با توجه به تغییر شیوه‌ی مدیریتی وکاری افراد در سال‌های اخیر و استقبال از ساعت کاری منعطف و دورکاری، دستگاه‌های ثبت حضور و غیب کارآمدی کافی را ندارند. بنابراین درکنار روش‌های قبلی برای نظارت موثرتر بر زمان کارکنان وشیوه‌ی عملکرد آنها، نرم افزارهای زمان و حضور و غیاب طراحی شده است. این نرم افزارها در افزایش بهره‌وری و تعهد کارکنان و کاهش هزینه‌ها بسیار موثر هستند اما در حالتی بهترین کارایی را خواهند داشت که با کسب و کار شما سازگار بوده و قابلیتهای کافی را نیز داشته باشند. به عنوان مثال اگر علاوه بر نیروی انسانی با دستگاه‌ها نیز سر و کار دارید باید نرم افزاری منطبق با آن انتخاب کنید. با این اوصاف تصمیم گرفتیم تا در این مقاله معیارهای انتخاب بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب را بررسی کنیم و چند مورد از لیست بهترین نرم افزار حضور و غیاب را دراختیارتان قرار دهیم.
آنچه خواهید خواند
- نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
- بهترین نرم افزار حضور و غیاب چه ویژگی‌هایی دارد؟
- قیمت بهترین نرم افزار حضور و غیاب چقدر است؟
-
لیست بهترین نرم افزار حضور و غیاب
-
جمع بندی
نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
مدیریت برنامه‌های مختلف کارمندان و ردیابی زمان فعالیت آنها به ویژه اگر کارمندان در یک مکان متمرکز نباشند یک فرآیند زمان‌بر و سخت است. یک نرم افزار ردیابی حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا به شکل ساده و موثرتر این مساله را سامان دهی کنید. این سیستم با ایجاد برنامه‌ریزی حقوق و دستمزد با حداقل دخالت نیروی انسانی میزان خطا را کاهش و در عین حال بهره‌وری را افزایش می‌دهد. این برنامه زمان مرخصی، تاخیر یا غیبت‌ها، اضافه کاری، شیفت کاری و حقوق کارمند را ردیابی می‌کند و یک الگوی جامع از روند عملکرد هر فرد و تمام تیم ارائه می‌دهد. از نکات مهمی که درباره‌ی این سیستم باید مورد توجه قرار گیرد، قابلیت یکپارچه بودن آن با سایر سیستم‌های موجود در شرکت است. به همین چنانچه به صورت یکپارچه در نرم افزار CRM به کار رود بیشترین کارایی و اثر را خواهد داشت.
بیشتر بخوانید: عوامل شکست پروژه های CRM کدام‌اند؟
بهترین نرم افزار حضور و غیاب چه ویژگی‌هایی دارد؟
ویژگی ها و عملکرد نرم افزارهای حضور و غیاب با توجه به امکاناتی که دارد متفاوت است. اگر بخواهید بهترین بازدهی را از این نرم افزار داشته باشید باید ویژگی‌های نرم افزارهای مختلف موجود را به دقت تجزیه و تحلیل کنید و با توجه به نیازها، ابعاد و اهداف کسب و کارخود بهترین نرم افزار حضور و غیاب را انتخاب کنید.
1. زمان‌بندی کارمندان
با استفاده از سیستم‌های زمان‌بندی می توان برنامه‌های کاری را ایجاد کرده و بر آن نظارت داشت. همچنین امکان مدیریت PTO به شما این فرصت را می‌دهد تا مرخصی‌ها، روزهای بیماری و تعطیلات را با سیستم حقوقی هماهنگ کنید. همچنین مدیران می‌توانند اعلان‌های اضافه کاری و یادآوری کارمندان را برای بهبود حضور، تاخیر و شرایط اضافه کاری غیر ضروری تنظیم کنند. بنابراین یک سیاست جامع برای زمان بندی کارکنان خواهید داشت که کارکنان را از تنبلی یا عدم تعهد دور نگه می‌دارد و به آنها کمک می‌کند برنامه‌ریزی لازم را داشته باشند.
2. وارد کردن زمان ورود و خروج
اساسی ترین قابلیت این دسته از نرم افزارها امکان ثبت زمان ورود و خروج به صورت دستی یا با استفاده از برنامه‌های پیش فرض است. گزینه‌های مختلفی از جمله کارت‌خوان‌های مغناطیسی، قابلیت شروع یا توقف خودکار هنگام روشن کردن رایانه و خاموش کردن آن، پین ها اسکنرهای بیومتریک و شناسایی اثر انگشت کارمند و سایر ویژگی‌ها برای تسهیل زمان بندی نیز تعبیه می‌شوند.
3. گزارش سازی از عملکرد کارکنان
بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید گزارش‌هایی را از الگوی حضور و غیاب کامل کارکنان که بر عملکرد و بهره‌وری شرکت تأثیر می‌گذارد، ارائه دهد. همچنین با توجه به ساعات کاری هر شغل و تحلیل‌های هوشمندی که در اختیار صاحبان کسب و کار قرار می‌گیرد می‌توان تعیین کرد که یک پروژه به چند ساعت کارمند نیاز دارد. بنابراین تخمین درستی از هزینه و زمان خواهید داشت.
4. یکپارچه سازی
نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند به صورت مستقل یا به عنوان بخشی از مجموعه‌ی بزرگ‌تر از نرم افزار منابع انسانی یا crm تهیه شود. در یک سیستم یکپارچه، ماژول حضور و غیاب با ماژول‌های منابع انسانی، مدیریت، حسابداری و … ادغام می‌شود. بنابراین اگر به دنبال بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای شرکت خود هستید باید توجه کنید که با سایر ماژول‌ها و نرم افزارهای شما هماهنگ باشد. در این صورت داده‌ها به صورت یکپارچه منتقل می شوند و فرآیندی دقیق و سریع در پرداخت‌ها و سایر بخش‌ها خواهید داشت.
5. انعطاف پذیری
نرم افزار ردیابی حضور و غیاب کارکنان علاوه بر ثبت زمان حضور کارکنان باید برنامه هایی را برای مدیریت کارکنان به همراه هشدارها و اطلاع رسانی، در مواقع حضور ضعیف، شیفت چرخشی، اضافه کاری و غیره فراهم کند. به طور کلی این نرم افزار باید قابلیت سفارشی سازی و انعطاف پذیری بالایی داشته باشد.
6. سیستم مبتنی بر وب
یک ردیاب حضور و غیاب متمرکز مبتنی بر وب دقت و یکپارچگی داده ها را حفظ می‌کند و همچنین بهره‌وری و کارایی منابع انسانی را افزایش می‌دهد. همچنین نرم افزارهایی که بر فضای ابری قابل اجرا هستند می‌توانند امکان دسترسی به نرم افزار را در هر جایی فراهم کنند و هزینه‌ها را نیز کاهش دهند.
بیشتر بخوانید: صفر تا صد برنامه ریزی فروش
7. رابط کاربری (UI)
اگر بهترین نرم افزار حضور و غیاب را با تمام ویژگی‌های لازم تهیه کنید اما رابط کاربری مناسبی نداشته باشد؛ استفاده از آن برای کارکنان و مدیران بسیا سخت خواهد بود. نرم افزار ردیابی حضور و غیاب نباید رابط کاربری گیج کننده‌ای داشته باشد. رابط کاربری آسان و ساده باعث می‌شود همه‌ی افراد با هر دانشی به راحتی از آن استفاده کنند.
8. قیمت نرم افزار
امروزه به کارگیری نرم افزار به جای دستگاه‌ها به دلیل قیمت مناسب‌تر و عدم محدودیت در دسترسی موجب شده تا نرم افزارهای حضور و غیاب جایگزین دستگاه‌ها شوند. بنابراینیک نرم افزار ردیابی حضور و غیاب باید به یک شرکت کمک کند تا در هزینه خود صرفه جویی کنند.
10. پشتیبانی قوی
در انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب، نحوه‌ی پشتیبانی از نرم افزار و مدت زمان پشتیبانی نیز از معیارهای بسیار مهم است. برخی از شرکت‌ها به صورت 24 ساعته و از کانال‌های ارتباطی مختلف مانند تماس تلفنی، تلگرام و تیکت‌های پشتیبانی و غیره در دسترس هستند.
11. امنیت اطلاعات
بهترین نرم افزار حضور و غیاب با بهره گیری از بسترهای مناسب و به کارگیری روش های تامین امنیت، از داده‌ها و حریم خصوصی کاربرانش حفاظت می‌کند.
12. به‌روزرسانی
در خرید نرم افزار در مورد نحوه به روزرسانی آن سوال کنید همچنین بررسی کنید که امکان دسترسی به نسخه‌های جدید و کلیه‌ی به روزرسانی ها مستلزم پرداخت هزینه می‌شود یا خیر.
ویژگی‌های دیگری نظیر Buddy Punch مناسب برای مشاغلی با چندین بخش که به چند گزینه‌ی زمان‌بندی نیاز دارند و قابلیت تغییر زبان یا فارسی‌ساز و پشتیبانی از تقویم شمسی نیز می‌تواند از معیارهای ارزیابی برای بهترین نرم افزار حضور و غیاب باشد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری در توسعه سازمان
قیمت بهترین نرم افزار حضور و غیاب چقدر است؟
با توجه به نرم‌افزارهای مختلف در بازار و ویژگی‌های ذکر شده به دنبال بهترین نرم افزار حضور و غیابی برای شرکت خود باشید که با بودجه‌ی شما نیز سازگار باشد. می‌توانید از شرکت‌ها درخواست نسخه‌ی آزمایشی یا دمو داشته باشید. در برخی مواقع نسخه پریمیوم به صورت رایگان ارائه می‌شود و اغلب با دسترسی محدودی در تعداد کاربر، ذخیره‌سازی و مدت زمان همراه است. با استفاده از این نسخه‌ها، می توانید در مورد مناسب بودن نرم افزار تصمیم‌گیری کنید. به طورکلی هزینه‌ی نرم افزارهای مختلف ردیابی حضور و غیاب به عوامل مختلفی از جمله تعدا کاربران و اندازه شرکت، طرحی که انتخاب می شود و ویژگی‌های متنوع آن بستگی دارد و نمی‌توان یک قیمت ثابت برای آن ذکرکرد
لیست بهترین نرم افزار حضور و غیاب
در این بخش قصد داریم تا چند مورد از نرم افزارهای حضور و غیاب را بررسی و شما را با ویژگی‌های هر کدام آشنا کنیم. البته نمی‌توان در یک مقاله تمام نرم افزارهای خوب را تحلیل کرد؛ بنابراین به 7 مورد از بهترین نمونه‌های مورد استفاده درشرکت‌ها بسنده می‌کنیم. شما می‌توانید قابلیتهای هر کدام را مرور کنید و در نهایت یک لیست از موارد مورد نیاز خود تهیه نمایید. در انتها قادر خواهید بود متناسب با کاربرد مورد نظرتان، بهترین نرم افزار حضور و غیاب را برای کسب و کار خود انتخاب کنید.
1. سامانه حضور و غیاب &Bit
به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب که توسط شرکت بیت اند ارائه می‌شود می‌توان به Bit& Attendance اشاره کرد. این نرم افزار علاوه بر اینکه به صورت یک ماژول به Dynamics 365 افزوده می‌شود؛ قابلیت ادغام با تلفن همراه را نیز دارد. می‌تواند ساعات کاری و حضور و غیاب کارکنان را ثبت کند و در هماهنگی با بخشهای خدمات، بازرایابی، فروش و… بیشترین بهره‌وری را برای شرکت شما به ارمغان بیاورد.
امکانات نرم افزار Bit& Attendance
- احراز هویت و ثبت ساعت ورود و خروج
- ثبت لوکیشن کارکنان
- ثبت ساعات کارکرد، اضافه کاری و کسری کار ماهانه
- یکپارچگی با نرم افزارهای مدیریتی
- سازگاری با سخت افزارها و دستگاه‌های مختلف
- سازگاری با دستگاه‌های تشخیص چهره و انگشت نگاری
- امکان اتصال دستگاه‌های نامحدود به نرم افزار حضور و غیاب بیت اند
- قابلیت تغییر سطح دسترسی برای افراد مختلف و افزایش امنیت اطلاعات
- امکان ثبت Resource ها یا منابع به عنوان مخاطب
- سفارشی سازی و گزارش گیری پویا.
2. نرم افزار حضور و غیاب دینگ
از بهترین نرم افزار حضور و غیابی که این روزها در شرکت‌ها، استارت آپ‌ها و فروشگاه‌ها به کار می‌رود می‌توان به نرم افزار دینگ اشاره کرد. دینگ از بستر ابری برای ذخیره کردن اطلاعات استفاده می کند. به کمک این نرم افزار بخشهای مختلف سازمان به صورت آنلاین با هم در ارتباط خواهند بود که مدیریت تیم‌ها را آسان‌تر می‌کند. از سایر قابلیت های این نرم افزار ردیابی می‌توان موارد زیر را نام برد.
امکانات نرم افزار دینگ
- قابلیت ثبت ورود و خروج و یادآوری آن به کارکنان
- امکان افزودن لوکیشن
- نظارت آنلاین وضعیت حضور و غیاب کارمندان
- قابلیت مشاهده گزارش روزانه و ماهانه توسط کارمندان
- قابلیت ارائه درخواست‌ها از طرف کارمندان
- ثبت اضافه کاری و تعیین شیفت کاری.
3. نرم افزار حضور و غیاب کارسو
نرم‌افزار حضور و غیاب کارسو برای تمام تجارت‌های شخصی، شرکتی و کارمندی مناسب است. این نرم افزار علاوه بر ثبت تردد کارکنان قابلیت محاسبهی حقوق و دستمزد را نیز دارد.
امکانات نرم افزار کارسو
- پشتیبانی ۲۴ ساعته
- محسابه حقوق و اضافی کاری کارمندان،
- تقویم و یادآور برای ثبت تاریخ‌های مهم،
- قابلیت گفتگوی درون سازمانی
- قابلیت تعریف چند شرکت توسط کارفرما
- برخورداری از سطح امنیتی بسیار بالا.
4. نرم افزار نیما
نرم افزار نیما یکی دیگر از نرم افزارهای داخلی ردیابی و مدیریت حضور کارکنان است. این نرم افزار قابلیت محاسبه دقیق حضور و غیاب، تاخیر و اضافه کاری کارمندان را دارد و با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب سازگار است. ویژگی ممتاز این نرم افزار امکان شخصی‌سازی و سازگاری محاسبات با قوانین در هر سازمانی می‌باشد.
امکانات نرم افزار نیما
- گزارش سازی پویا و امکان ارائه با فیلترهای ماهانه، هفتگی و روزانه
- کنترل مانده مرخصی، شفیت کاری و اضافه کاری
- قابلیت تقویم تعطیلات رسمی و اختصاصی
- قابلیت محاسبه هزینه‌های پرسنل و موسسه
- فرمول نویسی برای محاسبهی فیش حقوقی
- پشتیبانی از نسخه اندروید
- سازگار با دستگاه‌های ثبت تردد مانند اثر انگشت، مغناطیسی و… .
5. OnTheClock
OnTheClock نیز در لیست بهترین نرم افزار حضور و غیاب قرار دارد و برای کسب و کارهای کوچک و خیلی بزرگ مناسب است. می‌توانید این نرم افزار را برای دو کاربر به صورت رایگان به کار ببرید یا برای تعداد کاربر بالا از بسته‌های تخفیفی استفاده کنید. این نرم افزار دارای ویژگی خوب متعددی است که در زیر به مواردی از آن می‌پردازیم.
امکانات نرم افزار OnTheClock
- رابط کاربری عالی
- مقرون به صرفه
- مجهز به فن آوری GPS سیستم حضور و غیاب
- سیستم زمان‌سنجی مقیاس‌پذیر و ایمن با کارت های دیجیتال
- پشتیبانی از نسخه‌خای اندروید و IOS
- رابط بصری پیشرفته
- قابلیت یکپارچه سازی GPS، ادغام حقوق و دستمزد و ردیابی PTO
- سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ابر
- این نرم افزار از دموی رایگان 30 روزه نیز پشتیبانی می‌کند.
6. نرم افزار ویسمن
یکی دیگر از بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب در کشور، نرم افزار جامع و کامل ویسمن می‌باشد. این نرم افزار در بیشتر سازمان‌های خصوصی و دولتی کاربرد دارد و در کنار ثبت حضور و غیاب کارمندان، قابلیتهای دیگری مانند پارامترهای حقوقی، تعریف مشخصات و پرونده کارکنان را داراست. همچنین می‌توانید از دموی رایگان آن در پلتفرم‌های مختلف استفاده کنید.
ویژگی‌های نرم افزار ویسمن
- انطباق با اداره مالیات و بیمه تامین اجتماعی
- قابلیت ایجاد، ویرایش گزارش توسط مدیران
- محاسبهی حقوق تمامی کارمندان
- یکپارچگی با نرم افزارهای سپیدار، چارگون، امین آیکن
- ایجاد، ویرایش و حذف گزارش در لحظه توسط مدیران.
7. WorkforceNow
در ادامه‌ی لیست بهترین نرم افزار حضور و غیاب، به یکی از نرم افزارهای خارجی پرطرفدار به نام WorkforceNow می‌رسیم. این نرم افزار رابط کاربری خوبی دارد و ورود و ثبت اطلاعات کارکنان در آن به آسانی انجام می‌شود. WorkforceNow برای شرکتهای نسبتا بزرگی که بالغ بر 50 کارکند دارند مناسب است. برای مدیریت منابع انسانی، حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد. از قابلیتهای آن می‌توان به محاسبه پاداش و اضافه کاری اشاره کرد.
جمع بندی
تهیه‌ی بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای هر سازمانی به منظور کاهش فرآیندهای نظارتی و اجرایی، مدیریت و منابع انسانی، بهبود بهره‌وری کارکنان و افزایش دقت و سرعت در امور مالی ضروری است. اما با توجه به تعداد زیادی از نرم‌افزارهای موجود، انتخاب یک گزینه‌ی متناسب با کسب و کار شما بسیار مشکل خواهد بود. ما در این مقاله کوشیدیم تا با ارائه‌ی اطلاعات درست و موثر شما را برای انتخاب نرم افزار مناسب یاری نماییم. همچنین 7 مورد از نرم افزارهای حضور و غیاب را معرفی کردیم و قابلیتهای آنها را مورد بررسی قرار دادیم که در انتخاب شما موثر خواهد بود. علاوه بر این قابلیتهای نرم افزار Bit& Attendance را که توسط شرکت بیت اند ارائه می‌شود نیز به طور خلاصه شرح داده شد.
