در هر کسب و کار برای دستیابی به اهداف تجاری و افزایش درآمد، طراحی یک برنامه فروش (Sales plan) الزامی است. در حقیقت این برنامه‌ریزی توسط مدیران فروش صورت می‌گیرد و در آن اهداف مورد نظر شرکت، پیش‌بینی تغییرات بازار، مخاطبان هدف، منابع، میزان بودجه، راهکارها و غیره آورده می‌شود. هر کسب و کار نیز می‌تواند برنامه فروش خود را براساس شرایطی که دارد، به صورت ماهانه، فصلی و سالانه تنظیم کند. با این حال، اکثر مدیران ترجیح می‌دهند طرح سالانه برای سازمان خود ایجاد کنند و طبق آن جلو بروند. لذا این پرسش مطرح می‌شود که چگونه باید برنامه ریزی فروش را انجام دهیم؟ برای دریافت پاسخ با ما در بیت اند همراه شوید.
برنامه فروش به طرح یا سندی می‌گویند که در آن تمامی اطلاعات لازم برای مدیریت کردن فرآیند فروش هر کسب و کار آورده می‌شود. از مهمترین موارد این اطلاعات می‌توانیم به اهداف مورد نظر، استراتژی‌های فروش، مخاطبان بازار هدف، منابع ضروری و لیستی از موانع احتمالی اشاره کنیم. بنابراین در Sales plan هر آن چیزی که یک شرکت برای رسیدن به اهداف و کسب درآمد از فروش محصولات و خدمات نیاز دارد، گنجانده می‌شود.
اهمیت برنامه فروش
مزایای کلیدی ایجاد یک برنامه فروش در راستای رسیدن به اهداف با کمک منابعی است که در حال حاضر دارید. در وهله‌ی اول این برنامه به شما این امکان را می‌دهد تا شکاف‌ها و اختلالاتی را که در فرآیند فروش مانع از رسیدن به اهدافتان می‌شود، شناسایی کنید و آن‌ها را با بهترین اقدامات برطرف نمایید. همچنین شما را آماده می‌کند تا سریعا با شرایط متغیر تجارت و بازار سازگار شوید. در ادامه با دیگر مزایای Sales plan آشنا می‌شوید.
کشف اقدامات مناسب برای رسیدن به اهداف
یک برنامه فروش شما را قادر می‌سازد تا آزمایش، اندازه‌گیری و تجزیه و تحلیل کنید که چگونه اقدامات مختلف بر عملکرد شرکت تأثیر می‌گذارند. بنابراین می‌توانید مسیر درستی را برای رسیدن به هدف خود انتخاب کنید. همچنین می‌توانید دریابید که تیم شما بر اساس عملکرد گذشته چقدر می‌تواند بفروشد و لازمه‌ی آن چه مقدار هزینه است. این کار به شما در کسب بینش‌های عمیق در بازار هدف کمک می‌کند و سبب طراحی استراتژی‌های واقع‌بینانه می‌شود.
قابلیت انعطاف‌پذیری و سازگاری شرکت با تغییرات
در گذشته طرح‌های فروش سنتی فقط یک بار در طول سال برنامه‌ریزی می‌شدند و قابلیت ویرایش نداشتند. در صورتی که امروزه شما می‌توانید برنامه‌های فروش خود را به طور مداوم بررسی، آزمایش و تنظیم کنید. مزیت این کار نیز این است که وقتی شرایط بازار تغییر کند یا یک غافلگیری در شرکت اتفاق بیفتد؛ می‌توانید به سرعت برای ماندن در مسیر سازگار شوید.
مراحل برنامه ریزی فروش
در این بخش قصد داریم مراحل دقیق نوشتن یک برنامه فروش موفق را معرفی کنیم. توجه داشته باشید که صرفا طراحی این برنامه برای دستیابی به نتایج مورد نظر کافی نیست؛ بلکه شما باید زمان کافی به نظارت و کنترل بر نحوه اجرای آن اختصاص دهید. در زیر این مراحل را به صورت اجمالی مشاهده می‌کنید:
- تمامی داده‌های فروش در سال گذشته را جمع‌آوری کنید.
- اهداف فروش خود را برای رسیدن به میزان درآمد دلخواه تعیین کنید.
- معیارهای موفقیت شرکت را برای دستیابی به جایگاه مورد نظر بنویسید.
- وضعیت فعلی را ارزیابی کنید و نقاط ضعف یا قوتی را که می‌تواند مانعی برای کسب و کار باشد شناسایی نمایید.
- میزان توانایی فروش در بازه‌ی زمانی تعیین‌شده را پیش‌بینی کنید.
- تمامی فرآیندها، کمپین‌ها و استراتژی‌های لازم برای دستیابی به اهداف برنامه فروش را تنظیم کنید.
- لیستی از فرصت‌هایی که در سال‌های گذشته از دست دادید جمع‌آوری و ابتکارات جدیدی خلق نمایید.
- منابع شرکت را معین کنید و بودجه را برای اجرای این برنامه در نظر بگیرید.
- بهتر است هر سال برنامه ریزی فروش را انجام دهید و تغییرات احتمالی را لحاظ کنید.
- در نهایت باید بر اجرای این طرح کنترل و نظارت کافی را داشته باشید و شاخص‌های کلیدی عملکرد را اندازه بگیرید.
چگونه برنامه فروش بنویسیم؟
برای طراحی برنامه فروش خود می‌بایست تمامی اطلاعات فروش را جمع‌آوری کنید. سپس تجزیه و تحلیل کنید که کارکنان شما چه میزان توانایی فروش محصولات و خدمات را در یک سال دارند. در مرحله‌ی بعد باید اهداف تجاری شرکت را تنظیم کنید و استراتژی‌های مناسبی را برای دستیابی به آن در نظر بگیرید. فراموش نکنید که بهره‌مندی از فناوری مناسب برای به‌روزرسانی داده‌ها و نظارت بر فرآیند فروش بسیار حائز اهمیت است. همچنین به شما کمک می‌کند تا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را به دست آورید، تغییرات را اندازه بگیرید تا در مسیر اجرای پروژه باقی بمانید. در ادامه با هر کدام از این مراحل بیشتر آشنا می‌شوید.
جمع‌آوری اطلاعات و استفاده از CRM
چشم انداز و ماموریت شرکت شما باید در این برنامه گنجانده شود. همچنین شرح مختصری از تاریخچه سازمان و اطلاعات فروش در گذشته ضروری است. برای جمع‌آوری داده‌های فروش و سازماندهی آن‌ها نیز بهتر است از یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) استفاده کنید. این کار باعث می‌شود چشم‌انداز بهتری نسبت به تغییراتی که اهداف شما را در معرض خطر قرار می‌دهند، داشته باشید. در غیر این صورت، ممکن است هفته‌ها را صرف جمع‌آوری دستی داده‌ها از سیستم‌های مختلف کنید و سعی بر درک تأثیر اختلالات داشته باشید. به عنوان مثال تصور کنید که در ماه مهر 50 مشتری دارید و در ماه آبان تعداد آن‌ها به 45 نفر کاهش پیدا می‌کند. یک سیستم CRM در این زمان می‌تواند به شما هشدار دهد که وضعیت فروش در چه مسیری قرار دارد. بنابراین می‌توانید برنامه‌ی خود را به سرعت تغییر دهید تا در مسیر باقی بمانید.
بررسی ظرفیت و توانایی تیم فروش
با استفاده از داده‌های CRM می‌توانید میزان ظرفیت تیم خود را ارزیابی کنید. پس از تجزیه و تحلیل آن‌ها، قادر خواهید بود میزان درآمدی که تیم شما می‌تواند در سال آینده به دست آورد را پیش‌بینی کنید. برای محاسبه‌ی این ظرفیت باید به تمام معیارهایی که بر میزان بازدهی و خروجی فروش تأثیر می‌گذارند دقت داشته باشید. به عنوان مثال می‌توانیم به روند استخدام، میزان منابع قابل دسترس و داده‌های عملکرد در یک بازه‌ی زمانی اشاره کنیم. به عنوان مثال براساس عملکرد سال قبل، هر فروشنده به طور متوسط می‌تواند 120000 دلار درآمد داشته باشد. با این حال، اکنون که دو فروشنده کم دارید، ظرفیت شما 240000 دلار است. در این زمان می‌توانید بینش‌های عمیقی از میزان عملکرد کلی شرکت کسب کنید.
ارزیابی موقعیت فعلی سازمان و تعیین اهداف
رقبای خود را نام ببرید و محصولات خود را با آن‌ها مقایسه کنید. این کار به شما کمک می‌کند با نقاط قوت و ضعف شرکت خود بیشتر آشنا شوید و بینش عمیق‌تری درباره‌ی روند بازار داشته باشید. سپس باید اهداف شرکت را در برنامه فروش تنظیم کنید. معمولا بیشتر اهداف فروش مبتنی بر درآمد هستند. به عنوان مثال، ممکن است هدف شما رسیدن به درآمد چند هزار دلاری در یک سال باشد. همچنین می‌توانید اهداف را براساس کمیت و به صورت حجمی تعیین کنید. مثلا هدف شما این باشد که در سال جدید بتوانید 500 مشتری جدید جذب کنید یا هزار فروش را به ثبت برسانید. فراموش نکنید که اهداف شما باید واقع‌بینانه باشند؛ در غیر این صورت کل طرح بی‌اثر خواهد بود.
افزون بر این موارد، باید بدانید که هر کسب و کاری ممکن است اهداف متعددی داشته باشد؛ در این زمان مهم است که ابتدا مهمترین اهداف را مشخص کنید و آن‌ها را بر اساس اولویت رتبه‌بندی نمایید. سپس جداول زمانی خود را برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال فرض کنید هدف شما برای سه ماهه اول سال 30000 دلار است. بر اساس عملکرد سال گذشته، می‌دانید که ماه‌های فروردین و اردیبهشت درآمد کمتری نسبت به اسفند دارند. با در نظر گرفتن این موضوع، جدول زمانی شما به این صورت است:
- فروردین: 8000 دلار
- اردیبهشت: 8000 دلار
- اسفند: 14000 دلار
تدوین استراتژی‌ها و اقدامات لازم برای رسیدن به هدف
در این مرحله وقت آن رسیده است که برنامه فروش خود را برای دستیابی به اهداف سازمان بنویسید. در ابتدا باید با ستون اصلی یعنی اعضای تیم فروش شروع کنید و عملکرد هر کدام را مورد ارزیابی قرار دهید. سپس باید نقاط ضعف و نقاط قوت تیم را معین نمایید و به سازماندهی مشتریان و تخصیص هر کدام به نمایندگان فروش بپردازید. سپس باید سناریوهای مختلفی را برای آزمایش تأثیر اقدامات ممکن طراحی کنید. به عنوان مثال سناریوهای خود را جمله‌ی «چه می‌شود اگر…» آغاز نمایید. در زیر دو نمونه سناریو را برای شما ارائه می‌دهیم:
- چه می‌شود اگر افراد بیشتری را برای اجرای برنامه فروش استخدام کنید؟ آیا قادر به مدیریت بودجه خواهید بود؟
- چه می‌شود اگر بالاترین عملکرد خود را به مناطق پرسودتر اختصاص دهید؟ آیا سود قابل قبولی خواهد داشت؟
تعیین بودجه و مدیریت آن
شما باید در این مرحله از برنامه ریزی فروش، هزینه‌های مرتبط با دستیابی به اهداف را تعیین کنید. برای بودجه‌بندی دقیق توصیه می‌کنیم ابتدا میزان درآمدی که از فروش محصولات و خدمات به دست می‌آورید را پیش‌بینی و سپس با بودجه برنامه مقایسه نمایید. این نکته به شما در ایجاد یک استراتژی فروش بسیار موفق کمک می‌کند. معمولا هزینه‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- کمیسیون و حقوق
- آموزش تیم فروش
- فراهم کردن ابزارها و منابع برای حمایت از فروش
- هزینه‌های اجرای کمپین‌ها و استراتژی‌ها
- جوایز، کدهای تخفیف و مسابقات
- هزینه‌های سفر، حمل و نقل و غذا (طبق سیاست شرکت)
تقویت آمادگی برای هر تغییر در بازار
تغییر و نوسان در بازار همواره رخ خواهد داد؛ ولی شما باید با تغییر شرایط نیز بتوانید در مسیر صحیح حرکت کنید و در راستای تحقق اهداف بمانید. توجه داشته باشید چه این تغییرات درونی و در داخل شرکت اتفاق بیفتند (مانند اختلال در پایگاه داده) و چه تحت تأثیر نیروهای بیرونی (مانند تورم) باشند، باید بتوانید Sales plan خود را بر آن اساس به‌روزرسانی کنید. به عبارتی دیگر، تغییر طرز فکر این است که برنامه فروش خود را از قفسه بردارید، گرد و غبار آن را پاک کنید و دوباره آن را با استراتژی‌های لازم تصور کنید. این کار را باید به طور مداوم و در طول سال انجام دهید و آماده‌ی هر تغییری باشید.
جمع‌بندی
در پایان باید بگوییم که برنامه فروش (Sales plan) یکی از کارهایی است که هر کسب و کار برای تحقق اهداف خود به آن نیاز دارد. در این برنامه اطلاعات بسیار مهمی گنجانده می‌شود که شامل مخاطبان بازار هدف، استراتژی‌های فروش، اهداف، موانع، چالش‌ها، میزان بودجه و غیره هستند. در حقیقت برنامه ریزی فروش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا یک چشم‌انداز دقیق از وضعیت فعلی و فرآیندهای لازم برای رسیدن به اهداف داشته باشند. سپس باید بتوانند به طور دقیق این برنامه را اجرا کنند و زمان کافی برای نظارت بر آن بگذارند.
