نرم افزار CRM بهتر است یا اکسل؟ مقایسه جامع

صاحبان کسب‌وکار تلاش می‌کنند تا جایی که امکان دارد، هزینه‌های خود را کاهش دهند. یکی از اولین ایده‌ها، استفاده از ابزارهای رایگان به‌جای نرم‌افزارها و ابزارهایی است که باید خریداری شوند. برای مثال بسیاری از مشاغل، حتی کسب‌وکارهای بزرگ، برای مدیریت ارتباط با مشتری و جمع کردن داده‌ها و اطلاعات مشتریان از فایل اکسل استفاده می‌کنند. در حالی که برای این کار نرم‌افزارهای CRM طراحی شده‌اند و امکاناتی بیشتر و کاربردی‌تری نسبت به اکسل ارائه می‌دهد. اگر شما هم در مرحله‌ی پیدا کردن یک روش برای ثبت اطلاعات مشتریان و استفاده از این داده‌ها در راستای رونق کسب‌وکار خود هستید، احتمالا سر دوراهی استفاده از فایل اکسل یا نرم افزار CRM قرار گرفته‌اید. در ادامه در مورد هر دو روش و مزایا و معایب هرکدام بیشتر بخوانید تا با مقایسه فایل اکسل یا CRM، بهتر بتوانید تصمیم بگیرید.

فایل اکسل CRM چیست؟

نرم‌افزار Excel از جمله نرم‌افزارهای صفحه گسترده‌ی مایکروسافت است که برای ورود اطلاعات و دسته‌بندی آن به ‌شکل جدول و نمودار و… استفاده می‌شود. این نرم‌افزار از فرمول‌های ساده و پایه برای محاسبه‌ی داده‌های عددی و تحلیل آن‌ها در قالب نمودار استفاده می‌کند.

بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و نوپا از فایل اکسل برای جمع‌آوری اطلاعات مشتریان استفاده می‌کنند. در واقع فایل اکسل به نوعی CRM یا نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان تبدیل می‌شود که حاوی اطلاعات ضروری از مشتری مثل تاریخ خرید، تاریخ اولین و آخرین تماس، اطلاعات تماس و… است. با توجه به تعداد مشتری‌ها و اطلاعاتی که از هر مشتری ثبت می‌کنید، فایل اکسل می‌تواند برای ثبت اطلاعات مشتریان کافی باشد. اما این برای کسب‌وکارهایی است که تعداد محدودی مشتری (کمتر از  ۱۰۰نفر ) دارند. بزرگترین تفاوت crm و اکسل این است که فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان قابلیت مقیاس‌پذیری ندارد.

 دانلود فایل اکسل CRM

برای اینکه با فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان آشنا شوید و بررسی کنید که نرم افزار CRM بهتر است یا اکسل، نمونه فایل زیر را دانلود کنید. این فایل متناسب با نیاز شما قابل تغییر است. یعنی می‌توانید ستون‌هایی را به آن اضافه و متناسب با نیاز خود از آن استفاده کنید.

نمونه فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان

در تصاویر زیر می‌توانید یک نمونه فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان را ببینید. همان طور که می‌بینید این فایل چند تب مختلف برای دسته‌بندی اطلاعات مشتری دارد. ورود تمام این داده‌ها دستی انجام می‌شود. در یکی از تصاویر می‌توانید مشاهده کنید که حتی مشخص کردن اولویت رسیدگی به یک مشتری، به صورت دستی انتخاب می‌شود.

آیا می‌توان برای ثبت اطلاعات مشتریان از اکسل استفاده کرد؟

یکی از کاربردهای اصلی اکسل جمع‌آوری داده‌ها و نمایش آن‌ها در قالب نمودار و جدول است. پس برای ثبت اطلاعات مشتری هم می‌توانید از این نرم‌افزار استفاده کنید. اما نکته‌ای که نباید فراموش کنید، تعداد مشتری‌ها و میزان اطلاعاتی است که از هر مشتری نیاز دارید. فایل اکسل با اضافه کردن داده‌ها به شکل آمار و ارقام کار می‌کند. تمام داده‌ها به‌صورت دستی وارد می‌شوند. مرحله‌ای که مشتری در آن حضور دارد، اولین تماس و آخرین تماس، میزان رضایت و… همگی باید توسط نیروی فروش ثبت شود. این وظایف که بیشتر آن‌ها در CRM به صورت خودکار انجام می‌شود، برای تعداد محدودی مشتری قابل اجرا است. اما وقتی مشتریان شما بیشتر باشد چطور؟ فایل اکسل یا CRM کدام‌یک بهتر است؟

در صورت افزایش تعداد مشتریان، باید تمام وقت خود را صرف ورود داده و بررسی صحت آن بکنید. در حالی که با نرم افزار ارتباط با مشتری crm بیشتر وقت شما صرف فروش و تحلیل آمار مشتریان می‌شود. پس می‌توان برای ثبت اطلاعات مشتریان از اکسل استفاده کرد اما در صورتی که تعداد مشتری‌های شما و اطلاعاتی که از آن‌ها ثبت می‌کنید، بسیار محدود باشد.

آیا فایل اکسل CRM برای مدیریت ارتباط با مشتری مناسب است؟

بزرگ‌ترین سوال کسب‌وکارها در ابتدای مسیر این است که فایل اکسل یا نرم افزار CRM را انتخاب کنیم؟ فایل اکسل CRM یک فایل حاوی داده‌های مشتریان است. این داده‌ها شامل اطلاعات آماری و عددی است؛ یعنی شماره تماس، آدرس، ایمیل، تعداد خرید، تاریخ خرید و… با اکسل نهایتا می‌توانید جدول‌ها و نمودارهایی از این اطلاعات پایه در اختیار داشته باشید.

مدیریت ارتباط با مشتری فراتر از جمع کردن این اطلاعات پایه است. در نرم‌افزار CRM به تمام ابزارهای لازم برای تحلیل اطلاعات، برقراری تماس با مشتریان، پیگیری تماس‌ها، بررسی وضعیت مشتری در قیف فروش و… دسترسی دارید؛ امکانات و ابزارهایی که در اکسل وجود ندارد.

معایب و محدودیت های اکسل

با توجه به گفته‌های بالا در مورد فایل اکسل یا نرم افزار CRM، استفاده از اکسل در ابتدای راه برای کسب‌وکارهای کوچک انتخاب خوبی است. اما با گذر زمان و رشد کسب‌وکار، در نهایت تمام مشاغل به استفاده از سی آر ام روی می‌آورند و معمولا بازه‌ی ۵ سال اول شروع یک کسب‌وکار تغییر از اکسل به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری را خواهیم داشت. در ادامه به چند مورد از محدودیت‌های اکسل اشاره می‌کنیم که باعث می‌شود در انتخاب بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM، در نهایت CRM را برگزینیم.

1. پایگاه داده غیرمتمرکز  

هنگامی که CRM را در اکسل ایجاد می‌کنید، احتمال بدهید که داده‌های شما نادرست باشند یا موارد تکراری داشته باشند. مثلا ممکن است به طور تصادفی یک سرنخ جدید در سیستم خود اضافه کنید که حتی از وجود آن بی اطلاع هستید.

برخلاف CRM، حجم داده‌های اکسل در چندین صفحه‌گسترده‌ی «ناهمگام» پراکنده می‌شود و فاقد به‌روزرسانی‌ درلحظه است. در نتیجه کاربران یا همان نمایندگان فروش ممکن است روی فایل‌هایی کار کنند که با اطلاعات جدید، به‌روز نشده باشند. یا کارکنان شما روی نسخه‌های مختلفی از یک فایل کار کنند. بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM، نرم‌افزار سی آر ام است که داده‌ها را متمرکز و دسته‌بندی‌شده در اختیارتان می‌گذارد.

2. گزارش‌گیری پیشرفته و آنالیز داده‌ها

هر دو ابزار CRM و Excel گزارش و تجزیه و تحلیل ارائه می‌دهند؛ اما وقتی صحبت از تجزیه و تحلیل داده‌های پیچیده می‌شود، بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM ، اکسل به دلیل غیر شهودی بودن، عدم یکپارچگی با سیستم‌های داده خارج از اکسل و ارائه‌ی گزارش‌ها و محاسبات پیچیده دچار نقص است.

3. عدم تولید سرنخ

اکسل قابلیت ادغام با ابزارهای بازاریابی را ندارد. در نتیجه نمی‌تواند اطلاعات سرنخ را از زمان ورود به وبسایت تا مراحل بعدی خرید ذخیره کند. در نتیجه با اکسل نمی‌توانید کارهایی مثل دسته‌بندی سرنخ‌ها و مشخص کردن مشتریان احتمالی را انجام دهید. تمام این اقدامات فقط با نرم‌افزار سی آر ام قابل اجرا است. بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM فقط نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری امکان پیگیری و تولید سرنخ را دارد.

4. عدم تولید سرنخ

اکسل قابلیت ادغام با ابزارهای بازاریابی را ندارد. در نتیجه نمی‌تواند اطلاعات سرنخ را از زمان ورود به وبسایت تا مراحل بعدی خرید ذخیره کند. در نتیجه با اکسل نمی‌توانید کارهایی مثل دسته‌بندی سرنخ‌ها و مشخص کردن مشتریان احتمالی را انجام دهید. تمام این اقدامات فقط با سی آر ام قابل اجرا است. بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM فقط نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری امکان پیگیری و تولید سرنخ را دارد.

5. فاقد امکان ذخیره‌سازی داده

اکسل برای ذخیره‌سازی داده‌های بزرگ طراحی نشده است. این نرم‌افزار بیشتر به‌عنوان ابزاری عمل می‌کند که در آن حجم داده‌های کوچک را می‌توان به صورت دستی وارد و تجزیه و تحلیل کرد. با این حال، با وارد کردن داده‌های بیش از حد، مشکلات عملکردی در اکسل به وجود می‌آید و اگر داده‌ها پاک شوند، کاربران نمی‌توانند در بیشتر موارد آن را بازیابی کنند. پس بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM برنده‌ی نهایی سی آر ام است.

6. نداشتن امکان مدیریت پروژه

اکسل به‌عنوان نرم افزار مدیریت پروژه ساخته نشده است. البته در این نرم‌افزار می‌توانید یادداشت‌ها و نظرات خود را برای اعضای تیم بگذارید، اما برای برقراری ارتباط آنی و در لحظه، باید از کانال‌های ارتباطی دیگر استفاده کنید. در اکسل می‌توانید پیشرفت پروژه را در سطح بسیار ابتدایی پیگیری کنید چون فاقد ویژگی‌های پیچیده مانند مدیریت منابع یا به‌روزرسانی خودکار پروژه است.

7. عدم امکان همکاری درلحظه و امکانات اشتراک داده

اکسل زمانی که چندین کاربر هم زمان از آن استفاده کنند، دچار ناهماهنگی داده‌ها می‌شود. یعنی چند کاربر هم‌زمان نمی‌توانند با هم روی پروژه‌ای همکاری کنند. در این شرایط مشکلاتی مثل تضاد داده‌ها یا ورود داده‌های تکراری رخ می‌دهد. علاوه براین، همکاری و به اشتراک گذاری داده‌ها در اکسل روی سیستم‌های مختلف مثلا موبایل، چالش‌برانگیز است.

جدول مقایسه فایل اکسل یا نرم افزار CRM

در جدول زیر می‌توانید مقایسه‌ای بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM را مشاهده کنید. در این جدول برای مقایسه CRM و اکسل فاکتورهای مختلف در هر دو بررسی شده است. با توجه به نیاز کسب‌وکار خود می‌توانید فایل اکسل یا نرم افزار CRM را انتخاب کنید.

مزایای نرم افزار CRM نسبت به برنامه اکسل

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری به‌خاطر ویژگی‌های زیر که در برنامه‌ی اکسل وجود ندارد، انتخاب بهتری برای مدیریت ارتباط با مشتریان است. این ویژگی‌ها برای حفظ مشتری مورد نیاز است. فقدان هرکدام می‌تواند بخشی از کسب‌وکار را با مشکل مواجه کند. با سی آر ام به امکانات زیر دسترسی دارید که در اکسل ممکن نیست.

۵. ادغام با سایر نرم‌افزارها

نرم‌افزارهای CRM با بسیاری از نرم‌افزارهای دیگر  مرتبط با کسب‌وکار ادغام می‌شوند. اکسل این قابلیت را ندارد و فقط ابزاری برای جمع‌آوری داده است. اتصال به سیستم‌های اتوماسیون بازاریابی، اتصال به شبکه‌های اجتماعی، سیستم نرم افزار بازاریابی تلفنی و… از ویژگی‌های CRM است که در اکسل نیست. نرم افزار مایکروسافت dynamics 365 که بیت اند ارائه می‌دهد؛ این قابلیت را دارد که با ادغام ماژول‌های مختلف برای انجام فرایندهای کسب‌وکار، می‌تواند نرم‌افزار شما را توانمندتر کند. یکپارچه‌سازی از مهم‌ترین برتری‌های این نرم افزار به شمار می‌رود.

چرا باید به جای فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان از CRM استفاده کنیم؟

فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان در واقع یک دفترچه یادداشت بزرگ است که اطلاعات مربوط به هر مشتری در آن ثبت می‌شود. بیشتر از این نمی‌توانید روی فایل اکسل حساب کنید. در مجموع به فایل اکسل باید مثل یک پایگاه داده نگاه کنید. برای استفاده از داده‌ها به ابزارهای تحلیل نیاز دارید. خود داده‌ها به‌تنهایی کافی نیستند.

علاوه‌بر این، ورود داده‌ها به فایل اکسل به‌صورت دستی انجام می‌شود و امکان خطا در آن زیاد است. مهم‌ترین تفاوت crm و اکسل، قابلیت خودکارسازی بسیاری از فرایندها است که درصد خطا را کاهش می‌دهد. یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار CRM بیت‌اند، اتوماسیون فرایندها است. این اتوماسیون در نهایت به بهبود بهره‌وری و رشد کسب‌وکار منجر می‌شود.

۷ دلیل حیاتی که باید نرم افزار CRM را جایگزین اکسل کرد!

با وجود همه این تفاسیر باز هم بعضی از کسب‌وکارها در مورد انتقال داده‌ها از اکسل به CRM و انتخاب بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM دچار شک و تردید می‌شوند. بیشتر آن‌ها به هزینه‌های استفاده از نرم‌افزار فکر می‌کنند اما دلایل زیادی برای این تغییر بزرگ وجود دارد که ارزش هزینه کردن را دارند. اگر هنوز برای انتخاب بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM شک دارید، در ادامه می‌توانید دلایل برتری نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری را بخوانید.

۱. پایگاه داده متمرکز

CRM دسترسی بهتر به داده‌های مشتری را تسهیل می‌کند. در این پلتفرم می‌توانید تمام داده‌های مشتریان خود را به ‌صورت متمرکز ذخیره کنید و در صورت نیاز به اعضای تیم خود دسترسی بدهید. از آنجا که تمام داده‌های مشتری شما روی یک پلتفرم متمرکز است، می‌توانید از هر دستگاهی به آن دسترسی داشته باشید.

۲. ادغام آسان

با یکپارچه‌سازی می‌توانید آن را با سایر برنامه‌های کاربردی تجاری، مانند ایمیل، رسانه‌های اجتماعی و… ادغام کنید. بنابراین نرم افزار شما می‌تواند در صورت نیاز به‌طور خودکار داده‌ها را از این برنامه‌ها جمع‌آوری کند. نیازی نیست که اعضای تیم زمانی را برای ورود اطلاعات صرف کنند؛ کاری که در نرم‌افزار اکسل باید انجام دهند!

یکپارچگی سیستم‌ها مهم‌ترین امکانی است که نرم‌افزار CRM بیت‌اند در اختیار شما می‌گذارد. با این یکپارچه‌سازی، چابکی و سرعت عمل کسب‌وکارتان بهبود پیدا می‌کند.

۳. سفارشی‌سازی

می‌توانید نرم‌افزار سی‌آرام را سفارشی کنید تا نیازهای منحصر‌به‌فرد کسب‌وکارتان را برآورده کند. از تنظیم شاخص های ارزیابی عملکرد مرتبط برای اندازه‌گیری عملکرد گرفته تا تقسیم‌بندی مشتریان بر اساس مکان، سن، جنسیت و غیره، کارهای زیادی را می‌توانید با CRM انجام دهید. این نوع سفارشی‌سازی با اکسل در اکثر موارد امکان‌پذیر نیست.

۴. تجزیه و تحلیل و گزارش

ویژگی‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی در CRM به شما کمک می‌کند تا فرآیند فروش خود را بهتر درک کنید و به شما نشان می‌دهد که کجا باید پیشرفت کنید. این قابلیت‌ها در اکسل کم است. در اکسل هر تحلیلی که انجام می‌دهید یا گزارشی که ایجاد می‌کنید باید به‌صورت دستی انجام شود.

۵. اتوماسیون بازاریابی

اکثر سیستم‌های CRM مجموعه‌ای از ویژگی‌های نرم افزار بازاریابی را در پلتفرم ارائه می‌دهند. ابزارهای موجود در اتوماسیون بازاریابی عبارتند از نرم افزار ایمیل مارکتینگ، بررسی صلاحیت سرنخ، امتیازدهی سرنخ و… با این حال، اتوماسیون بازاریابی بخشی از قابلیت‌های اکسل نیست و علاوه‌بر استفاده از صفحات گسترده اکسل، شما را ملزم به خرید نرم‌افزار شخص ثالث می‌کند.

۶. مقیاس‌پذیری

اکسل این ویژگی را ندارد که متناسب با کسب‌وکار شما رشد کند. اما نرم‌افزار سی آر ام هم‌زمان با بزرگ‌تر  شدن کسب‌وکار شما، رشد می‌کند. کم‌کم پایگاه داده‌ی نرم‌افزار غنی‌تر می‌شود و به ‌مرور می‌توانید ماژول‌های مختلفی را به آن اضافه کنید. نرم‌افزار CRM برای هر کسب‌وکاری، از کوچک تا بزرگ، مناسب است.
البته اگر در ابتدای راه هستید شاید یک نرم افزار اکسل بتواند کار شما راه راه بیندازد. باید نیازها و چشم‌انداز خود را مشخص و نسبت به آن تصمیم‌گیری کنید. برای این کار خوب است با افراد متخصص و معتبر مشورت بگیرید تا قدم‌های ابتدایی را امن‌تر بردارید. برای این کار می‌توانید با کارشناسان ما در شرکت بیت اند تماس حاصل فرمایید و از راهنمایی‌های لازم بهره‌مند شوید.

۷. بررسی عملکرد تیم فروش

یک نکته‌ی جالب در مورد سی آر ام این است که غیر از مشتریان، می‌توانید عملکرد تیم فروش را هم در آن پیگیری کنید. تعداد قراردادهایی که بسته می‌شود، تعداد تماس‌هایی که با مشتری برقرار می‌شود، تعداد سوالاتی که پاسخ داده می‌شود و… همگی در CRM ثبت می‌شوند. ماژول فروش و بازاریابی crm علاوه بر هدایت فرآیندها گزارش‌سازی خوبی نیز دارد. با نرم افزار داینامیکس 365 بیت اند حتی می‌توانید گزارش‌ها را به صورت خروجی اکسل داشته باشید.

کدام امن‌تر است؟ نرم افزار CRM یا فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان؟

شاید تصور کنید که CRM به این دلیل که تمام کارکنان به داده دسترسی دارند، چندان امن نیست. یا تصور کنید فایل اکسل چون تمام داده‌ها را در قالب یک فایل نگهداری می‌کند، امنیت بیشتری دارد. ولی جالب است بدانید که امنیت سیستم crm به مراتب بیشتر است. چون امکان بازیابی داده‌ها، پشتیبان‌گیری و رفع مشکلات احتمالی را برای شما فراهم می‌کند. از طرفی شما قابلیت این را دارید که سطح دسترسی مجار برای افراد مختلف تعیین کنید.

نرم‌افزار CRM بیت‌اند در تمام مراحل هدایت مشتریان و مدیریت روابط با آن‌ها، همراه شماست. حفظ امنیت داده‌های شما مسئولیت اصلی بیت‌اند است و اگر در هر مرحله‌ای از به‌کارگیری نرم‌افزار، سوال یا مشکلی داشته باشید، مشاوران بیت‌اند آماده‌ی پاسخگویی و حل مشکلات شما هستند.

 جمع‌بندی

بین فایل اکسل یا نرم افزار CRM کدام‌یک را باید انتخاب کنیم؟ نرم‌افزار اکسل می‌تواند یک ابزار خوب برای جمع‌آوری و ذخیره کردن داده‌های محدود از تعداد محدودی از مشتریان باشد. اما زمانی که کسب‌وکار شما رو به رشد است یا بیشتر از ۱۰۰ مشتری دارد، اکسل پاسخگوی نیاز شما نیست. در این مرحله باید از نرم‌افزار CRM استفاده کنید. این یک ضرورت برای کسب‌وکاری است که می‌خواهد از رقبا جلو بیفتد. انتخاب بین فایل اکسل یا CRM یکی از قدم‌های اولیه در شروع کسب‌وکار است. اگر می‌خواهید در بازار رقابت از دیگران جلوتر باشید، برای پرسیدن هر سوالی درباره‌ی CRM و ضرورت آن برای کسب‌وکار، با کارشناسان بیت‌اند تماس بگیرید.