده کنند.

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی، قابلیت‌های CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) را نیز در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. با استفاده از این قابلیت، شرکت‌ها می‌توانند بدون نیاز به برنامه‌ای دیگر و صرف هزینه، روابط با مشتریان را مدیریت و فروش‌ها را پیگیری کنند و خدمات پس از فروش را بهبود بخشند. بخش مدیریت ارتباط با مشتریان به طور یکپارچه با دیگر بخش‌های سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی کار می‌کنند و برجسته‌ترین تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری است. برای آشنایی بیشتر می‌توانید مقاله «نرم افزار crm چیست؟» را در وبلاگ بیت اند مطالعه کنید.

5. گستردگی ماژول‌ها و قابلیت‌ها دیگر تفاوت نرم افزار حسابداری با ERP

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی دارای ماژول‌های مختلف برای تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، منابع انسانی، تولید، مدیریت زنجیره تأمین، فروش، بازاریابی و خدمات مشتریان است. این ماژول‌ها به طور یکپارچه عمل می‌کنند و داده‌ها بین آن‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود.

نرم‌افزار حسابداری، محدود به ماژول‌های مالی و حسابداری است و ممکن است امکانات اضافی مانند مدیریت حقوق و دستمزد یا مدیریت موجودی را نیز داشته باشد که این قابلیت‌ها در مقابل نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی بسیار ناچیز است.

6. تفاوت نرم افزار حسابداری با ERP از نظر مقیاس

نرم‌افزار حسابداری، برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مناسب است که نیاز به مدیریت مالی ساده دارند. سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای سازمان‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر که نیازمند مدیریت و هماهنگی بین بخش‌های مختلف هستند، طراحی شده است. سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند تمامی نیازهای یک سازمان بزرگ را پوشش و نیاز به سایر برنامه‌ها و نرم‌افزارها را کاهش دهد.

7. تفاوت در گزارش‌دهی و تحلیل

نرم‌افزار حسابداری گزارش‌های مالی و حسابداری را به خوبی ارائه می‌دهد و برای تحلیل‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی علاوه بر گزارش‌های مالی، گزارش‌های جامع‌تری از کل فرایندهای سازمان ارائه می‌دهند که شامل داده‌هایی از تمامی بخش‌ها است. این سیستم‌ها ابزارهای تحلیلی پیچیده‌تری دارند که به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک می‌کنند.

8. تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری در مدیریت پروژه‌ها

سیستم مدیریت منابع سازمانی، دارای ماژول‌های مدیریت پروژه است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا پروژه‌ها را از ابتدا تا انتها مدیریت و هزینه‌ها را پیگیری کنند. این قابلیت باعث می‌شود که مدیران، امکان تخصیص منابع را به طور کارآمد را داشته باشند. این ماژول‌ها به‌صورت یکپارچه با بخش‌های دیگر این نرم‌افزار چند وجهی کار می‌کنند و اطلاعات مالی، منابع انسانی و زمان‌بندی پروژه‌ها را در اختیار افراد قرار می‌دهند.

نرم‌افزار حسابداری به طور خاص برای مدیریت پروژه‌ها طراحی نشده است و اگرچه ممکن است برخی قابلیت‌های مرتبط با پروژه را داشته باشد؛ اما این ویژگی‌ها به طور معمول بسیار محدود هستند.

9. مدیریت منابع انسانی (HRM)

نرم‌افزار حسابداری، به طور معمول فاقد ابزارهای جامع مدیریت منابع انسانی است. این برنامه ممکن است تنها دارای قابلیت‌های پایه‌ای مانند محاسبه حقوق و دستمزد باشد.

در تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری باید به قابلیت‌های مدیریت منابع انسانی در ای‌آر پی اشاره کرد. این قابلیت‌ها شامل جذب و استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، مدیریت حقوق و دستمزد و دیگر فرایندهای مرتبط با نیروی انسانی می‌شوند. این ماژول‌ها با دیگر بخش‌های سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی مانند مالی و CRM یکپارچه هستند و داده‌ها را به طور مشترک استفاده می‌کنند.

10. تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری در تعامل با فناوری‌های نوین

نرم‌افزار حسابداری، تعامل محدودی با فناوری‌های نوین مانند هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین (ML)، اینترنت اشیا (IoT) و تحلیل‌های پیشرفته دارد. بسیاری از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی مدرن با فناوری‌های نوین یکپارچه هستند و از آن‌ها برای بهبود کارایی، پیش‌بینی روندها و بهبود تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند. در این مورد ممکن است که ای‌آرپی از تحلیل‌های پیشرفته برای پیش‌بینی تقاضا یا از اینترنت اشیا برای مدیریت هوشمندانه زنجیره تأمین استفاده کند.

باتوجه ‌به بررسی تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری می‌توان نتیجه گرفت که استفاده از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی برای کسب‌وکارها مزیت‌های زیادی دارد؛ اما به دلیل یکپارچگی در کل سازمان باید از یک سیستم قابل‌اعتماد و آزموده استفاده کرد. سیستم داینامیک 356 مایکروسافت یک ERP قابل اعتماد است که شرکت‌های بزرگ دنیا مانند کوکا کولا، HP و Adobe از آن استفاده می‌کنند.

شرکت بیت اند Microsoft Dynamics 365 ERP را به صورت فارسی و سفارشی شده برای استفاده شرکت‌های ایرانی توسعه داده است. با استفاده از داینامیک 365 بیت اند شرکت‌های متوسط و بزرگ می‌توانند مدیریت بخش‌های مختلف خود را به طور کامل زیر نظر بگیرند و نواقص خود را رفع کنند.

سوالات متداول درباره تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری

جمع‌بندی

در این مقاله، تفاوت ERP و نرم افزار حسابداری را از نظر ویژگی‌های مختلف بررسی کردیم. اگر هنوز هم برای انتخاب درست بین ERP و نرم افزار حسابداری دچار تردید هستید می‌توانید از طریق چت آنلاین یا دکمه مشاوره رایگان، سوالات و ابهامات خود را از ما بپرسید. کارشناسان بیت اند آماده هستند تا شما را برای انتخاب بهتر راهنمایی کنند.